Nowe elementy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej od 13 lipca 2025 r.
11/02/2026
Instytucja zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej od lat pełni istotną rolę w systemie prawa podatkowego. Jej celem jest wyważenie interesów organów podatkowych oraz podatników poprzez zapewnienie tym drugim realnej możliwości przygotowania się do czynności kontrolnych. Z dniem 13 lipca 2025 r. weszła w życie nowelizacja Ordynacji podatkowej, która wprowadziła nowe elementy treści zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, dostosowując ją do zmian w ustawie – Prawo przedsiębiorców. Zmiany te mają znaczenie praktyczne zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla organów podatkowych prowadzących kontrole planowe i doraźne.
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej – funkcja i znaczenie
Zgodnie z art. 282b § 1 Ordynacji podatkowej organy podatkowe zawiadamiają kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej, z wyjątkiem sytuacji określonych w art. 282c, gdy kontrola ma charakter doraźny. Obowiązek zawiadomienia podatnika dotyczy w szczególności kontroli planowej, a jego realizacja stanowi warunek skutecznego wszczęcia kontroli podatkowej. Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli nie jest jedynie czynnością techniczną – wywołuje konkretne skutki prawne, w tym uruchamia bieg terminów oraz otwiera podatnikowi możliwość złożenia korekty deklaracji.
Doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej powoduje, że kontrola może zostać wszczęta nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Jeżeli w tym czasie nie dojdzie do wszczęcia kontroli, konieczne jest ponowne zawiadomienie kontrolowanego. Terminy te, liczone w dniach od dnia doręczenia, mają charakter gwarancyjny i służą ochronie interesów kontrolowanego.
Podstawa prawna zmian od 13 lipca 2025 r.
Nowelizacja art. 282b § 4 Ordynacji podatkowej była konsekwencją zmian w ustawie – Prawo przedsiębiorców, w szczególności art. 48 ust. 3. Ustawodawca uznał, że zakres informacji przekazywanych w zawiadomieniu o zamiarze wszczęcia kontroli powinien zostać rozszerzony, aby lepiej realizować zasadę proporcjonalności i minimalizowania uciążliwości kontroli podatkowej. Zmiany weszły w życie 13 lipca 2025 r. i mają zastosowanie do zawiadomień doręczanych od tej daty.
Elementy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej
Zgodnie z aktualnym brzmieniem art. 282b § 4 Ordynacji podatkowej, zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera:
oznaczenie organu,
datę i miejsce wystawienia,
oznaczenie kontrolowanego, w tym adresu siedziby w przypadku osoby prawnej,
wskazanie zakresu kontroli,
4a) wstępną listę dokumentów i informacji związanych z zakresem przedmiotowym kontroli, których udostępnienia oczekuje organ podatkowy w trakcie kontroli,
4b) w przypadku kontroli planowej – informację o kategorii ryzyka, o której mowa w art. 47 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców,pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji,
podpis osoby upoważnionej.
Każdy z tych elementów ma istotne znaczenie dla prawidłowości wszczęcia kontroli podatkowej oraz dla ochrony praw kontrolowanego.
Wskazanie zakresu kontroli i zakres przedmiotowy
Wskazanie zakresu kontroli odgrywa kluczową rolę w całym toku kontroli podatkowej. Określa ono, jaki podatek, jaki okres oraz jakie obszary działalności będą przedmiotem kontroli. Zakres kontroli wyznacza również granice czynności kontrolnych podejmowanych przez organ podatkowy. Przekroczenie zakresu przedmiotowego kontroli może stanowić podstawę do kwestionowania legalności działań organu, a w konsekwencji – ustaleń zawartych w protokole kontroli.
Nowe przepisy akcentują znaczenie związku pomiędzy wskazaniem zakresu kontroli a wstępną listą dokumentów i informacji. Lista ta powinna pozostawać w bezpośrednim związku z zakresem przedmiotowym kontroli i dotyczyć informacji związanych z wykonywaniem przez kontrolowanego swoich obowiązków podatkowych, np. w zakresie opodatkowania działalności gospodarczej, użytkowania kasy rejestrującej czy rozliczania zwrotu podatku naliczonego.
Wstępna lista dokumentów i informacji
Najistotniejszą nowością od 13 lipca 2025 r. jest obowiązek zamieszczenia w zawiadomieniu wstępnej listy dokumentów i informacji, których udostępnienia oczekuje organ podatkowy w trakcie kontroli. Lista dokumentów i informacji ma charakter informacyjny i przygotowawczy. Jej celem jest umożliwienie kontrolowanemu sprawnego zgromadzenia dokumentacji jeszcze przed wszczęciem kontroli podatkowej.
Należy podkreślić, że wstępna lista dokumentów nie ma charakteru zamkniętego. W toku kontroli podatkowej organ podatkowy może, na podstawie przepisów prawa podatkowego, kierować dalsze żądanie kontrolującego, w tym żądanie przedstawienia dokumentów na informatycznym nośniku danych lub sporządzania spisu określonych składników majątku. Utrwalanie stanu faktycznego oraz przeprowadzenia kontroli w sposób rzetelny może wymagać pozyskania dodatkowych danych, zwłaszcza gdy organ podatkowy posiada informacje wskazujące na ryzyko naruszeń, takich jak źródła nieujawnione, utrudnianiu kontroli czy popełnienie przestępstwa skarbowego.
Informacja o kategorii ryzyka w przypadku kontroli planowej
Drugim nowym elementem zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej w przypadku kontroli planowej jest informacja o kategorii ryzyka. Obowiązek ten wynika z ustawy – Prawo przedsiębiorców i ma na celu umożliwienie kontrolowanemu weryfikacji, czy nie zostały przekroczone limity częstotliwości kontroli planowych właściwe dla danej kategorii ryzyka.
Kategoria ryzyka ustalana jest na podstawie analiz prowadzonych przez organy podatkowe, uwzględniających m.in. dotychczasową historię rozliczeń, rodzaj prowadzonej działalności, a także obszary szczególnego zainteresowania fiskusa, takie jak przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, finansowaniu terroryzmu, wydobycia niektórych kopalin czy obrót towarami wrażliwymi. Informacja ta nie przesądza o nieprawidłowościach, ale zwiększa transparentność działań administracji skarbowej.
Prawo złożenia korekty deklaracji
Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli zawiera pouczenie o prawie złożenia korekty deklaracji. Uprawnienie to ma istotne znaczenie praktyczne, ponieważ złożenia korekty deklaracji przed wszczęciem kontroli podatkowej może prowadzić do odstąpienia od jej przeprowadzenia. Podatnik, który skoryguje rozliczenia, ogranicza ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej za przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe związane z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem obowiązków podatkowych.
Prawo to dotyczy również sytuacji, gdy przedmiotem kontroli jest zasadność zwrotu podatku lub zwrotu podatku naliczonego. Skorygowanie deklaracji przed dniem wszczęcia kontroli może zapobiec dalszym konsekwencjom, w tym wszczęciu postępowania podatkowego lub postępowaniu egzekucyjnym.
Doręczenie zawiadomienia i wszczęcie kontroli
Skuteczne doręczenie zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej jest warunkiem wszczęcia kontroli. Doręczenie może nastąpić zarówno w formie tradycyjnej, jak i pomocą środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z obowiązującymi przepisami. W przypadku ustanowienia pełnomocnika ogólnego doręczenie powinno nastąpić do pełnomocnika.
Wszczęciu kontroli informuje doręczenie kontrolowanemu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Kontrolujący są zobowiązani do okazania legitymacji służbowej, a w przypadku kontroli prowadzonej poza siedzibie organu podatkowego – także do wskazania osób kontrolujących. Okazanie legitymacji służbowej oraz doręczenie upoważnienia wyznaczają formalny początek czynności kontrolnych.
Zgoda na wcześniejsze wszczęcie kontroli
Przepisy Ordynacji podatkowej przewidują możliwość wszczęcia kontroli przed upływem 7 dni od dnia doręczenia zawiadomienia. Wymaga to zgody lub wniosku kontrolowanego. W razie złożenia wniosku kontrolowanego lub wyrażenia zgody kontrolujący sporządza stosowną adnotację. Rozwiązanie to bywa wykorzystywane w praktyce, gdy podatnikowi zależy na szybkim zakończeniu czynności lub gdy kontrola dotyczy ograniczonego zakresu, np. jednego okresu rozliczeniowego.
Brak zawiadomienia i kontrole doraźne
Nie w każdym przypadku organ podatkowy ma obowiązek zawiadomić podatnika o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej. W sytuacjach określonych w art. 282c Ordynacji podatkowej, m.in. gdy zachodzi podejrzenie popełnienia przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu lub gdy kontrola dotyczy podatku pochodzącego ze źródeł nieujawnionych, możliwe jest wszczęcie kontroli bez zawiadomienia. W takim przypadku organ powinien wskazać przyczynie braku zawiadomienia w aktach sprawy.
Znaczenie zmian dla praktyki
Nowe elementy zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej wzmacniają pozycję kontrolowanego i sprzyjają lepszej organizacji czynności kontrolnych. Wstępna lista dokumentów i informacji ogranicza ryzyko paraliżu działalności gospodarczej, a informacja o kategorii ryzyka zwiększa przejrzystość kontroli planowej. Jednocześnie zmiany te nie ograniczają uprawnień organów podatkowych w zakresie żądania dodatkowych dokumentów w toku kontroli podatkowej.
Podsumowując, nowelizacja obowiązująca od 13 lipca 2025 r. stanowi istotny krok w kierunku bardziej partnerskiego modelu relacji pomiędzy podatnikiem a administracją skarbową, przy zachowaniu skuteczności kontroli podatkowej i ochrony interesu fiskalnego państwa.
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
Więcej z naszego bloga
