Rzeczą ludzką jest mylić się. Normalną rzeczą są więc błędy w fakturach wystawianych nabywcom.  Ciężar gatunkowy takich pomyłek w zakresie księgowości bywa różny. Czasami jest to tzw. czeski błąd, czyli przestawienie znaków w słowach lub numerach. Zdarzają się pomyłki w nazwie, cenie czy ilości towarów na fakturach. Co jednak zrobić jeśli błąd w całości dotyczy danych kontrahenta i faktura została wystawiona na zupełnie inny podmiot niż nabywca? W takich sytuacjach sprzedawcy postawieni są przed dylematem czy do sprostowania pomyłki właściwa będzie faktura korygująca czy nota korygująca? Co na to firmy prowadzące księgowość w Warszawie czy Poznaniu?

Faktura korygująca czy nota korygująca?

W przypadku popełnienia błędu na fakturze dotyczącego danych nabywcy fakturę taką należy poprawić. Sprostowana pomyłek można dokonać poprzez wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej. Pierwsza podstawowa różnica pomiędzy tymi sposobami doprowadzenia danych nabywcy do danych prawidłowych dotyczy podmiotu uprawnionego do takiego sprostowania. Fakturę korygującą wystawia sprzedawca natomiast notę korygującą nabywca. Zwracamy uwagę, że strony nie mogą zamienić się uprawnieniami w tym obszarze księgowości. Przykładowo, co do zasady nie jest dopuszczalne i możliwe, żeby fakturę korygującą wystawił nabywca, nawet jeśli to on dostrzeże nieprawidłowości na dokumencie sprzedaży.

 Druga istotna różnica pomiędzy fakturą i notą korygującą dotyczy zakresu korygowanych informacji na fakturze. Tu przepisy ustawy o VAT określają jaki zakres danych może prostować faktura korygująca a jaki nota korygująca. Art. 106j ust. 1 pkt 5 stanowi, że podatnik wystawia fakturę korygującą w przypadku stwierdzenia pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Zasadnicza więc fakturą korygującą można sprostować każda dostrzeżoną nieprawidłowość na fakturze.

Z notą korygującą jest nieco inaczej. W tym przypadku ustawodawca ogranicza zakres danych jakie mogą zostać poprawione notą korygującą. Przepis art. 106k ust. 1 wskazuje, że nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę zawierającą pomyłki, z wyjątkiem pomyłek w zakresie danych określonych w art. 106e ust. 1 pkt 8-15, może wystawić fakturę nazywaną notą korygującą. Dane te obejmują:

• miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
• wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych, o których mowa w dziale XII w rozdziałach 6a, 7 i 9;
• sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• kwotę należności ogółem.

 Wśród wyłączonych danych nie znajdują się dane dotyczące nabywcy towaru. Czy to oznacza, że notą korygującą można zmienić nabywcę? W świetle regulacji, jakie obejmują księgowość okazuje się, że nie. 

Nota korygująca nie może zmienić podmiotu będącego stroną transakcji

Notą korygująca można zmienić poszczególne elementy w danych nabywcy, ale nie samego nabywcę. Przekonał się o tym podatnik, który wystąpił o interpretację indywidualną.  We wniosku argumentował, że:

„W katalogu powyższym wyłączającym możliwość wystawienia noty, nie znajdują się zatem dane odbiorcy faktury. Notą korygującą mogą być zatem poprawione, między innymi, imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. W ten sposób ustawodawca dopuścił w powyższym przepisie możliwość wyeliminowania jakichkolwiek błędów pojawiających się na fakturze a dotyczących nabywców lub sprzedawców – także przez jej nabywcę – przez wystawienie noty korygującej. Takimi błędami, które można skorygować, będą błędy powodujące, że w treści faktury zostanie omyłkowo wskazana osoba fizyczna lub prawna, która nie była stroną umowy sprzedaży. Błędami podlegającymi korekcie nie są tylko oczywiste omyłki pisarskie w imieniu, nazwisku, nazwie, adresie strony, bo takiego zastrzeżenia przepis ten nie zawiera.”

Z takim stanowiskiem nie zgodził się nie tylko Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (w interpretacji o sygn. 0113-KDIPT1-1.4012.136.2022.1.JK) ale również Wojewódzki Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 20 października 2022 r., sygn. akt I SA/Ol 347/22. Sąd podzielił stanowisko organu podatkowego, że możliwość korygowania faktur poprzez wystawienie przez nabywcę not korygujących dotyczy jedynie pomyłek w elementach danych nabywcy, czyli np. błąd w nazwisku, imieniu, nazwie, adresie lub numerze identyfikacyjnym czy też oznaczeniu towaru lub usługi. Nie zgodził się natomiast z podatnikiem, że przepisy dotyczące not korygujących umożliwiają zmianę podmiotową faktury. W ocenie Sądu:

„W formie noty korygującej możliwe jest poprawienie pomyłek odnoszących się tylko do konkretnego podatnika (kontrahenta) wymienionego na wystawionej fakturze, a nie całkowita zmiana podmiotu na inny jako stronę transakcji. Nie można część faktur wystawionych na spółkę P. S.C. “I.” zamienić na podmiot P. “I.” R. I..

(…)

W przedstawionym stanie faktycznym nie chodzi o pomyłkę. Jej istotą jest całkowita zmiana podmiotu na inny jako stronę transakcji.”

Należy zatem zwrócić uwagę, że w przypadkach omyłkowego wystawienia faktury na podmiot inny niż nabywca dokumentem właściwym do sprostowania błędu będzie faktura korygująca, a nie nota korygująca. Tym zajmie się firma, z której usług księgowych korzystasz.