Były Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorstw: wskazuję, od 1 lutego 2026 r. wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi do odbierania faktur z KSEF. Od 2027 r. KSeF obejmie również działalność nierejestrowaną
04/02/2026
W debacie publicznej dotyczącej wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur coraz częściej pojawiają się głosy, że obowiązki związane z KSeF nie powinny być postrzegane wyłącznie przez pryzmat daty jego obligatoryjnego stosowania do wystawiania faktur.
Były Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorstw zwraca uwagę, że kluczowy jest także obowiązek odbioru faktur ustrukturyzowanych.
Zgodnie z jego stanowiskiem, od 1 lutego 2026 r. każdy przedsiębiorca powinien być technicznie i organizacyjnie przygotowany do odbierania faktur za pośrednictwem KSeF, niezależnie od skali prowadzonej działalności.
KSeF – rewolucja w podatkach. Podatnicy vat od 1 lutego 2026 r – obowiązek korzystania z aplikacji podatnika ksef?
Krajowy System e-Faktur, w skrócie KSeF, zapowiada się jako jedno z najważniejszych narzędzi cyfryzacji administracji podatkowej w Polsce w ostatnich latach.
Jego wprowadzenie zmienia tradycyjne podejście do fakturowania, przekształcając proces od momentu wystawienia dokumentu, poprzez jego przesyłanie, aż po archiwizację i kontrolę podatkową.
System ustrukturyzowanych faktur e-faktur pozwala na pełną automatyzację obiegu dokumentów oraz wprowadza centralny punkt weryfikacji i kontroli przez organy podatkowe, co jest istotnym krokiem w stronę nowoczesnego państwa cyfrowego.
Rewolucja w obiegu faktur. Krajowy system e faktur
Najważniejszą zmianą wprowadzoną przez KSeF jest centralizacja i ustrukturyzowanie faktur. Dotychczas faktury mogły krążyć w formie papierowej lub plików PDF, co utrudniało kontrolę nad terminowością, poprawnością formalną i zgodnością z przepisami podatkowymi.
KSeF eliminuje te problemy, umożliwiając wystawianie faktur wyłącznie w formie elektronicznej, w formacie ustrukturyzowanym, który pozwala organom podatkowym w czasie rzeczywistym monitorować i weryfikować obroty przedsiębiorców.
Dzięki temu system przyspiesza zwroty VAT, minimalizuje ryzyko błędów i zapewnia jednolity standard dokumentów w całym obrocie gospodarczym.
Bezpieczeństwo i kontrola podatkowa
KSeF to nie tylko wygoda, ale także narzędzie kontroli. System zapewnia organom podatkowym bieżący dostęp do danych o fakturach, co pozwala wykrywać nieprawidłowości i nadużycia w czasie rzeczywistym.
Jednocześnie centralizacja danych stawia wyzwania w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji. Wdrożenie certyfikatów dostępu i uprawnień w KSeF jest konieczne, aby zapewnić, że tylko uprawnione osoby będą mogły wystawiać lub odbierać faktury.
Skala systemu sprawia, że bezpieczeństwo IT oraz procedury wewnętrzne w firmach stają się kluczowym elementem prawidłowego funkcjonowania KSeF.
KSeF jako element cyfrowej transformacji podatków
Wprowadzenie KSeF wpisuje się w szerszy proces cyfryzacji podatków w Polsce. System umożliwia automatyzację procesów, redukcję papierowego obiegu dokumentów oraz przyspieszenie procedur kontrolnych.
Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność zmiany podejścia do rozliczeń podatkowych, a dla administracji skarbowej – większą efektywność i przejrzystość danych.
KSeF nie jest więc jedynie nowym obowiązkiem, lecz elementem rewolucji cyfrowej, która ma uprościć i ujednolicić sposób prowadzenia dokumentacji finansowej w Polsce.
Były Rzecznik Przedsiębiorców o KSeF: od lutego zamieszanie, od kwietnia załamanie systemu
Były Rzecznik Małych i Średnich Przedsiębiorców, Adam Abramowicz, w ostatnim wpisie na platformie X nie krył frustracji wobec planowanego wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur.
Jego zdaniem obecny rząd może boleśnie przekonać się o skali problemu, podobnie jak miało to miejsce w pierwszych miesiącach Polskiego Ładu.
Abramowicz wskazuje, że skomplikowana procedura uzyskania dostępu do systemu i konieczność jego obsługi przez przedsiębiorców stawia ich w sytuacji wymagającej od nich ogromnego wysiłku organizacyjnego i cyfrowego.
Harmonogram wdrożenia i pułapki dla przedsiębiorców – Krajowy system e faktur
Oficjalny harmonogram wprowadzenia obowiązkowego korzystania z KSeF przedstawia się pozornie klarownie: od 1 lutego 2026 roku obowiązek obejmuje największe firmy z obrotem powyżej 200 milionów złotych, od 1 kwietnia – pozostałych podatników VAT, a od stycznia 2027 roku najmniejsze podmioty wystawiające faktury do 10 tysięcy złotych miesięcznie.
Abramowicz podkreśla jednak, że w praktyce harmonogram ten nie oddaje pełnej skali obowiązków. Już od 1 lutego wszyscy przedsiębiorcy muszą być gotowi do odbierania faktur w systemie, niezależnie od swojej wielkości.
Każda faktura kosztowa – od tankowania służbowego auta po zamówienie materiałów od dużego dostawcy – będzie docierać do systemu KSeF i wymagała dostępu przedsiębiorcy.
W tej sytuacji graniczna data dla wszystkich firm to właśnie 1 lutego, a nie kwiecień.
Procedura dostępu do KSeF – cyfrowa droga przez mękę. Korzystanie z aplikacji podatnika ksef?
Abramowicz w swoim wpisie szczegółowo opisuje kolejne etapy, które musi przejść przedsiębiorca, aby uzyskać dostęp do KSeF.
Osoby fizyczne prowadzące działalność muszą najpierw posiadać profil zaufany lub podpis kwalifikowany.
Dla części dorosłych Polaków, którzy nigdy nie korzystali z usług cyfrowych administracji, jest to bariera trudna do pokonania i często wymaga wizyty w urzędzie lub weryfikacji przez bankowość elektroniczną.
Co dalej? Krajowy system e faktur
W przypadku spółek sytuacja jest jeszcze bardziej skomplikowana. Niezbędne jest złożenie formularza ZAW-FA do urzędu skarbowego, wskazanie osoby odpowiedzialnej za uprawnienia w systemie, a następnie przejście przez moduł generowania certyfikatów, który pozwala nadawać uprawnienia pracownikom i współpracownikom.
Proces ten, choć opisywany jako prosty i intuicyjny, w praktyce wymaga od przedsiębiorcy dobrej znajomości technologii i procedur administracyjnych.
Wykluczenie cyfrowe i realne koszty dla mikrofirm od 1 lutego 2026 r
Ministerstwo Finansów podkreśla, że KSeF został zaprojektowany z myślą o wszystkich przedsiębiorcach, również tych mniej biegłych technologicznie. Nie oznacza to jednak zwolnienia z obowiązku wystawiania faktur Vat czy faktur ustrukturyzowanych.
Abramowicz zwraca uwagę, że oficjalna narracja pomija problemy, które mogą wystąpić w codziennej praktyce małych firm.
Mikroprzedsiębiorcy a Krajowy system e faktur. Zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych?
Dla mikroprzedsiębiorcy prowadzącego warsztat wulkanizacyjny w małej miejscowości wdrożenie systemu oznacza konieczność nauczenia się korzystania z profilu zaufanego, certyfikatów i modułów uprawnień, a także potencjalne zlecenie obsługi biuru rachunkowemu, co generuje dodatkowe koszty.
Od stycznia 2027 roku do systemu zostanie włączona także działalność nierejestrowana, co zmusi osoby dorabiające na drobnej sprzedaży lub usługach do posiadania NIP-u i korzystania z KSeF, co może zniechęcać do legalnego prowadzenia działalności.
Odbiór faktur jako realny obowiązek, a nie formalność? Co na to podatnicy vat?
W praktyce wielu przedsiębiorców koncentruje się wyłącznie na pytaniu, od kiedy będą musieli wystawiać faktury w KSeF.
Tymczasem odbiór faktur vat (faktur ustrukturyzowanych) jest równie istotnym elementem systemu.
Były Rzecznik MŚP podkreśla, że brak gotowości do odbioru faktur może prowadzić do realnych problemów operacyjnych, w szczególności w obszarze terminowego księgowania kosztów, rozliczeń podatkowych oraz kontroli płynności finansowej.
Dostęp do KSeF 2.0 wcześniej – zwolnienie tylko z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych?
Od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy powinni więc posiadać aktywny dostęp do KSeF, odpowiednie uprawnienia, procedury wewnętrzne oraz rozwiązania techniczne umożliwiające regularne monitorowanie wpływających dokumentów.
W przeciwnym razie ryzykują sytuację, w której faktura zostanie skutecznie wystawiona i doręczona w systemie, ale nie zostanie faktycznie odebrana i przetworzona w firmie.
KSeF a odpowiedzialność organizacyjna przedsiębiorcy – w tym za przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
Stanowisko byłego Rzecznika MŚP wyraźnie akcentuje, że KSeF to nie tylko projekt informatyczny, ale także wyzwanie organizacyjne.
Gotowość do odbioru faktur wystawionych oznacza konieczność przemyślenia obiegu dokumentów, odpowiedzialności pracowników, współpracy z biurem rachunkowym lub działem księgowości oraz zasad archiwizacji danych.
Co z mniejszymi firmami? Krajowy system e faktur a liczba faktur sprzedażowych
W przypadku mniejszych firm problemem może być brak dedykowanych zasobów kadrowych, natomiast w większych organizacjach – skala i złożoność procesów.
W obu przypadkach brak przygotowania może prowadzić do chaosu informacyjnego, opóźnień w rozliczeniach oraz zwiększonego ryzyka błędów podatkowych.
Bezpieczeństwo systemu a ryzyka praktyczne
Abramowicz podkreśla, że obawy dotyczą nie tylko złożoności procedur, ale także bezpieczeństwa systemu.
Obecne certyfikaty KSeF nie pozwalają na ograniczenie dostępu do konkretnego podmiotu, co w praktyce może oznaczać, że jedna księgowa pracująca w kilku miejscach będzie miała potencjalny dostęp do danych wszystkich firm, do których jest przypisana.
Skala ryzyka – już od 1 lutego 2026 r
Skala ryzyka jest znaczna, biorąc pod uwagę, że w systemie będą operować podmioty krytyczne dla bezpieczeństwa państwa, takie jak elektrownie, wodociągi, szpitale czy firmy zbrojeniowe.
Historia wdrożenia KSeF pokazuje, że pierwotne plany wprowadzenia systemu w 2024 roku musiały zostać wstrzymane ze względu na błędy w kodzie, co dodatkowo potęguje sceptycyzm ekspertów ds. cyberbezpieczeństwa.
Przepaść między optymizmem a rzeczywistością
Ponad dwa miliony jednoosobowych firm w Polsce prowadzi działalność w warunkach, które nie uwzględniają konieczności korzystania z zaawansowanych systemów cyfrowych.
Dla ich właścicieli KSeF to kolejny obowiązek administracyjny wymagający czasu, pieniędzy i kompetencji cyfrowych.
Choć docelowo system ma przynieść korzyści, takie jak szybszy zwrot VAT czy brak obowiązku archiwizacji faktur wystawionych, droga do ich osiągnięcia jest trudna i pełna wyzwań.
Działalność nierejestrowana – co to jest i kto może ją prowadzić? KSeF obowiązek od 1 lutego 2026 r?
Pytanie, jakie często się tutaj pojawia to to, czy KSeF obejmie też działalność nierejestrowaną?
Działalność nierejestrowana, zwana również nieewidencjonowaną, to bowiem forma drobnej działalności zarobkowej prowadzonej przez osoby fizyczne, która nie wymaga rejestracji w CEIDG, czyli Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Oznacza to, że osoba prowadząca taką działalność nie musi zakładać firmy ani spełniać formalnych obowiązków typowych dla przedsiębiorcy.
Działalność nieewidencjonowana
Istotne jest jednak, że nawet jeśli działalność nierejestrowana posiada wszystkie cechy działalności gospodarczej, w tym systematyczność, organizację i cel zarobkowy, nie jest traktowana jako działalność gospodarcza w rozumieniu przepisów, pod warunkiem że przychody nie przekraczają określonego limitu.
Od 1 stycznia 2026 roku limit ten jest ustalany kwartalnie i wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia brutto. W praktyce oznacza to, że w 2026 roku przychód z działalności nierejestrowanej w danym kwartale nie może przekroczyć 10 813,50 zł, przy minimalnym wynagrodzeniu w wysokości 4806 zł.
Działalność nierejestrowana a status podatkowy w VAT
Choć działalność nierejestrowana nie jest traktowana jako działalność gospodarcza w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, to w kontekście VAT osoba ją prowadząca jest podatnikiem działalności gospodarczej.
Oznacza to, że prowadzący taką działalność musi liczyć się z obowiązkami wynikającymi z ustawy o VAT, a jeśli dobrowolnie zarejestruje się jako podatnik VAT czynny, będzie rozliczać VAT tak jak typowy przedsiębiorca.
Osoby, które nie rejestrują się do VAT, wciąż są uznawane za podatników, ale korzystają ze zwolnienia podmiotowego, dopóki nie przekroczą określonego limitu przychodów, wynoszącego 200 tysięcy złotych rocznie.
Obowiązek korzystania z KSeF przez osoby prowadzące działalność nierejestrowaną
W świetle powyższych przepisów obowiązek korzystania z KSeF obejmie również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną. Podmioty te będą musiały dostosować się do systemu i od 1 kwietnia 2026 roku wystawiać faktury w KSeF, jeśli ich przychód z działalności przekroczy próg uprawniający do okresu przejściowego.
Niska sprzedaż a KSeF od 1 lutego 2026 r
W przypadku niskiej sprzedaży, do 10 tysięcy złotych miesięcznie, przedsiębiorcy prowadzący DN będą mogli rozpocząć obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF dopiero od 1 stycznia 2027 roku. Niezależnie od tego, osoby prowadzące działalność nierejestrowaną muszą być przygotowane na odbiór faktur wystawionych (kosztowych) już od 1 lutego 2026 roku, jeśli ich kontrahentem będzie podmiot objęty obowiązkiem korzystania z KSeF od tego dnia. Po przesłaniu do KSeF takie podmioty otrzymają UPO (urzędowe poświadczenie odbioru).
Duże firmy, zobowiązane do stosowania KSeF od 1 lutego, będą bowiem przesyłać faktury wyłącznie przez system, bez możliwości wystawiania ich w tradycyjnej formie papierowej lub PDF.
Znaczenie przygotowania do KSeF dla DN – rola faktur sprzedażowych
Dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną przygotowanie się do KSeF oznacza konieczność zrozumienia nowych obowiązków administracyjnych i technologicznych.
Nawet jeśli ich sprzedaż jest niewielka, muszą zapewnić możliwość odbioru faktur kosztowych i zorganizować odpowiednie procedury księgowe. Brak gotowości może prowadzić do problemów w rozliczeniu podatku VAT i utrudnień w codziennej działalności.
W praktyce oznacza to, że prowadzący DN powinni już teraz poznać system, uzyskać niezbędne uprawnienia i przygotować procedury obsługi e-faktur, aby uniknąć komplikacji w momencie, gdy korzystanie z KSeF stanie się obligatoryjne.
KSeF od 2027 r. również dla działalności nierejestrowanej. Wystawianie i przechowywanie faktur ustrukturyzowanych
Szczególne emocje budzi zatem wskazana zapowiedź, że od 2027 r. KSeF ma objąć również działalność nierejestrowaną.
To istotna zmiana filozofii systemu, który przestaje być narzędziem zarezerwowanym wyłącznie dla klasycznych przedsiębiorców, a zaczyna obejmować także osoby prowadzące drobną, okazjonalną aktywność zarobkową.
Stanowisko byłego rzecznika MŚP
Były Rzecznik MŚP wskazuje, że objęcie działalności nierejestrowanej KSeF-em może znacząco zwiększyć transparentność obrotu gospodarczego, ale jednocześnie rodzi pytania o proporcjonalność obowiązków.
Osoby korzystające z tej formy aktywności często nie posiadają zaplecza księgowego ani doświadczenia w obsłudze systemów administracji skarbowej, co może wymagać dodatkowych działań edukacyjnych i uproszczeń proceduralnych.
Z uwagi na to, należy wskazać, że działalność nierejestrowana stanowi wygodną formę drobnej działalności zarobkowej, pozwalającą uniknąć rejestracji firmy i formalności związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Od 2026 roku jednak nawet takie podmioty muszą liczyć się z obowiązkiem korzystania z KSeF w kontekście VAT, a osoby prowadzące DN powinny przygotować się na odbiór faktur od kontrahentów już od lutego 2026 roku.
Przewidziane okresy przejściowe i limity przychodów pozwalają na stopniowe wdrażanie systemu, ale nie zwalniają z konieczności zapoznania się z nowymi procedurami, co jest kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania drobnej działalności w zmieniającym się otoczeniu prawnym.
Konsekwencje dla rynku i praktyki gospodarczej
Rozszerzanie zakresu KSeF, zarówno poprzez wcześniejszy nacisk na obowiązek odbioru faktur, jak i objęcie nim działalności nierejestrowanej, wpisuje się w długofalową strategię cyfryzacji rozliczeń podatkowych.
Dla rynku oznacza to stopniowe ograniczanie obrotu poza systemami kontrolowanymi przez administrację skarbową oraz zwiększenie roli danych w czasie rzeczywistym.
Z perspektywy przedsiębiorców kluczowe staje się myślenie o KSeF nie jako o jednorazowej zmianie, lecz jako o stałym elemencie prowadzenia działalności.
Im wcześniej firmy potraktują gotowość do odbioru faktur jako standard, a nie wyjątek, tym łatwiej będzie im funkcjonować w realiach po 2026 i 2027 roku.
Polski Ład 2.0? Ostrzeżenia Abramowicza w zakresie faktur sprzedażowych i faktur ustrukturyzowanych
Porównanie KSeF do pierwszych miesięcy Polskiego Ładu nie jest przypadkowe.
Reforma podatkowa wprowadzona w 2022 roku wywołała chaos w interpretacji przepisów i funkcjonowaniu systemów księgowych.
Abramowicz uważa, że KSeF może doprowadzić do jeszcze bardziej dotkliwego scenariusza, ponieważ dotyczy bieżącego funkcjonowania firm.
Jeśli system okaże się niewydolny przy masowym obciążeniu, przedsiębiorcy mogą mieć poważne problemy z wystawianiem i odbieraniem faktur, a co za tym idzie – z podstawową dokumentacją obrotu gospodarczego.
Czas na przygotowanie, nie na odkładanie decyzji. Obowiązkowy ksef
Wypowiedzi byłego Rzecznika Małych i Średnich Przedsiębiorstw stanowią wyraźny sygnał ostrzegawczy dla rynku. KSeF to nie tylko obowiązek „od określonej daty”, ale proces, do którego należy przygotować się z wyprzedzeniem.
Od 1 lutego 2026 r. gotowość do odbierania faktur powinna być standardem dla wszystkich przedsiębiorców, a perspektywa objęcia systemem działalności nierejestrowanej od 2027 r. pokazuje, że zakres KSeF będzie się dalej rozszerzał.
Dla wielu podmiotów najbliższe miesiące powinny być czasem analizy, testów i porządkowania procesów, zanim KSeF stanie się codziennością, od której nie będzie już odwrotu.
Podsumowanie – krajowy system e faktur, obowiązkowy ksef
Adam Abramowicz, jako były Rzecznik MŚP, po raz kolejny stanął w obronie małych i średnich przedsiębiorców, alarmując o realnych zagrożeniach związanych z KSeF.
Jego wpisy na platformie X nie pozostawiają wątpliwości – od 1 lutego 2026 roku czeka przedsiębiorców zamieszanie, a od kwietnia potencjalne załamanie systemu.
Pytanie, czy obecny rząd będzie w stanie sprostać tym wyzwaniom, pozostaje otwarte, a odpowiedź przyniosą najbliższe tygodnie wdrożenia systemu w praktyce.
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
Więcej z naszego bloga
