Księgowość w branży e-commerce – co warto wiedzieć?

Wejście w branżę e-commerce to popularne rozwiązanie w dobie pandemii COVID-19. Barierą często bywają jednak niejasne zagadnienia prowadzenia księgowości dla firm w przestrzeni internetu. Postaramy się rozwiać wątpliwości i wskazać różnice zagadnień księgowych dla biznesu online.

Stawki zależne od ilości dokumentów

Przed wyborem biura usług księgowych warto oszacować, jaką ilość dokumentów miesięcznie będziemy generować. Dokumenty księgowe dotyczą zakupów do firmy – w dużym skrócie: wyposażenia, środków trwałych, materiałów do produkcji lub towarów do dalszej sprzedaży. Przy e-commerce to również koszty przesyłek. Drugim typem są dokumenty sprzedażowe, czyli wystawiane faktury lub rachunki. Oszacowanie średniej ilości dokumentów miesięcznie pozwoli dobrać odpowiedni pakiet księgowy.

Faktury czy rachunki?

Podatnicy VAT zobowiązani są do wystawiania faktur. Część działalności jest zwolniona z podatku VAT, część ma stawkę 0%. Dla prawa podatkowego nie są to jednak pojęcia zbieżne, każde ma odrębne regulacje. Innym typem dokumentów księgowych jest rachunek, usługa jest wówczas tańsza o stawkę VAT. W przypadku biznesów w sieci – np. dropshippingu, mamy do czynienia również z fakturami VAT marża, do których bardzo indywidualnie podchodzą biura księgowe i kontrahenci. 

Forma działalności i ewidencja dokumentów

Koszt prowadzenia księgowości dla firm zależy również od formy prowadzenia działalności. Jednoosobowa działalność gospodarcza to mniejsze koszty księgowania. JDG polecana jest osobom pracującym na etacie bądź uprawnionym do obniżonej składki ZUS. Forma spółki, której prowadzenie niewątpliwie posiada kilka istotnych zalet, podnosi koszty obsługi księgowej ze względu na obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Siedziba firmy

W przypadku niektórych biznesów własny magazyn, a nawet zewnętrzne biuro są zbędne. Wówczas należy wskazać inne miejsce wykonywania działalności np. mieszkanie lub jego część. Wiąże się to ze zmianą sposobu użytkowania lokalu, wpływa na podatek od nieruchomości, ale wymaga też odpowiedniego udokumentowania. Jest to jedna z kwestii, o którą może zapytać urząd skarbowy, zwłaszcza, że wówczas istnieje możliwość rozliczania kosztów czynszu i mediów w zależności od zadeklarowanej powierzchni. 

E-commerce nie taki straszny

Prowadzenie księgowości dla firm e-commerce nie różni się znacznie wobec księgowości biznesów stacjonarnych. Różnicującymi kwestiami jest np. kasa fiskalna, która przy sprzedaży tylko dla internetu po spełnieniu określonych warunków może być zbędna. Przy e-commerce warto rozważyć również zbiorcze faktury za usługi kurierskie, dzienne bądź miesięczne zestawienia zakupów od hurtowników. Dobre biuro usług księgowych podpowie, jak obniżyć koszty, odnosząc się szczegółowo do specyfiki działalności.