W dynamicznie zmieniającym się świecie biznesu, zarządzanie spółką z ograniczoną odpowiedzialnością stawia przed członkami zarządu wiele wyzwań. Jednym z aspektów, który zyskuje na znaczeniu w kontekście efektywnego zarządzania i rozwoju przedsiębiorstwa, jest delegowanie członków zarządu do wykonania określonych zadań poza siedzibą firmy. Z tego punktu widzenia ważną kwestią pozostaje problem możliwości zaliczenia kosztów delegacji członków zarządu do kosztów uzyskania przychodów przez spółkę z o.o.

Delegacja w kosztach uzyskania przychodu

Definicja kosztów uzyskania przychodów została uregulowana w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako „ustawa o CIT”). Wedle tego przepisu, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Zatem, jeżeli wydatek jest poniesiony w celu osiągnięcia przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i jednocześnie nie znajduje się w katalogu z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT – należy uznać go za koszt uzyskania przychodu.

Niewątpliwie, wydatek na służbową delegację członka zarządu  służy osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Jednocześnie, w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT delegacja członka zarządu nie została wymieniona, a to oznacza, że nie ma przeszkód, aby spółka zaliczyła wydatek delegacji w koszty uzyskania przychodu.

Warto jednak wskazać, że koszty delegacji mylone są często z kosztami reprezentacji. Koszty reprezentacji stanowią zaś pojęcie nieostre, dlatego też, należy je każdorazowo analizować. W myśl art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Delegacja a przychód członka zarządu

Należy również wskazać, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem (czyli m.in. członka zarządu)

– do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13 i 15c.

Jeżeli spółka wypłaci dietę członkowi zarządu w związku z odbyciem delegacji – nie powstaje przychód do limitów ustalonych rozporządzeniem Ministra Pracy.

Kontakt w zakresie porady podatkowej dotyczącej zaliczania kosztów delegacji do kosztów uzyskania przychodów w spółce z o.o.