Zmiany w fakturowaniu w 2026 – przygotuj firmę na KSeF w kilku krokach

29/08/2025

Od 2026 roku przedsiębiorców w Polsce czekają istotne zmiany w zakresie dokumentowania transakcji gospodarczych, ponieważ zacznie obowiązywać obligatoryjny Krajowy System e-Faktur (KSeF).

To rozwiązanie, które wprowadza całkowicie nową filozofię obiegu dokumentów sprzedażowych, ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, uproszczenie kontroli oraz zwiększenie bezpieczeństwa obrotu gospodarczego. Dotychczas stosowane faktury elektroniczne, choć powszechne, pozostawały w gestii podatnika i były przesyłane kontrahentom w tradycyjny sposób – e-mailem, w formacie PDF lub papierowym.

Podstawowe funkcje i znaczenie KSeF 2026. Aplikacji podatnika ksef

Krajowy System e-Faktur stanie się centralnym narzędziem do wystawiania, przechowywania i udostępniania faktur. Oznacza to, że podatnicy nie będą mogli już wysyłać kontrahentowi dokumentu sprzedaży bezpośrednio – zrobi to za nich system, a kontrahent otrzyma dostęp do faktury poprzez dedykowany interfejs.

W praktyce przedsiębiorcy będą korzystać z programów księgowych zintegrowanych z KSeF, które będą komunikować się z bazą Ministerstwa Finansów. Dla fiskusa oznacza to pełną i natychmiastową transparentność w zakresie obrotu gospodarczego, dla przedsiębiorców natomiast konieczność dostosowania procesów wewnętrznych, obiegu dokumentów i procedur księgowych.

Obowiązkowy KSeF 2026 – kogo obejmie i kiedy

Terminy wejścia obowiązku są już znane i nieprzewidziane do zmian. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek dotyczy dużych firm, których obrót roczny przekracza 200 mln zł, natomiast od 1 kwietnia 2026 roku obejmie wszystkich pozostałych podatników VAT. Polska dostosowuje się tym samym do unijnego kierunku cyfryzacji rozliczeń, a Krajowy System e-Faktur ma stać się filarem nowoczesnego fakturowania i centralnym narzędziem obsługi dokumentów podatkowych.

KSeF 2026 to nie tylko obowiązek – to projekt technologiczny i organizacyjny

Wielu przedsiębiorców błędnie sądzi, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur sprowadza się wyłącznie do pracy księgowej. W rzeczywistości przygotowanie organizacji wymaga kompleksowego podejścia obejmującego analizę procesów sprzedaży i zakupu, dostosowanie systemów fakturowania i księgowości, przeszkolenie użytkowników oraz wdrożenie procedur kontroli dokumentów, które nie będą już funkcjonować w formie papierowej ani PDF.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur powinno angażować nie tylko dział księgowości, ale również dział handlowy, administrację, zarząd oraz IT, co czyni z tego projektu przedsięwzięcie międzydziałowe.

Masz pytania?

Doradca podatkowy jest do Twojej dyspozycji.

Dlaczego dostęp do faktur w KSeF jest niezbędny. Obowiązek wystawiania faktur w systemie

Dostęp do faktur w Krajowym Systemie e-Faktur od 1 lutego 2026 r. jest konieczny, nawet jeśli obroty przedsiębiorstwa nie przekraczają limitu 200 mln zł. Faktury wystawione przez podmioty objęte obowiązkiem będą dostępne wyłącznie w systemie. W praktyce oznacza to, że każda firma musi zapewnić sobie dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur, aby móc odbierać dokumenty od swoich kontrahentów.

Aspekty prawne odbierania faktur w KSeF 2026

Choć ustawa o VAT nie formułuje wprost obowiązku odbierania faktur przez Krajowy System e-Faktur, wskazuje, że faktury ustrukturyzowane są „wysyłane i odbierane przez KSeF”.

W praktyce oznacza to konieczność zapewnienia dostępu do systemu, aby przedsiębiorstwo mogło otrzymywać dokumenty od kontrahentów korzystających z e-fakturowania. Brak technicznego przygotowania może skutkować problemami w obrocie dokumentów i prawidłowym rozliczaniu podatku VAT.

Jak uzyskać dostęp do faktur w KSeF 2026

Odbiorca faktury może uzyskać dostęp poprzez uwierzytelnienie w Krajowym Systemie e-Faktur lub poprzez dostęp anonimowy, podając określone dane faktury. Faktury wystawione w KSeF stają się automatycznie dostępne dla odbiorców, co upraszcza ich obieg i eliminowanie konieczności manualnego pobierania dokumentów.

Metody dostępu do KSeF

Dostęp do faktur w systemie może odbywać się poprzez różne środki identyfikacji elektronicznej, takie jak węzeł krajowy, kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowana pieczęć elektroniczna lub certyfikat KSeF.

Etap przygotowań – analiza procesów w firmie

Pierwszym krokiem, jaki powinna podjąć każda firma, jest szczegółowa analiza obecnego obiegu faktur w przedsiębiorstwie. Należy zidentyfikować, w jaki sposób wystawiane są dokumenty, jak przebiega ich akceptacja, jakie systemy są wykorzystywane oraz jakie miejsca potencjalnie mogą być najbardziej narażone na trudności związane z wdrożeniem nowego rozwiązania.

Dla części przedsiębiorców zmiana będzie stosunkowo prosta, jeśli już teraz korzystają z nowoczesnych systemów ERP i obsługują dużą część dokumentacji elektronicznie. W innych przypadkach, zwłaszcza w mniejszych firmach, konieczne będzie opracowanie nowych procedur i wdrożenie dodatkowych narzędzi.

Analiza procesów fakturowania w firmie

Pierwszym krokiem jest dokładne przyjrzenie się obecnym procedurom związanym z wystawianiem i obiegiem faktur. W wielu przedsiębiorstwach fakturowanie odbywa się w różnych działach, przy użyciu odmiennych narzędzi czy systemów, a czasami nawet wciąż w formie ręcznej.

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur wymaga centralizacji i uporządkowania tych procesów. Dlatego warto sporządzić mapę procesów – od momentu powstania obowiązku podatkowego, przez wystawienie faktury, aż po jej archiwizację i przekazanie do księgowości. Pozwoli to wskazać obszary wymagające dostosowania i określić, które elementy pracy będą musiały przejść do systemu elektronicznego.

Obniż zobowiązania podatkowe swojej firmy!

Nie trać środków na zbyt wysokie podatki.

Wybór odpowiedniego narzędzia do obsługi KSeF

Kolejnym istotnym elementem jest decyzja, w jaki sposób firma będzie komunikowała się z KSeF. Możliwości są dwie: korzystanie bezpośrednio z darmowej platformy Ministerstwa Finansów albo wdrożenie integracji w ramach własnego oprogramowania finansowo-księgowego lub ERP.

Pierwsza opcja może być wystarczająca dla mikroprzedsiębiorców, jednak dla większych firm, gdzie liczba faktur jest duża i procesy bardziej złożone, kluczowe jest wdrożenie systemów zintegrowanych. Należy więc sprawdzić, czy obecne oprogramowanie obsłuży integrację z Krajowym Systemem e-Faktur, czy konieczne będzie wprowadzenie nowego rozwiązania (z uwagi na certyfikaty wystawcy faktury itd).

To etap, który często wymaga współpracy z dostawcami oprogramowania i odpowiedniego zaplanowania budżetu.

Szkolenie pracowników i opracowanie procedur

Nawet najlepsze narzędzie nie spełni swojej funkcji, jeśli pracownicy nie będą potrafili się nim posługiwać. Wdrożenie systemu e faktur ksef wymaga przeprowadzenia szkoleń zarówno dla działu księgowości, jak i osób odpowiedzialnych za sprzedaż i wystawianie faktur.

Ważne jest także opracowanie nowych procedur wewnętrznych – np. kto ma prawo do wysyłania faktur do systemu e faktur ksef, jak wygląda obieg faktury po jej wystawieniu, w jaki sposób obsługiwane będą korekty czy faktury zaliczkowe. Dokumentacja procedur pozwoli uniknąć chaosu organizacyjnego i uprości proces w razie kontroli podatkowej.

Testy i pilotażowe wdrożenie systemu

Nie warto czekać do ostatniej chwili, aż system e faktur ksef stanie się obowiązkowy. Już teraz możliwe jest dobrowolne wystawianie faktur przez system i to najlepszy sposób na oswojenie się z nowymi zasadami. Ministerstwo finansów daje nam taką opcję.

Firma powinna przeprowadzić etap testowy, w którym niewielka część faktur wystawiana będzie przez KSeF, aby sprawdzić, jak działa system w praktyce i jakie napotyka trudności. Testy pozwolą także ocenić, czy integracja systemowa przebiega prawidłowo, a dane trafiają we właściwe miejsca w księgowości i raportach.

Stała kontrola i dostosowywanie procesów. Obowiązek wystawiania faktur w systemie

Wdrożenie KSeF nie jest jednorazową czynnością, lecz procesem, który wymaga stałego monitorowania. W trakcie korzystania z systemu mogą pojawić się nowe wytyczne Ministerstwa Finansów, zmiany w przepisach lub dodatkowe funkcjonalności.

Dlatego ważne jest, aby firma miała w organizacji osobę odpowiedzialną za bieżące monitorowanie zmian i dostosowywanie procedur. Pozwoli to uniknąć błędów, które mogłyby skutkować sankcjami podatkowymi czy opóźnieniami w rozliczeniach.

Wdrożenie odpowiednich narzędzi informatycznych. Kwestie aplikacji podatnika ksef

Kolejnym istotnym etapem przygotowań jest dostosowanie systemów księgowych i sprzedażowych do wymogów KSeF. Producenci oprogramowania finansowo-księgowego już przygotowują odpowiednie integracje, ale to przedsiębiorca odpowiada za wybór i wdrożenie rozwiązania zgodnego z jego potrzebami.

Ważne jest, aby system był nie tylko kompatybilny z KSeF, lecz także dostosowany do specyfiki firmy i umożliwiał np. generowanie raportów, kontrolę uprawnień użytkowników czy automatyzację procesu akceptacji dokumentów. Inwestycja w narzędzia IT to również okazja do usprawnienia procesów i redukcji kosztów administracyjnych.

Szkolenie pracowników i budowanie świadomości. Krajowy system e faktur

Nowe zasady fakturowania nie obejdą się bez udziału pracowników działów księgowych, finansowych, a często także sprzedaży czy obsługi klienta. Dlatego niezwykle ważne jest przeprowadzenie szkoleń, które pozwolą zrozumieć istotę zmian, nauczyć się obsługi nowego systemu i uniknąć błędów w codziennej pracy.

Warto pamiętać, że błędnie wystawiona faktura w KSeF będzie widoczna natychmiast dla organów podatkowych, co zwiększa ryzyko konsekwencji finansowych i formalnych. Odpowiednie przygotowanie kadry jest zatem elementem minimalizującym ryzyko operacyjne.

Testowanie i okres przejściowy – wystawianie faktur elektronicznych

Ministerstwo Finansów przewidziało możliwość testowania systemu jeszcze przed jego pełnym wejściem w życie. Warto z tego skorzystać, aby sprawdzić integrację, przepływ danych i reakcję pracowników na nowe rozwiązania.

W okresie przejściowym przedsiębiorcy mogą równolegle korzystać z dotychczasowych metod fakturowania i KSeF, co ułatwia stopniowe wdrożenie systemu. To najlepszy czas, aby wyłapać błędy, wprowadzić korekty i upewnić się, że cała organizacja jest gotowa na 2026 rok.

Tryb offline24 – rozwiązanie awaryjne czy standard. Temat działania systemu

Nowe przepisy wprowadzają tzw. tryb offline24, który pozwala podatnikowi przesłać fakturę do KSeF do końca następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, pod warunkiem posiadania specjalnego certyfikatu z uprawnieniem offline i integracji systemu księgowego z KSeF.

W przeciwnym wypadku faktura musi zostać przesłana w dniu jej wystawienia. Już teraz warto sprawdzić, czy dostawca oprogramowania obsługuje tę funkcjonalność, aby uniknąć problemów operacyjnych po wejściu w życie obowiązku.

Fakty vs. mity – najczęstsze pytania przedsiębiorców – czy KSeF umożliwi wystawianie podstawowych faktur elektronicznych

Wielu przedsiębiorców popełnia błędy w rozumieniu KSeF. Nieprawdziwe jest przekonanie, że można odkładać wdrożenie do 2026 roku – już od lutego duże firmy będą przesyłać faktury przez system, a brak przygotowania uniemożliwi ich prawidłowe odebranie i zaksięgowanie.

KSeF nie jest zadaniem wyłącznie dla księgowości – sprzedawcy muszą wiedzieć, jak i kiedy przesłać dokumenty, a księgowość pełni funkcję doradczą. Przesyłanie załączników do faktur wymaga zgody KAS i wykazania potrzeby ich dołączenia; w wielu przypadkach konieczne będzie korzystanie z innych kanałów przesyłania dokumentów powiązanych.

Uprawnienia i kod QR

Obsługa KSeF wymaga nadania odpowiednich uprawnień osobom lub biurom rachunkowym – w zależności od funkcji użytkownika, będzie on mógł wystawiać, przeglądać lub pobierać faktury.

W przypadku udostępniania faktur konsumentom konieczne będzie dodanie kodu QR umożliwiającego weryfikację dokumentu w systemie, co dotyczy np. sklepów internetowych i firm usługowych.

Korzyści i wyzwania związane z KSef 2026. Kwestia rzetelnych konsultacji

Choć wdrożenie KSeF wymaga od przedsiębiorców wysiłku organizacyjnego i finansowego, niesie też ze sobą wymierne korzyści. Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, co oznacza brak konieczności archiwizacji w firmie i łatwy dostęp do dokumentów.

Zmniejszy się ryzyko zagubienia faktur czy ich sfałszowania, a rozliczenia z kontrahentami będą bardziej przejrzyste. Jednocześnie jednak przedsiębiorcy muszą liczyć się z nowymi obowiązkami, jak np. nadzorowanie uprawnień do wystawiania faktur czy zapewnienie ciągłości integracji systemu w przypadku awarii.

Harmonogram testowania KSeF. Wystawianie faktur od 1 lutego 2026 r.

Od 30 września 2025 r. udostępnione będzie testowanie interfejsu API KSeF 2.0, natomiast od listopada 2025 r. przewidziano testową wersję Aplikacji Podatnika.

Wczesne testowanie pozwala firmom przygotować się do obowiązkowego korzystania z systemu i upewnić się, że wszystkie procesy działają prawidłowo przed rozpoczęciem obowiązku odbierania faktur w lutym 2026 r.

Okres przejściowy i ułatwienia

Sankcje za nieprawidłowe korzystanie z KSeF będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. W okresie przejściowym administracja skarbowa koncentruje się na edukacji i wsparciu użytkowników, co daje przedsiębiorcom czas na dostosowanie systemów i procedur bez ryzyka kar pieniężnych.

Podsumowanie – jak przygotować firmę na 2026 rok

Wejście w życie obowiązkowego KSeF oznacza największą od lat zmianę w systemie fakturowania w Polsce. Przedsiębiorcy powinni już dziś rozpocząć przygotowania, zaczynając od analizy procesów i wyboru odpowiednich narzędzi informatycznych, przez szkolenie pracowników, aż po testowanie systemu w praktyce.

Im wcześniej firma podejmie działania, tym płynniejsze będzie przejście do nowych zasad. KSeF to wyzwanie, ale także szansa na uporządkowanie dokumentacji, poprawę płynności finansowej i zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego. Od 2026 roku fakturowanie stanie się procesem w pełni cyfrowym, a przedsiębiorcy, którzy dobrze przygotują się do tej zmiany, zyskają przewagę konkurencyjną i pewność działania w zgodzie z przepisami.

Chcesz omówić swoją sytuację z doradcą podatkowym? Wypełnij formularz poniżej – oddzwonimy do Ciebie.