KPAN KSIĘGOWOŚĆ I PODATKI

Branża hotelarsko-gastronomiczna

Branża hotelarsko-gastronomiczna działa w dynamicznym i wieloaspektowym otoczeniu regulacyjnym – obejmującym przepisy prawa pracy, sanitarno-epidemiologiczne, normy dotyczące bezpieczeństwa żywności, standardy obsługi klienta oraz zasady ewidencjonowania sprzedaży i stosowania kas fiskalnych.

Firmy z sektora HoReCa (hotele, restauracje, catering, usługi eventowe) muszą również przestrzegać przepisów prawa podatkowego, a także zadbać o prawidłową dokumentację pracowniczą, w tym przy umowach sezonowych, cywilnoprawnych i kontraktach menedżerskich. Jakiekolwiek uchybienie w tych obszarach może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i wizerunkowych, szczególnie w przypadku kontroli ze strony urzędów skarbowych lub inspekcji sanitarnej.

Specjalnie dla branży hotelarsko-gastronomicznej stworzyliśmy usługi:

Kadry i Płace

Doradztwo podatkowe

Wsparcia w kontaktach z administracją publiczną

Fuzji i restrukturyzacji

Przekształcenia działalności

Analizy

To co nas wyróżnia to to, że jako jedni z nielicznych wiemy jak skutecznie i bezpiecznie rozliczać branże hotelarsko-gastronomiczną oraz jak optymalizować koszty, aby klienci nie płacili wysokich podatków nie mieli problemów z urzędami skarbowymi.

Obrazek przedstawiający 4 biznesmanów stojących obok siebie, jeden z nich siedzi przed laptopem

Dlaczego warto podjąć z nami współpracę?

Doświadczenie w branży: Obsługujemy restauracje, hotele, sieci gastronomiczne, firmy cateringowe oraz punkty sezonowe – znamy specyfikę ich działalności, wiemy, jakie problemy są najbardziej kosztowne i jak im skutecznie zapobiegać.

Kompleksowe wsparcie: Łączymy kompetencje z zakresu księgowości, prawa podatkowego, rozliczeń kadrowych i doradztwa operacyjnego – dzięki temu nasi klienci mogą skupić się na prowadzeniu biznesu, nie na biurokracji..

Bieżące doradztwo i elastyczność: Reagujemy na zmiany w przepisach, wspieramy w nagłych sytuacjach (np. kontrole, zmiany w stawkach VAT, sezonowe zatrudnienie) i pomagamy w długoterminowym planowaniu podatkowym.

Bezpieczeństwo podatkowe: Regularnie przeprowadzamy audyty, identyfikujemy ryzyka, wdrażamy bezpieczne mechanizmy optymalizacji podatkowej zgodnie z aktualnymi interpretacjami prawa..

Specjalistyczna wiedza: Rozumiemy różnice między usługą noclegową a kompleksową usługą hotelarską z wyżywieniem. Pomagamy w prawidłowym stosowaniu stawek VAT, ewidencjonowaniu sprzedaży w kasach fiskalnych oraz rozliczeniach dotacji i wsparcia finansowego.

Najczęstsze wyzwania podatkowo-księgowe w branży hotelarsko-gastronomicznej

Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie hotelarsko-gastronomicznej – skontaktuj się z nami. Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko obowiązek, ale realna oszczędność i spokój w kontaktach z urzędami.

Oto zestawienie najczęstszych wyzwań podatkowo-księgowych w branży hotelarsko-gastronomicznej, z którymi zmagają się właściciele i menedżerowie hoteli, restauracji, pensjonatów czy firm cateringowych:

1

Stosowanie właściwych stawek VAT

  • Zróżnicowanie stawek VAT (8%, 23%) w zależności od rodzaju świadczonej usługi (np. nocleg, gastronomia, sprzedaż alkoholu, catering) powoduje liczne błędy i ryzyko korekt.
  • Problematyczne bywa również rozdzielenie kompleksowej usługi hotelarskiej (nocleg + śniadanie) i ich właściwe ujęcie w ewidencji.

2

Ewidencjonowanie sprzedaży i kasa fiskalna

  • Obowiązek stosowania kas fiskalnych i ich poprawnej konfiguracji (np. osobne paragony dla różnych typów usług) to częsty obszar nieprawidłowości.
  • Brak zgodności między ewidencją a rzeczywistą sprzedażą może skutkować poważnymi konsekwencjami podatkowymi i karami.

3

Rozliczanie sezonowości i działalności okazjonalnej

  • Branża charakteryzuje się sezonowymi wahaniami przychodów i zatrudnienia, co komplikuje planowanie podatkowe, rozliczenia ZUS i prognozy finansowe.
  • Działalność tylko w określonych miesiącach wymaga szczególnego podejścia do rozliczeń miesięcznych i kwartalnych.

4

Koszty reprezentacji i reklamy – ograniczenia w zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodu

  • Wydatki na promocję (np. kolacje degustacyjne, eventy dla gości) są często błędnie klasyfikowane jako koszty podatkowe.
  • W przypadku reprezentacji (np. elegancka kolacja z kontrahentem) urząd może zakwestionować możliwość ich odliczenia.

5

Zatrudnianie pracowników sezonowych i obsługa umów cywilnoprawnych

  • Częsta rotacja pracowników oraz różnorodność form zatrudnienia (umowy o pracę, zlecenia, B2B) generują ryzyko błędów w zakresie ZUS, PIT-11 czy ewidencji czasu pracy.
  • Brak odpowiedniej dokumentacji lub nieprawidłowe rozliczenie wynagrodzeń może prowadzić do kontroli PIP lub ZUS.

6

Rozliczenia inwestycji i amortyzacja środków trwałych

  • Branża intensywnie inwestuje w wyposażenie, remonty, modernizacje – co wymaga precyzyjnego ujęcia środków trwałych i odpowiedniego planu amortyzacyjnego.
  • Często występują też błędy przy kwalifikowaniu wydatków jako remont lub ulepszenie – co ma wpływ na koszty podatkowe.

7

Rozliczanie zaliczek, bonów, kart podarunkowych

  • Otrzymywanie zaliczek na usługi noclegowe czy cateringowe wymaga odpowiedniego momentu rozpoznania przychodu i VAT.
  • W przypadku bonów turystycznych, voucherów i kart – kluczowe jest ustalenie, czy mamy do czynienia z tzw. bonem jednego czy wielu przeznaczeń.

8

Dotacje, subwencje, wsparcie z tarcz antykryzysowych

  • Prawidłowe rozliczenie otrzymanych środków (np. z PFR, FGŚP) oraz ujęcie ich w księgach rachunkowych i rozliczeniach podatkowych bywa problematyczne.
  • Błędy mogą skutkować obowiązkiem zwrotu wsparcia lub koniecznością korekt deklaracji.

9

Rozliczenia z kontrahentami zagranicznymi i import usług

  • Coraz więcej hoteli i restauracji korzysta z usług zagranicznych dostawców (np. bookingi, systemy rezerwacyjne, kampanie online), co wymaga stosowania mechanizmu odwrotnego obciążenia (reverse charge).
  • Brak odpowiedniego oznaczenia w deklaracjach VAT-UE, JPK i fakturach zakupowych prowadzi do sankcji.

10

CIT i wybór formy opodatkowania

  • Firmy rozwijające działalność stają przed decyzją: JDG, spółka z o.o., CIT estoński? Niewłaściwy wybór formy prawnej i podatkowej może generować nadmierne obciążenia.
  • Również niedopasowanie formy opodatkowania do poziomu kosztów (np. ryczałt bez możliwości ich odliczenia) prowadzi do przepłacania podatków.

Checklista podatkowo-księgowa dla branży hotelarsko-gastronomicznej

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – kuszące jak bufet śniadaniowy, ale nie zawsze pasuje do Twojej karty dań. Dobre dla mniejszych punktów gastronomicznych, gdzie koszty są niskie.
Skala podatkowa – dla tych, którzy chcą odliczyć wszystko od ekspresu do kawy po fartuch kucharza.
Podatek liniowy 19% – elegancki, prosty, bez progresji. Jeśli dochody masz duże jak sala bankietowa – warto rozważyć.

– Upewnij się, że masz porządek w paragonach – te z POS-u i te z dostawy bułeczek o 5:30 rano.
– Koszty eksploatacyjne (media, czynsz, środki czystości) są Twoimi sprzymierzeńcami – wrzucaj w koszty, co się da (legalnie, oczywiście).

VAT 8% na usługi gastronomiczne (ale bez alkoholu – ten zostaje na 23%).
VAT 23% na catering i dostawę (w tym alkohol i napoje gazowane).
– Zwracaj uwagę na rozgraniczenie: “Czy klient jadł u Ciebie, czy Ty u klienta?” – bo to zmienia stawkę VAT!

– Umowy o pracę, zlecenia, a może B2B z szefem kuchni celebrytą?
– ZUSy, urlopy, ewidencja czasu pracy – w branży z rotacją jak na karuzeli – musisz mieć nad tym kontrolę.

– Masz prawo do strat w magazynie (szczególnie jak klient zostawi pół porcji tatara).
– Regularna inwentaryzacja = mniej zaskoczeń i więcej pewności przy kontroli.

– Amortyzacja wyposażenia – od lodówki po ekspres do kawy.
– Dotacje (np. turystyczne, covidowe) – rozliczaj zgodnie z przeznaczeniem, żeby fiskus nie dostał niestrawności.
– Przekształcenie działalności w spółkę? Przy dużych przychodach – warto sprawdzić, czy nie będzie to przepis na sukces.

– VAT, PIT, ZUS – wpisz do kalendarza jak gościa VIP.
– Sezonowość w branży to norma – planuj płynność finansową, zanim sezon ogórkowy zabije Twój cash flow.

Skontaktuj się z nami

Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?

Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00

Obraz przedstawiający dzwoniącą dziewczynę, kontaktującą się z klientem

Wypełnij formularz

Ponadto oferujemy:

Obraz przedstawiający system do weryfikacji deklaracji

znajdziemy sposób, abyś legalnie płacił niższe podatki.

Obraz przedstawiający księgę rachunkową

zabezpieczymy Twój majątek prywatny.

Obraz przedstawiający 2 ręce uściśnięte

bezpiecznie przeprowadzimy kodeksowe przekształcenie lub aport przedsiębiorstwa.

Obraz przedstawiający trójkę specjalistów doradców podatkowych

pomożemy Ci założyć jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę.

Jak wygląda rozpoczęcie współpracy

Wystarczy wysłać do nas swoje dane kontaktowe przez formularz na stronie internetowej, a doradca biznesowy skontaktuje się telefonicznie lub mailowo, aby dokładnie zapytać o Twoje potrzeby i na ich podstawie przygotuje spersonalizowaną ofertę.

Spotkanie online lub stacjonarnie na którym wspólnie z doradcą podatkowym dobieramy najkorzystniejszą formę prowadzonej działalności i formę opodatkowania dla Twojej firmy.

  • Podpisanie umowy o prowadzenie dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej,
  • Podpisanie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych,
  • Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Urzędu Skarbowego,
  • Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
  • (opcjonalnie) Podpisanie upoważnienia do uzyskania danych z poprzedniego biura rachunkowego.
  • Nadanie dostępu do Panelu Klienta,
  • Rozmowa wewnętrzna i wybór Księgowej oraz Kadrowej odpowiedzialnej za opiekę nad firmą.
  • Telefon powitalny od opiekuna odpowiedzialnego za rozliczenia księgowe oraz kadrowe.
  • (dla spółek) Sporządzenie planu kont i ewentualnie sposobu raportowania wyników finansowych,
  • Ustawienie parametrów w systemie informatycznym biura, (na zlecenie klienta) Pozyskanie informacji od poprzedniego biura rachunkowego

Chcesz założyć z nami firmę? Jesteśmy do Twojej dyspozycji! Więcej informacji znajdziesz tutaj:
Zakładanie działalności

Co mówią o nas klienci?

Cytat fioletowy
Jestem bardzo zadowolona ze współpracy z moją księgową Panią Alicją Bakulin, która zawsze jest bardzo kompetentna, chętna do pomocy, kontaktowa a do tego miła i serdeczna. Również dziękuję za dobrą współprace mojej Pani kadrowej Iwonie Tobiasz - wzorowy kontakt i pomoc . Polecam!
Cytat fioletowy
Dzięki zespołowi kancelarii możemy być spokojni, ze księgowość Naszej firmy będzie wykonana z rzetelnością. Profesjonalizm i świetna współpraca z klientem. Szczególne podziękowania dla Pani Kingi, która zawsze ma czas aby odpowiedz na trudne pytania albo doradzić. Dziękujemy serdecznie!
Cytat fioletowy
Bardzo kompetentne biuro rachunkowe. Na takie biuro oczywiście składają się pracownicy, którzy wiedzą co robią i są do dyspozycji w każdej sprawie. Szczególne pozdrowienia dla Pani Alicji i Pani Natalii.
Cytat fioletowy
Serdecznie polecam Kancelarię Podatkową Andrzej Nowak Sp. z o.o. wszystkim, którzy poszukują profesjonalnych i rzetelnych usług doradztwa podatkowego. Jestem przekonany, że każdy klient znajdzie tutaj odpowiednie wsparcie i ekspercką pomoc.
Cytat fioletowy
18 lat temu Pan Andrzej Nowak, jako drobny przedsiebiorca podjął się prowadzenia mojej działalnosci, mimo, ze inni ksiegowi w mieście odmòwili twierdzac, ze ich sytuacja nie wymaga tego by tego się podjąć. Juz wtedy był to dla mnie sygnał , ze Pan Andrzej to ambitna osoba, godna zaufania. Stworzył od podstaw duzą firmę działającą w kilku polskich miastach i odnosi sukcesy.Czas pokazał , ze się nie myliłem. Pełen profesjonalizm, przyjazne podejście do klienta i troska o wspòlny sukces. Nie zakładam bym w przyszłosci korzystał z usług innej kancelarii.
Cytat fioletowy
Powiem tak. Jako człowiek na JDG, który zdecydował się przerwać współprace z tą firmą (głównie ze względu na koszty) muszę przyznać że obsługa jest na najwyższym poziomie. Nawet proces zakończenia współpracy, i wspomaganie klienta, już po przerwaniu współpracy świadczy o wysokiej kulturze organizacji w tej firmie. Myślę że jeżeli będę kiedyś potrzebował księgowości do większej działalności, jest spore prawdopodobieństwo, że tu wrócę.

Aktualności
ze świata podatków

Koszty podatkowe z tytułu leasingu samochodu osobowego

Wynagrodzenie członka zarządu – opodatkowanie oraz procedura uzyskania

Optymalna forma opodatkowania dla firmy budowalnej w 2025 roku