Czy działalność nierejestrowana będzie musiała korzystać z KSeF?

19/01/2026

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który ma wejść w życie w 2026 r., został zaprojektowany jako powszechny system fakturowania VAT. Wbrew początkowym założeniom wielu podatników, obowiązek korzystania z KSeF nie został powiązany z rejestracją działalności gospodarczej, lecz z przepisami ustawy o podatku VAT.

Z tego względu coraz częściej pojawia się pytanie, czy działalność nierejestrowana – jako forma funkcjonująca poza CEIDG – również znajdzie się w zakresie obowiązkowego KSeF. Analiza przepisów oraz projektowanych zasad wdrożenia systemu prowadzi do wniosku, że odpowiedź jest twierdząca. Prowadzący działalność nierejestrowaną będą obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane.

KSeF od 2026 r. – punkt wyjścia do analizy – ustawa o VAT

Zgodnie z planowanymi przepisami, w 2026 r. faktury VAT mają być co do zasady wystawiane w KSeF. Obowiązek ten będzie wprowadzany etapowo, jednak jego zakres obejmie:

podatników VAT czynnych,
podatników VAT korzystających ze zwolnienia,
wszystkie faktury dokumentujące czynności objęte ustawą o VAT.

Ustawodawca nie uzależnia stosowania KSeF od:

posiadania wpisu do CEIDG,
statusu przedsiębiorcy w rozumieniu ustawy prawa przedsiębiorców,
formy organizacyjnej prowadzonej działalności.

Decydujące znaczenie ma obowiązek wystawienia faktury VAT, a nie to, czy dana osoba formalnie „prowadzi firmę”.

Działalność nierejestrowana w kontekście VAT, a nie prawa przedsiębiorców – obowiązek korzystania

Działalność nierejestrowana jest instytucją prawa gospodarczego, natomiast ustawa o VAT posługuje się własną, autonomiczną definicją działalności gospodarczej. W konsekwencji osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może zostać uznana za podatnika VAT, a jednocześnie może korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT,

Brak rejestracji działalności gospodarczej nie przesądza o braku obowiązków w zakresie fakturowania, a tym samym nie wyklucza zastosowania przepisów o KSeF.

Rejestracja do KSeF działalność nierejestrowana – objęcie obowiązkiem fakturowania, obowiązek wystawiania faktury

Z perspektywy KSeF kluczowe znaczenie ma nie sama forma działalności, lecz to, czy dana osoba wystawia fakturę w rozumieniu ustawy o VAT.

Jeżeli osoba prowadząca działalność nierejestrowaną dokonuje sprzedaży na rzecz innego podatnika VAT.

Warto zaznaczyć, że obowiązkowe stosowanie Krajowego Systemu e-Faktur odnosi się wyłącznie do obrotu między podatnikami, a więc do faktur wystawianych w relacji B2B. System KSeF obejmuje jedynie faktury w rozumieniu ustawy o VAT – nie dotyczy innych dokumentów księgowych, takich jak rachunki lub noty obciążeniowe.

W przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów ustawodawca nie wprowadził obowiązku wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Sprzedawca może jednak zdecydować się na wystawienie faktury w systemie dobrowolnie. W takiej sytuacji faktura wystawiona w KSeF powinna zostać udostępniona konsumentowi poza systemem, chyba że konsument wyrazi zgodę na jej otrzymanie bezpośrednio poprzez KSeF.

Od momentu objęcia faktur obowiązkiem KSeF oznacza to, że taka faktura co do zasady powinna zostać wystawiona w KSeF, również wtedy, gdy wystawcą jest osoba prowadząca działalność nierejestrowaną.

Zmiany w fakturowaniu w 2026 – przygotuj firmę na KSeF w kilku krokach.

Masz pytania?

Doradca podatkowy jest do Twojej dyspozycji.

Terminy wejścia w życie obowiązku – istotne znaczenie dla osób prowadzących działalność nierejestrowaną, wystawianie e faktur, użycie kasy rejestrującej

W 2025 roku korzystanie z KSeF pozostaje fakultatywne. Obowiązek stosowania systemu zostanie jednak wprowadzony od 2026 roku, przy czym ustawodawca przewidział stopniowe objęcie nim podatników.

W pierwszej kolejności, od 1 lutego 2026 r., z KSeF będą musieli korzystać podatnicy, u których wartość przychodu osiągniętego w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Następnie, od 1 kwietnia 2026 r., obowiązek ten obejmie wszystkich pozostałych podatników objętych regulacjami ustawy o VAT.

Przepisy przewidują także czasowe odstępstwo od obowiązku wystawiania faktur w KSeF. Jeżeli łączna wartość faktur wystawionych nie przekroczy 10 000 zł, podatnik będzie mógł wystawiać faktury poza systemem do końca 2026 r. Przekroczenie tego limitu, na gruncie ustawy, powoduje jednak konieczność przejścia na KSeF — począwszy od faktury, która spowodowała przekroczenie wskazanej kwoty. Dotyczy to również podatników zwolnionych z VAT.

Dodatkowo, do końca 2026 r., podatnicy objęci obowiązkiem stosowania KSeF zachowują możliwość wystawiania faktur elektronicznych lub faktur w postaci papierowej przy użyciu kas rejestrujących, paragonów fiskalnych.

Faktura konsumencka – odbieranie faktur w ksef, faktur wystawionych przez podatników

Faktura dokumentująca sprzedaż wystawiona na rzecz osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną nie stanowi faktury konsumenckiej w rozumieniu przepisów ustawy o VAT. Faktura konsumencka dokumentuje bowiem sprzedaż na rzecz osoby fizycznej, która nie wykonuje działalności gospodarczej w rozumieniu tej ustawy.

Na gruncie ustawy VAT działalność nierejestrowana jest traktowana jako forma działalności gospodarczej. W konsekwencji sprzedaż dokonana na rzecz osoby prowadzącej taką działalność ma charakter transakcji B2B. W konsekwencji faktury dokumentujące takie transakcje – jeżeli podlegają obowiązkowi fakturowania – będą wystawiane w KSeF i udostępniane nabywcy bezpośrednio w tym systemie.

Przegląd najważniejszych nowelizacji zmian w podatkach, które zaczną obowiązywać w 2026 roku.

Znaczenie numeru NIP – praktyczna konsekwencja KSeF – posiadanie statusu podatnika, podatnik VAT

Warunkiem technicznym korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur jest posługiwanie się numerem identyfikacji podatkowej. Oznacza to, że osoba wykonująca działalność nierejestrowaną, która będzie zobowiązana do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, musi wcześniej dysponować numerem NIP. Warto podkreślić, że działalność nierejestrowana nie podlega rejestracji w CEIDG, a tym samym numer NIP nie jest nadawany automatycznie wraz z rozpoczęciem działalności nierejestrowanej.

Uzyskanie numeru NIP w tym przypadku następuje poprzez złożenie zgłoszenia identyfikacyjnego do urzędu skarbowego na formularzu NIP-7, przeznaczonym dla podmiotów objętych obowiązkiem identyfikacyjnym, które nie prowadzą zarejestrowanej działalności gospodarczej. Obowiązek korzystania z KSeF obejmie również podatników korzystających ze zwolnienia podmiotowego z VAT, a także wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie ustawy o VAT lub aktów wykonawczych, co oznacza, że brak statusu czynnego podatnika VAT nie wyłącza obowiązku e-fakturowania. Dotyczy to zatem również przypadku działalności nierejestrowanej.

W aktualnym stanie prawnym nie ma potrzeby modyfikowania przepisów dotyczących nadawania numeru NIP, aby umożliwić podatnikom zwolnionym z VAT – w tym osobom prowadzącym działalność nierejestrowaną – wystawianie faktur ustrukturyzowanych.

W praktyce oznacza to, że od 1 kwietnia 2026 r. osoba prowadząca działalność nierejestrowaną, która będzie wystawiać fakturę ustrukturyzowaną dokumentującą sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz innego podatnika VAT, będzie zobowiązana uprzednio uzyskać numer NIP.

Kto i jak może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Wnioski – co naprawdę zmieni KSeF dla działalności nierejestrowanej?

KSeF od 1 lutego 2026 r. nie wprowadza nowego obowiązku „rejestracji działalności gospodarczej”, ale:

rozszerza techniczny obowiązek e-fakturowania,
nadal uniezależnia go od CEIDG,
wiąże go bezpośrednio z obowiązkiem wystawienia faktury.

Faktury obowiązkowo należy wystawić z użyciem KSeF.

Dla działalności nierejestrowanej oznacza to, że:

brak firmy i zarejestrowania działalności gospodarczej nie chroni przed KSeF,
faktury VAT nawet w ramach działalności nierejestrowanej wystawiane po 1 lutym 2026 r. co do zasady powinny trafić do systemu,
papierowe faktury będą możliwe tylko w ramach czasowych regulacji przejściowych, a nie jako stała alternatywa.

Podsumowanie – obowiązek podatnik wystawiać faktury w kse

Choć działalność nierejestrowana jest uproszczoną formą aktywności zarobkowej, nie oznacza to braku obowiązków wynikających z przepisów o VAT i KSeF.

Jeżeli w jej ramach dochodzi do wystawiania faktur VAT, to od 1 lutego 2026 r. obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur i wystawiania faktur ustrukturyzowanych staje się aktualny — niezależnie od tego, czy dana osoba jest formalnie przedsiębiorcą.

W praktyce KSeF o obowiązek wystawiania faktur z jego użyciem obejmie również osoby prowadzące działalność nierejestrowaną. Dotyczy to działalności gospodarczej w celach zarobkowych polegającej na dostawie towarów jak i świadczeniu usług, bez względu na rezultat takiej działalności.