Kto i jak może prowadzić działalność nierejestrowaną

14/05/2025

Działalność nierejestrowana to forma działalności gospodarczej, która jest dostępna dla osób fizycznych spełniających określone warunki, a jej najczęściej spotykanym przykładem jest sprzedaż okazjonalna. Działalność ta cieszy się dużą popularnością wśród osób, które chcą spróbować swoich sił w biznesie bez konieczności formalnej rejestracji firmy.

Warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej. Kto i jak może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Aby prowadzić działalność nierejestrowaną, przedsiębiorca musi spełnić kilka podstawowych warunków. Po pierwsze, osoba prowadząca taką działalność nie może być przedsiębiorcą w ciągu ostatnich 5 lat. Oznacza to, że osoba, która prowadziła działalność gospodarczą w tym okresie, nie może skorzystać z tej formy działalności.

Drugim kluczowym warunkiem jest limit przychodów. Działalność nierejestrowana może być prowadzona tylko przez osoby fizyczne, których przychód z tej działalności nie przekracza 75% minimalnego wynagrodzenia za pracę.

W 2025 roku, zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z 12 września 2024 roku, minimalne wynagrodzenie zostało podniesione do kwoty 4666 zł brutto. Zatem, limit przychodu na działalność nierejestrowaną wynosi obecnie około 3500 zł brutto miesięcznie.

Czym różni się działalność nierejestrowa od działalności gospodarczej?

Działalność nierejestrowana bywa także często w praktyce nazywana działalnością nieewidencjonowaną. Natomiast sama działalność gospodarcza zgodnie z definicją musi być:

zorganizowana,
prowadzona we własnym imieniu,
ciągła,
nastawiona na zysk.

Działalność nierejestrowa może spełniać te cechy, ale ze względu na niski poziom przychodów i brak wcześniejszej aktywności w CEIDG – jest wyłączona z obowiązku rejestracji.

Jak ustalić limit przychodów? Limity w razie obowiązku opłacania składek społecznych

Do limitu przychodów:

wlicza się przychody należne – np. wynikające z wystawionych faktur lub rachunków, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił,
nie wlicza się: zwróconych towarów, udzielonych rabatów, skont itp.

W razie przekroczenia limitu:

Działalność automatycznie staje się działalnością gospodarczą.
Należy zarejestrować firmę w CEIDG w ciągu 7 dni od dnia przekroczenia.

Przychód podatkowy a limit działalności nierejestrowej

Dla celów podatkowych przychodem z działalności nierejestrowej są rzeczywiście otrzymane pieniądze (gotówką, przelewem lub inną formą świadczenia). Oznacza to, że nieopłacone faktury nie są jeszcze przychodem podatkowym.

Obowiązki w działalności nierejestrowej – w rozumieniu ustawy prawo przedsiębiorców?

Choć działalność ta jest uproszczona, to wymaga:

prowadzenia ewidencji sprzedaży,
rozliczania się rocznie w deklaracji PIT-36 (skala podatkowa),
wystawiania faktur/rachunków na żądanie klienta,
przestrzegania praw konsumentów, w tym prawa do odstąpienia od umowy zawartej na odległość,
realizacji obowiązków związanych z reklamacją i zwrotem towarów.

Charakter umów i ZUS

Osoba prowadząca działalność nierejestrową nie jest przedsiębiorcą w świetle Kodeksu cywilnego. Umowy z nią zawarte (np. na usługę) mają charakter umowy zlecenia. Oznacza to, że obowiązek odprowadzania składek do ZUS spoczywa na zleceniodawcy.

Masz pytania?

Doradca podatkowy jest do Twojej dyspozycji.

Działalność nierejestrowa dla cudzoziemców

Co więcej, także cudzoziemcy mogą prowadzić działalność nierejestrowaną, jeśli legalnie przebywają w Polsce i spełniają ogólne warunki. Muszą jednak być szczególnie uważni, aby nie przekroczyć miesięcznego limitu, ponieważ bez tytułu pobytowego umożliwiającego założenie firmy – nie będą mogli zarejestrować działalności gospodarczej.

Dodatkowo, jeżeli cudzoziemiec nie pochodzi z UE, EOG ani Szwajcarii, a świadczy usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej, musi uzyskać zezwolenie na pracę, chyba że obowiązuje go uproszczona procedura.

Opodatkowanie działalności nierejestrowanej

Dochód z tej działalności rozlicza się w zeznaniu PIT-36 według skali podatkowej (12% i 32%).
W rocznym zeznaniu należy wykazać:

przychody faktycznie otrzymane (a nie należne),
koszty uzyskania przychodu,
dochód i podatek.

Brak jest obowiązku odprowadzania miesięcznych zaliczek. Podatek opłaca się raz w roku – do 30 kwietnia za rok poprzedni.

Działalność nierejestrowana a VAT. Prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży?

Zasadniczo, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną jest zwolniona z VAT, ponieważ nie osiąga rocznych przychodów przekraczających 200 tys. zł.

Wyjątki – konieczność rejestracji jako podatnik VAT:

dobrowolna decyzja o rejestracji (dla możliwości odliczania VAT naliczonego),
sprzedaż towarów/usług wymienionych w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT (np. biżuteria, elektronika, części samochodowe, kosmetyki, usługi doradcze).

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną mogą korzystać ze zwolnienia z VAT, pod warunkiem że ich sprzedaż nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym kwoty 200 tys. zł. Zwolnienie to przysługuje także osobom, które rozpoczęły działalność w trakcie roku – wówczas limit 200 tys. zł oblicza się proporcjonalnie do okresu wykonywania tej działalności w danym roku podatkowym.

W praktyce oznacza to, że przy krótkotrwałym prowadzeniu działalności próg sprzedaży, do którego przysługuje zwolnienie, będzie odpowiednio niższy.

Nie każdy jednak może skorzystać ze zwolnienia z VAT. Obowiązek rejestracji jako czynny podatnik VAT dotyczy między innymi osób, które sprzedają określone towary lub świadczą niektóre usługi niezależnie od wartości sprzedaży.

Do towarów tych należą m.in. metale szlachetne i złom z nich, wyroby jubilerskie, towary opodatkowane podatkiem akcyzowym (z pewnymi wyjątkami), nowe środki transportu, budynki i budowle w określonych sytuacjach oraz tereny budowlane.

Zwolnienie nie dotyczy również sprzedaży przez internet wybranych grup towarów, takich jak kosmetyki, komputery, sprzęt elektroniczny, AGD oraz części do pojazdów i motocykli.

W przypadku usług wyłączonych ze zwolnienia znajdują się usługi prawnicze, doradcze (poza rolniczymi), jubilerskie oraz ściąganie długów, w tym faktoring.

Osoby świadczące te usługi muszą zarejestrować się jako czynni podatnicy VAT bez względu na wysokość osiąganych przychodów. Co więcej, osoby prowadzące działalność bez siedziby w Polsce także nie mają prawa do skorzystania ze zwolnienia z VAT.

Zarejestrowanie się jako czynny podatnik VAT pociąga za sobą szereg obowiązków: konieczność posiadania numeru NIP, prowadzenia rejestru sprzedaży i zakupów, składania deklaracji oraz stosowania odpowiednich stawek VAT do sprzedawanych towarów lub świadczonych usług.

Kasa fiskalna – kiedy obowiązkowa?

Jeśli sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych przekroczyła w poprzednim roku 20 tys. zł, może pojawić się obowiązek posiadania kasy fiskalnej, chyba że przysługuje inne zwolnienie.

Zwolnienie z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej również dotyczy działalności nierejestrowanej.

Osoby fizyczne, które prowadzą sprzedaż na rzecz konsumentów lub rolników ryczałtowych i których obrót w poprzednim roku podatkowym nie przekroczył 20 tys. zł, nie muszą instalować kasy fiskalnej.

Jeżeli działalność została rozpoczęta w trakcie roku, limit ten ustala się proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia działalności w poprzednim roku.

Warto jednak pamiętać, że nie wszystkie rodzaje sprzedaży podlegają temu zwolnieniu. Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej istnieje niezależnie od wielkości obrotów, jeśli sprzedawane są towary lub świadczone usługi wymienione w przepisach wykonawczych do ustawy o VAT.

Obowiązek ten obejmuje między innymi sprzedaż gazu płynnego, części do silników, sprzętu RTV i telekomunikacyjnego, perfum, nadwozi do pojazdów, a także świadczenie usług przewozu osób, naprawy pojazdów, doradztwa podatkowego, usług gastronomicznych oraz kosmetycznych i fryzjerskich.

W konsekwencji, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną może być zobowiązana do używania kasy fiskalnej, nawet jeśli formalnie nie jest przedsiębiorcą.

Decydujące znaczenie ma tu nie tylko wysokość obrotu, ale przede wszystkim przedmiot sprzedaży lub zakres usług.

Przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów z 24 listopada 2023 r. określają szczegółową listę towarów i usług objętych obowiązkiem ewidencjonowania, co powinno być dokładnie sprawdzone przez każdego, kto prowadzi nawet drobną działalność zarobkową.

Obniż zobowiązania podatkowe swojej firmy!

Nie trać środków na zbyt wysokie podatki.

Przekroczenie limitu – co dalej?

Jeśli w którymś miesiącu przychód przekroczy 75% minimalnego wynagrodzenia:

w ciągu 7 dni należy zarejestrować działalność gospodarczą w CEIDG,
od tego momentu osoba staje się przedsiębiorcą i podlega obowiązkom rejestracyjnym, księgowym, podatkowym oraz ZUS (możliwość skorzystania z tzw. „ulgi na start”).

Umowy zlecenia w działalności nierejestrowanej. Ubezpieczenia społeczne?

W przypadku świadczenia usług na podstawie umów cywilnoprawnych (np. zleceń):

zleceniodawca ma obowiązek zgłosić zleceniobiorcę do ZUS i opłacać składki,
wyjątkiem są studenci do 26. roku życia – wówczas brak obowiązku ubezpieczeniowego,
sprzedaż towarów (np. rękodzieła) nie rodzi obowiązku składkowego.

Korzyści z prowadzenia działalności nierejestrowanej

Przedsiębiorcy prowadzący działalność nierejestrowaną nie muszą rejestrować swojej działalności w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) ani posiadać Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP).

Dzięki temu, procedura rozpoczęcia działalności jest znacznie uproszczona, a formalności ograniczone do minimum.

Taka działalność może obejmować sprzedaż okazjonalną, np. sprzedaż rękodzieła, ubrań, książek czy innych produktów w niewielkich ilościach, bez konieczności prowadzenia pełnej ewidencji księgowej.

Ograniczenia działalności nierejestrowanej

Pomimo licznych zalet, działalność nierejestrowana ma również swoje ograniczenia. Przede wszystkim, przedsiębiorca nie może przekroczyć wyznaczonego limitu przychodów.

Przekroczenie tego limitu powoduje konieczność rejestracji działalności gospodarczej w CEIDG i przestrzegania obowiązków podatkowych i ubezpieczeniowych wynikających z prowadzenia przedsiębiorstwa.

Dodatkowo, działalność nierejestrowana może dotyczyć jedynie sprzedaży produktów, które są wynikiem działalności okazjonalnej.

W przypadku, gdy działalność będzie prowadzona na szerszą skalę, przekraczającą ramy sprzedaży okazjonalnej, konieczne będzie uzyskanie odpowiednich zezwoleń oraz spełnienie wymagań związanych z rejestracją firmy.

Kontrola działalności nierejestrowanej

Fakt, że działalność nierejestrowana nie jest wpisywana do CEIDG, nie oznacza, że nie może podlegać urzędowej kontroli.

Organy podatkowe mają prawo do weryfikacji, czy podatnik spełnia warunki do korzystania ze zwolnienia z VAT, czy prowadzi wymaganą ewidencję sprzedaży oraz czy stosuje się do przepisów obowiązujących przy tego typu działalności.

Ewidencja sprzedaży w działalności nierejestrowanej nie tylko umożliwia kontrolę podatkową, ale również stanowi podstawę do wykazania, że podatnik nie przekroczył limitu uprawniającego do zwolnienia z VAT.

Kontrola może być przeprowadzona również przez inne instytucje, zależnie od charakteru działalności. Na przykład, osoby zajmujące się produkcją lub sprzedażą żywności mogą zostać skontrolowane przez Sanepid, a sprzedawcy danych osobowych lub prowadzący sprzedaż online muszą liczyć się z możliwością kontroli ze strony Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych lub Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów.

Osoby prowadzące działalność nierejestrowaną, mimo że formalnie nie są przedsiębiorcami, są zobowiązane do przestrzegania przepisów dotyczących praw konsumentów oraz RODO.

W razie skarg lub wątpliwości co do legalności działania takich podmiotów, mogą być wszczynane odpowiednie postępowania administracyjne lub kontrolne.

Działalność nierejestrowana a sprzedaż okazjonalna – podobieństwa, różnice i skutki podatkowe

Na gruncie polskiego prawa istnieje wyraźna różnica pomiędzy działalnością nierejestrowaną a sprzedażą okazjonalną.

Choć w praktyce obie formy mogą przynosić osobom fizycznym dodatkowy dochód, ich charakter prawny, warunki dopuszczalności, a także obowiązki podatkowe znacznie się od siebie różnią.

Zrozumienie tych różnic jest istotne dla uniknięcia niezamierzonego naruszenia przepisów, a co za tym idzie – ryzyka podatkowego lub konieczności rejestracji działalności gospodarczej.

Na czym polega sprzedaż okazjonalna?

Sprzedaż okazjonalna odnosi się do sytuacji, w której osoba fizyczna sporadycznie sprzedaje elementy swojego majątku prywatnego, najczęściej używane przedmioty – takie jak ubrania, książki, sprzęt elektroniczny czy samochód.

Kluczową cechą tej formy zarobkowania jest jej jednorazowy lub incydentalny charakter, a także brak zamiaru osiągania stałego dochodu. Przykładowo, osoba, która raz do roku sprzedaje kilka nieużywanych ubrań dziecięcych na portalu aukcyjnym, nie prowadzi działalności gospodarczej ani nawet nierejestrowanej – jej działanie mieści się w granicach prywatnego zarządu majątkiem.

Istotnym elementem przy sprzedaży okazjonalnej jest czas, jaki upłynął od nabycia rzeczy do momentu jej zbycia. Jeśli sprzedaż następuje po upływie sześciu miesięcy licząc od końca miesiąca, w którym nastąpiło nabycie, nie występuje obowiązek zapłaty podatku dochodowego, a transakcji nie trzeba wykazywać w zeznaniu rocznym.

W razie kontroli podatkowej, konieczne jest jednak posiadanie dokumentu potwierdzającego zarówno zakup, jak i sprzedaż, np. faktury lub umowy. Jeśli natomiast sprzedaż nastąpi przed upływem wskazanego okresu, podlega opodatkowaniu – należy ją wykazać w zeznaniu rocznym (PIT-36, pozycja „odpłatne zbycie rzeczy”), a podstawą opodatkowania jest uzyskany dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania.

Przykłady z praktyki – odzież używana i nowe ubrania

W celu lepszego zrozumienia różnicy pomiędzy sprzedażą okazjonalną a działalnością nierejestrowaną warto przywołać kilka przykładów. Jeśli pani X sprzedaje raz na jakiś czas używane ubrania po swoich dzieciach, nie prowadzi działalności – sprzedaż mieści się w ramach prywatnego majątku, a ze względu na upływ więcej niż sześciu miesięcy od nabycia, sprzedaż jest zwolniona z podatku.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku pani Y, która regularnie kupuje ubrania używane, przerabia je i sprzedaje. Taka działalność jest uporządkowana i zorganizowana, a więc może być realizowana w ramach działalności nierejestrowanej – o ile miesięczne przychody nie przekroczą ustawowego limitu.

Pani X powinna prowadzić uproszczoną ewidencję sprzedaży, zachować dokumentację zakupu i sprzedaży, a po zakończeniu roku wykazać dochód w PIT-36.

Podobne rozróżnienie należy zastosować w przypadku pani Y i Z, które sprzedają nowe ubrania. Pani Y zbywa pojedynczy płaszcz, który jej nie pasuje – i mimo że transakcja miała miejsce przed upływem sześciu miesięcy, ze względu na stratę (sprzedaż za 500 zł przy cenie zakupu 700 zł), nie wystąpi obowiązek zapłaty podatku, choć transakcję trzeba wykazać w PIT.

Z kolei pani Z prowadzi regularną sprzedaż ubrań zakupionych na wyprzedażach – to klasyczny przykład działalności nierejestrowanej.

Podsumowanie – działalność nierejestrowana

Działalność nierejestrowana, w tym sprzedaż okazjonalna, jest atrakcyjną opcją dla osób, które chcą rozpocząć działalność gospodarczą na mniejszą skalę, bez konieczności rejestracji w CEIDG czy posiadania NIP.

Warunkiem jej prowadzenia jest spełnienie wymogu braku statusu przedsiębiorcy w ciągu ostatnich 5 lat oraz przestrzeganie limitu przychodu. Mimo prostoty i niskich kosztów administracyjnych, działalność nierejestrowana wiąże się z pewnymi ograniczeniami, które należy wziąć pod uwagę, decydując się na tę formę działalności.

Działalność nierejestrowana, choć upraszcza formalności związane z rozpoczęciem drobnej działalności zarobkowej, nie zwalnia z obowiązków wynikających z przepisów o VAT i kasach fiskalnych. Osoby prowadzące tego typu działalność powinny dokładnie przeanalizować, czy przedmiot ich działalności nie wyłącza ich z możliwości skorzystania ze zwolnienia z VAT oraz czy nie są objęte obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

Ponadto, powinny pamiętać o obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży oraz o przestrzeganiu przepisów prawa konsumenckiego i ochrony danych osobowych. Niedopełnienie tych obowiązków może skutkować sankcjami i kontrolami ze strony organów administracji publicznej.

Wnioski – najważniejsze różnice między działalnością nierejestrowaną a sprzedażą okazjonalną

Działalność nierejestrowana i sprzedaż okazjonalna to dwie odmienne formy osiągania dochodu przez osoby fizyczne. Sprzedaż okazjonalna dotyczy przede wszystkim jednorazowego zbycia elementów prywatnego majątku i nie generuje obowiązku podatkowego, jeśli następuje po upływie sześciu miesięcy.

Działalność nierejestrowana natomiast może być prowadzona regularnie, ale tylko do określonego limitu przychodów i z obowiązkiem rozliczenia dochodu w zeznaniu rocznym. Kluczowe dla właściwej kwalifikacji czynności zarobkowych są więc: zamiar zarobkowy, częstotliwość sprzedaży oraz źródło pochodzenia sprzedawanych rzeczy.

Chcesz omówić swoją sytuację z doradcą podatkowym? Wypełnij formularz poniżej – oddzwonimy do Ciebie.