Będzie elektroniczny rejestr fundacji rodzinnych?

16/01/2026

Wprowadzenie fundacji rodzinnych do polskiego systemu prawnego wywołało ogromne zainteresowanie. Od chwili wejścia w życie Ustawy o fundacji rodzinnej z 26 stycznia 2023 r. praktyka pokazała jednak, że obecny model prowadzenia rejestru – wyłącznie analogowy – nie przystaje do współczesnych realiów obrotu gospodarczego, w którym standardem stała się postać elektroniczna, podpis elektroniczny, szybki dostęp do informacji oraz możliwość obsługi spraw online. Dlatego coraz częściej powraca pytanie: Czy wreszcie powstanie elektroniczny rejestr fundacji rodzinnych?

Obecny model rejestru: analogowy system informatyczny bez internetu

Zgodnie z ustawą, jedynym organem właściwym do prowadzenia rejestru fundacji rodzinnych jest Sąd Okręgowy w Piotrkowie Trybunalskim. Rejestr ten działa w oparciu o system informatyczny, lecz – paradoksalnie – nie jest to system teleinformatyczny, co oznacza brak jakiejkolwiek możliwości internetowego wglądu. Dane można uzyskać wyłącznie w siedzibie sądu rejestrowego, pod nadzorem upoważnionego pracownika sądowego, a wgląd do akt rejestrowych nadal wymaga fizycznej obecności. Nie funkcjonuje żadna wyszukiwarka dostępna za pośrednictwem strony internetowej sądu okręgowego, a fundator zgłasza fundację rodzinną poprzez tradycyjny, papierowy wniosek na urzędowym formularzu.

Fundacja rodzinna – Co to jest i czy się opłaca?

Taki model, choć zapewnia ochronę danych gromadzonych w rejestrze, rodzi liczne problemy praktyczne. Po pierwsze, czas oczekiwania na wydanie odpisu, wyciągu lub zaświadczenia przekracza nierzadko miesiąc. Po drugie, każdy dokument w formie urzędowej przygotowuje ręcznie pracownik sądu rejestrowego, który musi go podpisać – czy to podpisem elektronicznym, podpisem osobistym, czy podpisem zaufanym. Po trzecie, brak cyfryzacji utrudnia weryfikację danych np. przez banki realizujące obowiązki związane z przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, gdzie konieczne bywa przedstawienie aktualnego odpisu z RFR.

W efekcie rośnie presja ze strony przedsiębiorców, pełnomocników oraz samego sądu okręgowego, aby stworzyć wreszcie elektroniczny rejestr fundacji rodzinnych, dostępny online na adresie strony internetowej sądu lub – docelowo – w odrębnym systemie teleinformatycznym podobnym do e-KRS.

Projekt zmian: pierwszy krok ku cyfryzacji

Listopadowy projekt Rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie rejestru fundacji rodzinnych (nr B883) przedstawiony przez Ministerstwo Sprawiedliwości zapowiada częściową modernizację systemu. Zmiany przewidują, że treść wpisów będzie wreszcie publicznie dostępna za pośrednictwem strony internetowej sądu okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, obsługiwanej przez Biuro Obsługi Interesanta. W ten sposób każdy zainteresowany – także osoba mająca interes prawny – uzyska możliwość wglądu w dane wpisane do rejestru bez konieczności osobistej wizyty w Piotrkowie.

To rozwiązanie ma istotne znaczenie dla całego obrotu gospodarczego. Choć nadal nie będzie to w pełni elektroniczny rejestr, dostęp online pozwoli łatwo zweryfikować podstawowe informacje, takie jak:

nazwa fundacji,
ich siedziby,
skład zgromadzenia beneficjentów,
sposób powołania zarządu,
czas trwania fundacji rodzinnej,
wysokość funduszu założycielskiego,
zakres wykonywanej działalności gospodarczej.

Nowością ma być również możliwość pobierania informacji w formie wydruku komputerowego – co prawda nieposiadających mocy dokumentu urzędowego, lecz wystarczających do wstępnej weryfikacji. Takie informacje będą generowane z aktualnych danych wprowadzonych do systemu informatycznego danych zawartych w rejestrze, a ich autentyczność będzie wynikała z faktu, że pochodzą ze strony prowadzonej przez sąd.

Masz pytania?

Doradca podatkowy jest do Twojej dyspozycji.

Co nie zmieni się na razie?

Projekt nie przewiduje jednak najważniejszego – czyli pełnej cyfryzacji na wzór Krajowego Rejestru Sądowego, gdzie odpisy pobiera się automatycznie, w dowolnym momencie. Nadal rejestrze fundacji rodzinnych składa się dokumenty w formie papierowej oraz – w niektórych przypadkach – dodatkowo na nośniku elektronicznym. W przypadku np. sprawozdania finansowego lub uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego konieczne będzie dołączenie pełnego zestawu dokumentów, włącznie z uchwałami o podziale zysku, pokryciu straty czy udzieleniu absolutorium.

Wniosek o formalny odpis nadal będzie wymagał tradycyjnej procedury. Co prawda projekt zakłada możliwość złożenia wniosku przez adres poczty elektronicznej, ale odpis elektroniczny będzie musiał zostać przygotowany przez pracownika i opatrzony odpowiednim podpisem – czyli system nadal nie będzie w pełni zautomatyzowany.

Podobnie nie zmieniają się zasady wprowadzania wpisów. Tak jak dotychczas, wpis do rejestru fundacji rodzinnych polega na ręcznym wprowadzeniu do systemu danych wynikających z postanowieniu sądu rejestrowego niezwłocznie, a wpis uznaje się za dokonany z chwilą zamieszczenia danych.

Jak fundacja rodzinna może skutecznie obniżyć Twoje podatki CIT i PIT?

Czy to wystarczy praktyce?

Środowisko prawnicze – w tym liczni eksperci od dawna podkreślają, że rozwiązania częściowe nie rozwiążą problemu. Rejestr, który nie umożliwia pobierania dokumentów urzędowych w sposób zautomatyzowany, będzie zawsze mniej praktyczny niż e-KRS.

Szczególne znaczenie ma także kwestia odpisów. Informacja dostępna online nie będzie miała mocy urzędowej – nie będzie to formalny odpis, lecz jedynie informacja odpowiadająca jego treści. Jak zareagują na to banki? Czy instytucje związane z AML zaakceptują taki dokument? To kwestie otwarte.

Jednak mimo ograniczeń, w środowisku panuje przekonanie, że proponowane zmiany stanowią potrzebny krok. Umożliwią usprawnienie procedur, ograniczą kolejki w sekretariacie sądu i w pewnym stopniu zmniejszą obciążenie działu rejestrowego Sądu Okręgowego w Piotrkowie Trybunalskim, który w 2024 r. obsłużył już kilka tysięcy zgłoszeń.

Elektroniczny rejestr – wizja docelowa

Docelowa wizja zakłada jednak znacznie więcej. W przyszłości elektroniczny rejestr fundacji rodzinnych mógłby funkcjonować w pełni online – w systemie teleinformatycznym, z dostępem do akt rejestrowych, możliwością składania wniosków w formie elektronicznej, pełną integracją z bazą adresów elektronicznych, usługami doręczeń elektronicznych oraz automatycznym generowaniem odpisów i zaświadczeń.

Taki model zapewniłby:

ogromną oszczędność czasu dla fundatorów i pełnomocników,
eliminację ryzyka błędów wynikających z ręcznego przepisywania danych,
efektywniejszą kontrolę w obszarze AML,
lepszą ochronę i zapewnienie bezpieczeństwa danych,
dostęp do informacji każdego zainteresowanego bez względu na miejsce przebywania.

Co więcej, wiele fundacji rodzinnych posiada rozbudowany majątek fundacji rodzinnej, prowadzi różne formy działalności oraz działa w strukturach obejmujących jednostki w całej Polsce. Dla takich podmiotów szybka, elektroniczna komunikacja jest koniecznością.

Opodatkowanie fundacji rodzinnych – od założenia do prowadzenia działalności.

Podsumowanie: czy elektroniczny rejestr jest blisko?

Zmiany proponowane przez ministerstwo to bez wątpienia krok naprzód. Uruchomienie informacji online na stronie internetowej sądu ułatwi codzienną obsługę prawną i gospodarczą. Nadal jednak pozostaniemy w pół drogi między analogowym rejestrem a pełną cyfryzacją.

Z perspektywy praktycznej oznacza to, że pełnomocnicy, przedsiębiorcy oraz beneficjenci fundacji rodzinnych muszą jeszcze poczekać na rozwiązania naprawdę nowoczesne. Ostatecznie to ustawodawca musi zdecydować, czy polski system prawny będzie rozwijał się w kierunku pełnej cyfryzacji na wzór e-KRS.

Do tego czasu rejestr pozostanie konstrukcją hybrydową – częściowo otwartą cyfrowo, ale nadal wymagającą tradycyjnego kontaktu z sądem i fizycznej pracy personelu.

Jedno jest pewne: rosnąca liczba fundacji rodzinnych, ich znaczenie dla sukcesji biznesów oraz potrzeby obrotu gospodarczego sprawiają, że wprowadzenie pełnego elektronicznego rejestru fundacji rodzinnych jest tylko kwestią czasu. Pytanie brzmi nie „czy”, lecz „kiedy”.