Odpisy aktualizujące należności są istotnym narzędziem, które pozwalają na realne przedstawienie wartości posiadanych aktywów. Proces ten ma kluczowe znaczenie nie tylko z punktu widzenia rzetelności sprawozdań finansowych, ale także z perspektywy obciążeń podatkowych przedsiębiorstwa. W niektórych sytuacjach, odpisy aktualizujące należności mogą stanowić koszt uzyskania przychodów.

Definicja należności  

Zgodnie z definicją, która znajduje się w ustawie o rachunkowości (dalej jako „u.o.r.”), należności to inaczej prawo do otrzymania jakiegoś świadczenia pieniężnego, które są zagwarantowane przez okoliczności takie jak: umowa, przepisy prawa itd. Wśród należności wymieniamy:

• Należności krótkoterminowe,
• Należności długoterminowe.

Odpisy aktualizujące należności

Instytucja odpisów aktualizujących należności została stworzona w celu zachowania zasady ostrożności w księgach rachunkowych. Odpisy tworzy się zatem w stosunku do tych należności, których spłata z jakiś powodów jest zagrożona lub wyegzekwowanie jest trudne do zrealizowania (albo i niemożliwe).

Jak wskazuje art. 35b ust. 1 u.o.r., wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

• należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości oraz w stosunku do których zostało otwarte postępowanie restrukturyzacyjne lub został złożony wniosek o zatwierdzenie układu w postępowaniu o zatwierdzenie układu – do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu-komisarzowi w postępowaniu upadłościowym lub umieszczonej w spisie wierzytelności w postępowaniu restrukturyzacyjnym;
• należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza lub jedynie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego – w pełnej wysokości należności;
• należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna – do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności;
• należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego – w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania;
• należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców – w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Warto przy tym zaznaczyć, że to sam przedsiębiorca dokonuje oceny, czy uregulowanie należności przez kontrahenta jest prawdopodobne i czy należy utworzyć odpisy aktualizujące należności. Ustawodawca nie wskazuje zatem konkretnego momentu, w których utworzenie odpisów jest obligatoryjne.

Koszty podatkowe

W kwestii odpisów aktualizujących należności istotne znaczenie ma treść art. 35b ust. 2 u.o.r., który stanowi, że odpisy aktualizujące wartość należności zalicza się odpowiednio do pozostałych kosztów operacyjnych lub do kosztów finansowych – zależnie od rodzaju należności, której dotyczy odpis aktualizacji. Dodatkowo, stosownie do ust. 3 ww. przepisu, należności umorzone, przedawnione lub nieściągalne zmniejszają dokonane uprzednio odpisy aktualizujące ich wartość.

Jak wskazuje zaś art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako „ustawa o PIT”), nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów aktualizujących, z tym że kosztem uzyskania przychodów są odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, od tej części należności, która była uprzednio zaliczona na podstawie art. 14 do przychodów należnych, a ich nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie art. 23 ust. 3 ustawy.

Zatem, odpis aktualizujący należność może stanowić koszt uzyskania przychodów jedynie w momencie, kiedy nieściągalność należności została uprawdopodobniona. W szczególności są to sytuacje, gdy:

• dłużnik zmarł,
• otwarto postepowanie restrukturyzacyjne,
• wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu,
• wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika, na drodze powództwa sądowego.

Pamiętaj że dla bezpieczeństwa, najlepiej skontaktować się z doradcą podatkowym.