Kiedy tworzymy i rozwiązujemy rezerwy w księgach rachunkowych

W dynamicznie zmieniającym się środowisku biznesowym, zarządzanie finansami przedsiębiorstwa wymaga nie tylko precyzyjnego śledzenia bieżących operacji, ale również odpowiedniego planowania przyszłych zobowiązań. Jednym z kluczowych narzędzi, które umożliwia przedsiębiorcom przygotowanie się na potencjalne wydatki i straty, są rezerwy. Rezerwy w księgach rachunkowych odgrywają fundamentalną rolę w zapewnieniu stabilności finansowej przedsiębiorstwa oraz w utrzymaniu zgodności z wymogami prawnymi i standardami rachunkowości.

Definicja rezerw

W pierwszej kolejności wskazania wymaga, że definicja rezerw na zobowiązania została zawarta w art. 35d ustawy o rachunkowości (dalej jako „u.o.r.”). Wedle ust. 1 ww. regulacji, rezerwy tworzy się na:

• pewne lub o dużym stopniu prawdopodobieństwa przyszłe zobowiązania, których kwotę można w sposób wiarygodny oszacować, a w szczególności na straty z transakcji gospodarczych w toku, w tym z tytułu udzielonych gwarancji, poręczeń, operacji kredytowych, skutków toczącego się postepowania sądowego;
• przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją, jeżeli na podstawie odrębnych przepisów jednostka jest zobowiązana do jej przeprowadzenia lub zawarto w tej sprawie wiążące umowy, a plany restrukturyzacji pozwalają w sposób wiarygodny oszacować wartość tych przyszłych zobowiązań.

W związku z powyższym, rezerwy na zobowiązani tworzy się w dwóch określonych w ustawie przypadkach:

• gdy występują pewne (lub wysoce prawdopodobne) przyszłe zobowiązania i przedsiębiorca jest w stanie oszacować kwotę zobowiązania,
• gdy wystąpią przyszłe zobowiązania spowodowane restrukturyzacją i plany restrukturyzacji pozwalają oszacować wartość zobowiązań.

Zatem, rezerwy na zobowiązania „zastępują” czasowo pozycję zobowiązań aż do czasu, w którym przedsiębiorca uzyska pewność co do:

• terminu lub
• kwoty

– zobowiązania.

Rodzaje rezerw

W związku z tym, że zdarzeń wywołujących obowiązek utworzenia rezerw może być wiele, w praktyce najczęściej występującymi rodzajami rezerw są:

• rezerwy na podatek odroczony,
• rezerwy na wydatki gwarancyjne,
• rezerwy na restrukturyzację,
• rezerwy na postępowania sądowe,
• rezerwy na przekształcenia przedsiębiorstwa.

Księgowanie rezerw na zobowiązania

Na podstawie art. 35d ust. 2 u.o.r., rezerwy, o których mowa w ust. 1 (rezerwy na zobowiązania), zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych, kosztów finansowych lub strat nadzwyczajnych, zależnie od okoliczności, z którymi przyszłe zobowiązania się wiążą.

Utworzenie rezerw wiąże się zatem z powstaniem kosztu bieżącego okresu. Zaliczenie rezerw do odpowiedniego rodzaju kosztów jest związane bezpośrednio z obszarem działalności jednostki (przedsiębiorcy), jak i z rodzajem rezerwy. Przykładowo, rezerwy na postępowania sądowe zaliczane są do pozostałych kosztów operacyjnych działalności.

Rozwiązywanie rezerw

Rozwiązanie rezerw w księgach rachunkowych może wynikać z dwóch sytuacji:

• powstanie zobowiązania, na które uprzednio utworzono rezerwę – w takim wypadku, zgodnie z art. 35d ust. 3 u.o.r., rezerwa ulega zmniejszeniu,
• brak wykorzystania rezerwy – co powoduje, że rezerwę należy usunąć z ksiąg rachunkowych. Usunięcie niewykorzystanej rezerwy skutkuje zaś obowiązkiem ujęcia przychodów – pozostałych operacyjnych lub finansowych – w okresie jej usunięcia.

Pamiętaj że dla bezpieczeństwa, najlepiej skontaktować się z doradcą podatkowym.