wprowadzenie ksef krajowy system e-faktur
Opublikowano 8 listopada 2023

KSeF (Krajowy System e-Faktur) w Polsce to narzędzie stworzone w celu ułatwienia procesu wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur elektronicznych. Jest to część inicjatywy rządowej mającej na celu usprawnienie i zautomatyzowanie procesów związanych z rozliczeniami podatkowymi oraz ułatwienie przedsiębiorcom prowadzenia działalności gospodarczej. Na co warto się jednak przygotować i o czym pamiętać? Co nas czeka po wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur?

Czym jest Krajowy System e-Faktur? (KSeF)

Krajowy System e-Faktur jest nowym narzędziem, który wkrótce ma zostać wprowadzony w Polsce. Jego najważniejszą funkcją jest wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych do innych podmiotów gospodarczych za pośrednictwem tego systemu, a także odbieranie i przechowywanie faktur elektronicznych od dostawców. Mówiąc w skrócie, KSeF to platforma dla podatników VAT, przeznaczona do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną.

Pomimo faktu, że w 2023 roku system KSeF nie jest jeszcze obligatoryjny, to ustawa wprowadzająca taki obowiązek jest już podpisana. Według jej założeń, od 1 lipca 2024 roku będzie on obowiązkowy dla czynnych podatników VAT, a od dnia 1 stycznia 2025 roku będzie obligatoryjny dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT (nievatowcy) w zakresie wystawiania faktur.

Do podstawowych celów wprowadzenia KSeF należą zatem:

  • usprawnienie obiegu dokumentów finansowych poprzez elektroniczne wystawianie i przesyłanie faktur,
  • optymalizacja procesów rozliczeniowych i unikanie błędów rachunkowych,
  • zwiększenie przejrzystości i kontroli nad dokumentacją finansową,
  • obniżenie kosztów związanych z drukiem i przechowywaniem faktur papierowych,
  • możliwość kontrolowania podatników przez organy skarbowe ,,w czasie rzeczywistym”.

Na co zwrócić uwagę przy wdrożeniu KSeF? Jak się przygotować?

Aby korzystać z KSeF przedsiębiorstwa muszą być odpowiednio przygotowane technicznie. Często oznacza to konieczność zainwestowania w odpowiednie oprogramowanie lub skorzystanie z usług dostawcy oprogramowania do e-faktur. Aby nie wgrywać ręcznie wszystkich faktur w systemie, konieczne może być skorzystanie z usług oferowanych przez różnego rodzaju podmioty, za pomocą których możliwe będzie wysyłanie tych faktur do systemu. Firmy muszą dostosować swoje systemy informatyczne do przetwarzania i przesyłania faktur w formie elektronicznej, a także zapoznać pracowników z regulacjami wymaganymi w ramach tego systemu.

W celu zalogowania się w aplikacji KSeF i autoryzacji, trzeba spełniać także odpowiednie wymogi w tym zakresie. Co do zasady przewidziane są cztery metody autoryzowania użytkownika w KSeF:

  1. uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym,
  2. uwierzytelnienie kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną,
  3. uwierzytelnienie podpisem zaufanym,
  4. uwierzytelnienie wygenerowanym przez KseF ciągiem 40 znaków alfanumerycznych (czyli tzw. token autoryzujący).

Należy zatem zadbać o to, aby posiadać którąś z tych metod, która będzie odpowiednia i najbardziej wygodna dla naszego przedsiębiorstwa. Trzeba także przygotować się na to, że po zalogowaniu do systemu posiadamy różne możliwości zarządzania tymi uprawnieniami w środku systemu, kiedy już się zautoryzujemy. Wówczas możemy upoważnić określone osoby do wystawiania faktur czy też odbierania faktur czy też do zarządzania uprawnieniami. Wówczas musimy posiadać jedną osobę z uprawnieniami pierwotnymi do systemu, która posiada wszystkie te uprawnienia. Ona zaś może nadawać kolejnym osobom (np. naszym pracownikom) kolejne uprawnienia w ramach systemu.

Podsumowanie – co nas czeka po wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur?

Podsumowując, wdrożenie KSeF wymaga wielu działań, na które warto przygotować się już dzisiaj. Mimo jednak tych wysiłków, warto pamiętać, że KSeF przyspiesza i usprawnia procesy związane z fakturami, eliminując konieczność drukowania, wysyłania pocztą, a następnie ręcznego wprowadzania danych z faktur papierowych do systemów księgowych. Może jednak stanowić także ważne narzędzie dla fiskusa w celu bieżącego kontrolowania podatników. Nie warto jednak czekać na nadejście terminu i trzeba skupić się na wdrażaniu tego systemu w swojej firmie już dzisiaj. Po wprowadzeniu KSeF w życie możemy bowiem obudzić się w nowej rzeczywistości podatkowej.

Kontakt w zakresie porady podatkowej dotyczącej wejścia w życie KSeF

Kancelaria Podatkowa Andrzej Nowak Sp. z o.o.

Oddział Warszawa

E-mail: biurowaw@anowak.com.pl

Telefon: +48 25 682 30 44

Dowiedz się więcej z naszego bloga