Podatki e commerce: Kluczowe zasady i wyzwania dla sprzedawców online
29/07/2025
Branża e-commerce to dziś jeden z najszybciej rozwijających się sektorów gospodarki, który nie tylko rewolucjonizuje handel, ale również stawia przed przedsiębiorcami nowe wyzwania podatkowe.
Rosnąca liczba zamówień, ekspansja zagraniczna i potrzeba skrócenia czasu dostawy powodują, że wielu sprzedawców decyduje się na składowanie towarów w różnych krajach, korzystając z magazynów zewnętrznych, centrów logistycznych lub własnych powierzchni magazynowych.
W tym kontekście coraz częściej pojawia się pytanie: kiedy taka działalność – formalnie prowadzona w modelu e-commerce – przestaje być wyłącznie sprzedażą internetową, a zaczyna być traktowana przez organy podatkowe jako prowadzenie magazynu, czyli zakładu podatkowego?
Zakład podatkowy – definicja i znaczenie w e-commerce
Zgodnie z przepisami prawa podatkowego, zwłaszcza w kontekście międzynarodowym, zakład podatkowy to stała placówka, przez którą przedsiębiorstwo zagraniczne prowadzi w całości lub części działalność gospodarczą w danym kraju.
Może to być np. biuro, oddział, warsztat, a także – co istotne – magazyn, jeśli służy nie tylko do przechowywania towarów, lecz także do prowadzenia działalności sprzedażowej lub operacyjnej.
W e-commerce rozróżnienie to ma fundamentalne znaczenie, ponieważ uznanie, że przedsiębiorca prowadzi zakład w danym kraju, oznacza konieczność rejestracji do celów podatku dochodowego oraz rozliczania lokalnych podatków.
Dla przedsiębiorców korzystających z zagranicznych magazynów – np. w ramach programu Amazon FBA (Fulfillment by Amazon) – oznacza to potencjalne ryzyko, że państwo, w którym znajdują się towary, uzna ich obecność za przejaw stałej działalności gospodarczej.
Taka interpretacja może prowadzić do obowiązku zapłaty podatku dochodowego od dochodów uzyskanych na danym terytorium, a także wiązać się z dodatkowymi obowiązkami księgowymi i sprawozdawczymi. Co więcej, niektóre kraje przyjmują bardzo szeroką definicję zakładu, uznając, że samo udostępnienie magazynu przez podmiot trzeci – np. operatora logistycznego – może być wystarczające do uznania, że zagraniczny przedsiębiorca posiada zakład.
Polska perspektywa – interpretacje, kontrole i praktyka. Podatki e commerce
W Polsce temat ten zyskał na znaczeniu wraz z rosnącą liczbą sprzedawców zagranicznych korzystających z krajowych centrów dystrybucyjnych. Organy podatkowe zaczęły dokładniej analizować sytuacje, w których towar fizycznie znajduje się w Polsce, a klientem końcowym również jest polski konsument.
Kluczowe staje się wtedy ustalenie, czy zagraniczny podmiot jedynie magazynuje towar na terytorium Polski (np. za pośrednictwem zewnętrznego operatora), czy też prowadzi tutaj działalność operacyjną, taką jak kompletowanie zamówień, obsługa zwrotów, reklamacji czy wsparcie sprzedaży. Im większy zakres faktycznej obecności operacyjnej w kraju, tym większe ryzyko uznania, że przedsiębiorca prowadzi zakład podatkowy.
W ostatnich latach wydano wiele interpretacji indywidualnych i stanowisk organów podatkowych, w których wskazuje się, że sama obecność towaru w magazynie nie zawsze oznacza powstanie zakładu – o ile magazyn pełni funkcję wyłącznie pomocniczą lub przygotowawczą.
Jednak jeśli przedsiębiorca wykorzystuje dane miejsce do stałego prowadzenia działalności handlowej, np. poprzez zatrudnienie personelu lokalnego lub podejmowanie decyzji biznesowych, ryzyko powstania zakładu zdecydowanie rośnie. To pokazuje, jak cienka może być granica pomiędzy typową działalnością e-commerce a uznaniem jej za działalność lokalną wymagającą opodatkowania w kraju obecności magazynowej.
Obowiązki podatkowe – co może spotkać e-sprzedawcę? Podatek vat
Uznanie, że w danym kraju powstał zakład, niesie poważne konsekwencje podatkowe. Po pierwsze, przedsiębiorca musi zarejestrować się do podatku dochodowego, co często wymaga ustanowienia przedstawiciela lub doradcy podatkowego, przygotowania dokumentacji księgowej i sporządzania lokalnych deklaracji.
Po drugie, niekiedy pojawia się konieczność zapłaty zaliczek na podatek, a także prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów przypisanych do danego zakładu. Dodatkowym obowiązkiem może być także podatek u źródła, jeśli zakład dokonuje wypłat na rzecz podmiotu macierzystego.
Nie bez znaczenia jest również kwestia stawek podatkowych – mogą się one różnić w zależności od kraju, a błędna kwalifikacja działalności może skutkować poważnymi zaległościami podatkowymi. W skrajnych przypadkach dochodzi do podwójnego opodatkowania dochodów, jeśli przedsiębiorca nie skorzysta z mechanizmów konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania.
Odpowiedzialność podatkowa może dotyczyć nie tylko osób prawnych, lecz także wspólników spółek osobowych lub właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych, co wprowadza dodatkowe ryzyka.
Praktyczne rekomendacje – jak ograniczyć ryzyko z tytułu importu towarów?
Dla przedsiębiorców działających w branży e-commerce kluczowe jest świadome planowanie logistyki i uwzględnianie skutków podatkowych swoich decyzji. Przed podjęciem współpracy z zagranicznymi operatorami magazynowymi lub otwarciem własnych centrów dystrybucyjnych warto przeanalizować lokalne przepisy oraz zasięgnąć porady doradcy podatkowego specjalizującego się w międzynarodowym prawie podatkowym.
Warto również pamiętać, że nie wszystkie państwa mają jednolitą interpretację pojęcia zakładu. Nawet w ramach Unii Europejskiej istnieją istotne różnice w podejściu do tej kwestii, co oznacza, że strategia bezpieczna w jednym kraju może być ryzykowna w innym.
Przykładowo, Francja i Niemcy przyjmują bardziej restrykcyjne podejście do uznawania obecności magazynowej za działalność podatkową, podczas gdy niektóre kraje Europy Środkowo-Wschodniej są bardziej liberalne – przynajmniej do czasu wydania formalnych interpretacji.
Kiedy magazyn to tylko magazyn?
Na gruncie przepisów o podatku dochodowym, w tym także międzynarodowych konwencji o unikaniu podwójnego opodatkowania, zakład podatkowy oznacza stałą placówkę, przez którą prowadzona jest w całości lub części działalność gospodarcza.
W praktyce może to oznaczać biuro, warsztat, punkt sprzedaży, ale także magazyn – jeśli jego rola nie ogranicza się wyłącznie do czynności pomocniczych, jak przechowywanie czy wysyłka. Kluczowe znaczenie ma zakres faktycznych działań realizowanych w danym miejscu.
Jeśli magazyn wykorzystywany jest do realizacji procesów logistycznych, takich jak pakowanie, etykietowanie, przyjmowanie zwrotów czy obsługa reklamacji – a dodatkowo przedsiębiorca ma w tym miejscu wpływ na sposób zarządzania towarem – może to sugerować, że magazyn jest elementem stałej infrastruktury biznesowej, a nie jedynie pasywnym punktem przeładunkowym.
Amazon FBA, fulfillment i zagraniczne centra dystrybucyjne – pułapki dla e-sprzedawców
Przykładem sytuacji budzącej kontrowersje podatkowe jest korzystanie z usług operatorów fulfillmentowych, jak Amazon FBA, gdzie towar trafia do magazynów w wielu krajach Unii Europejskiej. Choć formalnie sprzedawca nie posiada własnego magazynu, a jedynie zleca przechowywanie i dystrybucję towarów, wiele państw może uznać, że w istocie prowadzi on działalność na ich terytorium – ponieważ towary są dostępne lokalnie, klient krajowy otrzymuje produkt z krajowego magazynu, a organizacja procesu sprzedaży odbywa się zgodnie z lokalnymi oczekiwaniami rynku.
Jeżeli jednocześnie przedsiębiorca posiada pewien wpływ na sposób prowadzenia takiego magazynu – choćby poprzez ustalanie procedur realizacji zamówień czy udział pracowników w obsłudze klienta – rośnie ryzyko, że powstanie zakład podatkowy z wszelkimi tego konsekwencjami.
Konsekwencje podatkowe powstania zakładu. VAT e commerce
Uznanie, że e-sprzedawca prowadzi zakład w danym kraju, oznacza przede wszystkim obowiązek rejestracji do podatku dochodowego oraz prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej przypisanej do tego zakładu. Może to oznaczać konieczność odprowadzania podatku dochodowego od zysków osiągniętych na terytorium danego państwa, niezależnie od tego, gdzie znajduje się siedziba główna firmy.
Dodatkowo pojawiają się obowiązki sprawozdawcze, konieczność ustalenia tzw. ceny transferowej (jeśli zakład współpracuje z jednostką macierzystą) oraz ryzyko postępowania podatkowego w przypadku nieujawnienia działalności. W skrajnych przypadkach fiskus może uznać, że przedsiębiorca unikał opodatkowania, co skutkuje nie tylko domiarem podatku, ale także sankcjami karnymi skarbowymi.
Polska a zakład zagranicznego e-sprzedawcy – VAT UE
W Polsce administracja skarbowa coraz uważniej przygląda się zagranicznym przedsiębiorcom, którzy magazynują towary na terytorium kraju, a ich sprzedaż kierowana jest do polskich konsumentów. W szczególności pod lupą są działania zagranicznych firm e-commerce korzystających z polskich centrów logistycznych – zarówno własnych, jak i należących do podmiotów trzecich.
Organy podatkowe badają, czy działalność taka nosi cechy zakładu – analizując m.in. sposób obsługi zamówień, przepływ dokumentacji, zakres odpowiedzialności operacyjnej oraz to, kto podejmuje decyzje handlowe. Coraz więcej postępowań kończy się wnioskami o rejestrację do CIT w Polsce i nałożeniem obowiązków sprawozdawczych.
Gdzie kończy się logistyka, a zaczyna działalność podatkowa?
Granica między zwykłym przechowywaniem towarów a prowadzeniem działalności operacyjnej w danym kraju bywa bardzo cienka. Nie wystarczy opierać się na formalnych zapisach umowy – istotna jest analiza rzeczywistych działań.
Organy podatkowe coraz częściej przyjmują podejście ,,substance over form”, czyli patrzą na faktyczne zdarzenia gospodarcze, a nie tylko zapisy w umowie z operatorem logistycznym. Jeżeli sprzedawca utrzymuje ciągły stan magazynowy, dba o rotację towarów, obsługuje zwroty i kontroluje przebieg wysyłek – wszystko to może wskazywać, że miejsce przechowywania towarów pełni funkcję zakładu.
Praktyczne rekomendacje dla przedsiębiorców w zakresie podatku vat
Każdy sprzedawca internetowy planujący magazynowanie towarów poza granicami kraju powinien rozważyć skutki podatkowe swoich działań. Zdecydowanie warto przeanalizować lokalne przepisy oraz zapisy umów z operatorami pod kątem kontroli operacyjnej nad procesem logistycznym.
W wielu przypadkach zasadna będzie konsultacja z doradcą podatkowym lub przygotowanie dokumentacji potwierdzającej, że magazyn nie pełni funkcji operacyjnej. W razie wątpliwości możliwe jest też wystąpienie o interpretację indywidualną w kraju, gdzie towar ma być magazynowany, co zabezpiecza przed przyszłymi roszczeniami fiskusa.
Dropshipping a podatki. Rozliczania vat
Ponadto, wskazania wymaga także, że dropshipping to model biznesowy, który zdobył dużą popularność w ostatnich latach. W tym przypadku przedsiębiorca nie przechowuje towarów, lecz pełni rolę pośrednika między hurtownią a klientem końcowym. Choć towar jest wysyłany bezpośrednio do klienta, transakcje te traktowane są identycznie jak w przypadku tradycyjnego importu towarów.
Zatem, jeśli sprzedawca angażuje się w transakcje z zagranicznymi dostawcami, obowiązują go te same zasady podatkowe, co w przypadku importu. W zależności od kierunku sprzedaży (do UE lub poza UE), zastosowanie mogą mieć różne procedury VAT.
Jeżeli roczny obrót przedsiębiorcy nie przekracza 200 000 zł i nie sprzedaje towarów objętych obowiązkiem VAT, może skorzystać ze zwolnienia z VAT. W takim przypadku faktury zakupu towaru uznaje się za koszt uzyskania przychodu, natomiast do faktur sprzedaży nie dolicza się VAT-u.
Dla czynnych podatników VAT, faktury zakupu stanowią koszt uzyskania przychodu z możliwością odliczenia VAT-u, a faktury sprzedaży muszą być obciążone odpowiednią stawką VAT.
Sprzedaż na marketplace’ach a podatki z tytułu sprzedaży towarów
Sprzedaż na platformach typu marketplace (np. Allegro, Amazon, eBay, Etsy) to obecnie jeden z najczęstszych sposobów prowadzenia działalności w e-commerce. Z punktu widzenia podatkowego, sprzedaż na marketplace’u nie różni się od sprzedaży przez własną stronę internetową.
Tak jak w przypadku tradycyjnej sprzedaży, przedsiębiorca musi rozliczać podatek dochodowy oraz VAT. Dla sprzedaży wewnątrz UE stosuje się procedurę VAT OSS, a dla sprzedaży poza UE – zasady eksportu.
Prowizje, marże oraz inne opłaty związane z korzystaniem z platform sprzedażowych mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, podobnie jak wydatki na reklamy czy promowanie ofert. Ważne jest, aby odpowiednio ewidencjonować te wydatki, aby były one uznawane za koszty firmowe.
Kasy fiskalne w e-commerce – kiedy są wymagane? Usługi elektroniczne
Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej (B2C), oraz rolników ryczałtowych, wiąże się z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej. Istnieją jednak wyjątki od tej zasady.
Przedsiębiorcy, których roczny obrót w poprzednim roku obrotowym nie przekroczył 20 000 zł, mogą skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Ponadto, sprzedaż wysyłkowa, w przypadku której zapłata za towar jest dokonywana za pośrednictwem przelewu bankowego, również nie wymaga używania kasy fiskalnej.
Z kolei sprzedaż niezwolniona z obowiązku ewidencjonowania może być realizowana przy użyciu kas online, które umożliwiają integrację z systemem sprzedaży i automatyczne wystawianie e-paragonów.
ZUS i składki zdrowotne w e-commerce. Deklaracje podatkowe
Prowadząc działalność gospodarczą w e-commerce, przedsiębiorca ma obowiązek opłacania składek na ZUS. Dla nowych firm dostępne są różne ulgi, takie jak Ulga na Start, która pozwala na zwolnienie z płacenia składek na ubezpieczenia społeczne przez pierwsze 6 miesięcy działalności. Dla przedsiębiorców, którzy prowadzą działalność przez co najmniej 2 lata, dostępna jest również możliwość korzystania z preferencyjnych składek w ramach Małego ZUS Plus.
W przypadku składek zdrowotnych, w 2025 roku ich wysokość zależy od formy opodatkowania przedsiębiorcy.
Dla osób rozliczających się na zasadach ogólnych składka wynosi 9%, a dla podatników liniowych – 4,9%. W przypadku ryczałtu, składka zależy od wysokości przychodu przedsiębiorcy, a jej wysokość może wynosić od 9% do 180% przeciętnego wynagrodzenia.
KSeF – Krajowy System e-Faktur a e-commerce. VAT UE?
Poza tym, także wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) przez Ministerstwo Finansów oznacza obowiązek przesyłania faktur do systemu, zamiast wysyłania ich bezpośrednio do kontrahentów. System ten stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców z obrotami powyżej 200 mln zł od lutego 2026 roku, a dla pozostałych – od kwietnia 2026 roku.
Choć faktury wystawiane na rzecz konsumentów końcowych nie muszą być przesyłane przez KSeF, faktury dla innych firm muszą być już wystawiane za pośrednictwem tego systemu.
Aby przygotować się do nadchodzących zmian, warto sprawdzić, czy oprogramowanie do fakturowania jest kompatybilne z KSeF, a także zadbać o integrację z systemami księgowymi.
Najczęstsze błędy podatkowe w e-commerce – także w zakresie opodatkowania vat
W branży e-commerce często dochodzi również do popełniania błędów podatkowych. Do najczęstszych należy niewłaściwa rejestracja VAT OSS, brak odpowiednich dokumentów celnych przy imporcie towarów z Chin, a także błędy w wystawianiu faktur, w tym niewłaściwe wskazanie kraju sprzedaży.
Ponadto, wielu przedsiębiorców błędnie traktuje wydatki prywatne jako firmowe, co może prowadzić do nieprawidłowego rozliczenia kosztów i poważnych konsekwencji podatkowych.
Współpraca z biurem rachunkowym – czy warto?
Współpraca z biurem rachunkowym to rozwiązanie, które może przynieść wiele korzyści, szczególnie w branży e-commerce, gdzie przepisy są złożone, a transakcje często wymagają specjalistycznej wiedzy. Biuro rachunkowe pomoże zadbać o prawidłowe rozliczenie podatków, prowadzenie ewidencji i spełnianie obowiązków sprawozdawczych.
Dzięki integracji z systemami sprzedażowymi, księgowość online staje się wygodnym rozwiązaniem, które pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć błędów w rozliczeniach.
Podsumowanie
Reasumując, branża e-commerce stawia przedsiębiorców przed koniecznością ciągłego dostosowywania się do zmieniającego się otoczenia prawnego i podatkowego. W dobie przyspieszonej cyfryzacji i rosnących oczekiwań konsumentów co do szybkości dostaw, składowanie towarów w różnych lokalizacjach staje się koniecznością.
Jednak granica między zwykłym magazynowaniem a prowadzeniem działalności gospodarczej jest cienka i często rozmyta. Dla fiskusa to właśnie ta granica decyduje, czy przedsiębiorca powinien zapłacić podatek dochodowy w danym kraju.
Chcesz omówić swoją sytuację z doradcą podatkowym? Wypełnij formularz poniżej – oddzwonimy do Ciebie.
Zostaw kontakt do siebie
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Więcej z naszego bloga
