Branża IT i technologiczna
Branża IT i technologiczna porusza się po dynamicznym, cyfrowym krajobrazie pełnym podatkowych i regulacyjnych zawiłości – od problemów z rozliczeniem licencji, usług SaaS i projektów R&D, przez ulgi B+R i IP Box, aż po estoński CIT, VAT międzynarodowy i rozliczenia transgranicznych zespołów deweloperskich.
Startupy, software house’y, firmy wdrożeniowe, producenci oprogramowania, dostawcy usług chmurowych i twórcy technologii nie tylko kodują, skalują i pivotują, ale muszą też na bieżąco zarządzać podatkami, kontrolować przepływy finansowe i trzymać się kurczowo przepisów, które niekoniecznie nadążają za rzeczywistością cyfrową.
Specjalnie dla branży IT stworzyliśmy usługi:
Księgowość
Kadry i Płace
Doradztwo podatkowe
Wsparcia w kontaktach z administracją publiczną
Fuzji i restrukturyzacji
Przekształcenia działalności
Analizy
Najczęstsze wyzwania podatkowo-księgowe w branży IT i technologicznej
Jeśli chcesz dowiedzieć się, jak możemy pomóc Twojej firmie IT– skontaktuj się z nami. Dobrze prowadzona księgowość to nie tylko obowiązek, ale realna oszczędność i spokój w kontaktach z urzędami.
1
Rozliczenia VAT i usług niematerialnych
- Usługi IT świadczone za granicę – eksport usług, VAT 0%, obowiązek dokumentacji.
- Import usług (np. hosting, SaaS, licencje) – odwrotne obciążenie, MPP, kursy walut.
- Rozliczanie abonamentów, subskrypcji, marketplace’ów – usługa, licencja czy towar cyfrowy?
- Faktury w modelu SaaS – jedno świadczenie czy kompleksowa usługa? Różnice dla VAT i CIT.
- VAT w projektach z grantów – czy da się odliczyć? Zależność od finansowania.
2
Księgowość projektowa i rozliczanie usług IT
- Brak ewidencji projektowej – koszty zlewek zamiast danych do analizy rentowności.
- Rozliczanie pracy programistów – umowy B2B, UoP, freelancing… czyli puzzle kosztowe.
- Produkty cyfrowe jako WNiP – kiedy trzeba aktywować koszty. wytworzenia oprogramowania?
- Nieprawidłowa alokacja kosztów między fazą R&D a wdrożeniem – błędy w CIT i ulgach.
- Zlecenia z zagranicy – przychód z usług informatycznych czy przeniesienie praw majątkowych?
3
Środki trwałe i wartości niematerialne
- Zakup sprzętu IT – laptop do pracy czy środek trwały dla firmy?
- Tworzenie autorskich systemów – czy to WNiP? A może wydatek bieżący?
- Leasing sprzętu – operacyjny, finansowy, a może… błędnie zaksięgowany?
- Trudności z ustaleniem wartości początkowej – licencje, wdrożenia, szkolenia.
4
Ulgi podatkowe i dofinansowania
- Ulga B+R – IT ją kocha… ale często dokumentuje tylko „w głowie CTO”.
- IP Box – sprzedaż kodu źródłowego, licencji, API – co się kwalifikuje?
- Rozliczanie grantów i dotacji – problematyczne wydatki niekwalifikowane.
- Utracone prawo do ulgi przez błędne przyporządkowanie projektów.
5
Podatek u źródła (WHT) i ceny transferowe
- Zakup licencji, usług chmurowych, sublicencji – czy potrąciłeś WHT?
- Opóźnione WH-OSC i brak „należytej staranności” – bolesne konsekwencje.
- Spółki IT w grupach – brak dokumentacji TP = ryzyko podatkowe i kar.
- Transfer know-how i IP – trzeba wiedzieć, co się przenosi, i jak to wycenić.
6
Estoński CIT i struktury grupowe
- Startup na estońskim CIT? – świetny pomysł… o ile nie wypłacasz co miesiąc „pożyczki”.
- Transakcje między founderami, a spółką – klasyczne wpadki z ukrytymi zyskami.
- Holding z podmiotami technologicznymi – brak polityki transferowej i chaos w fakturowaniu.
- Spółki z IP i softwarem – aport czy sprzedaż? Kiedy wycena, a kiedy… wtopa?
7
Zatrudnienie w IT – UoP, B2B, kontrakty
- Pracownicy IT – UoP, B2B, kontrakty zagraniczne – kto, za co i jak rozliczany?
- Fikcyjna działalność – umowy B2B zawierające cechy etatu = ryzyko ZUS.
- Praca zdalna z Bali? Super. Ale ZUS i podatki nadal w Polsce – chyba że nie.
- Wynagrodzenia zmienne, bonusy, udziały – podatkowe pole minowe.
8
Prawa autorskie, licencje i własność intelektualna
- Przekazanie praw autorskich – dokumentacja, która często nie istnieje.
- Przychód z licencji, sublicencji, udostępnienia API – różne zasady opodatkowania.
- Brak wyodrębnienia IP w strukturze firmy – chaos przy sprzedaży lub inwestorze.
- Sprzedaż spółki z IP – co jest środkiem trwałym, a co niematerialnym aktywem?
9
Koszty nieprawidłowo ujęte
- Sprzęt komputerowy w kosztach – „bo mały, to nie środek trwały” – błąd.
- Eventy, hackathony, integracje – reprezentacja czy reklama? Czyli: KUP czy nie-KUP.
- Outsourcing IT – brak umowy = ryzyko odrzucenia kosztów.
- Szkolenia, kursy, certyfikacje – nie wszystko „na koszt firmy” da się rozliczyć.
10
Brak systemów analityki i raportowania
- Brak rozdziału kosztów na projekty, zespoły, klientów – raporty z fusów.
- Dane księgowe po kwartale? – a zarząd chciał je „na sprint 7.”.
- Brak mierzenia rentowności – MVP za milion, przychód: „jeszcze nie wiadomo”.
- Startupowy chaos finansowy – „mamy funding, więc nie liczymy” – aż do pierwszej kontroli.
Checklista podatkowo-księgowa dla branży IT i technologicznej
- Czy firma prowadzi ewidencję kosztów na poziomie projektów/klientów?
- Czy rozliczane są koszty R&D osobno od wdrożeniowych?
- Czy rozpoznano, które koszty kwalifikują się do aktywacji jako WNiP?
- Czy firma posiada prawa autorskie do tworzonego kodu i ma to udokumentowane?
- Czy rozdziela przychody z kwalifikowanych IP (do IP Box) od pozostałych?
- Czy prowadzona jest ewidencja B+R i dokumentacja ulg?
- Czy firma prawidłowo kwalifikuje zakupy IT jako ŚT lub WNiP?
- Czy leasingi są ujmowane zgodnie z przepisami rachunkowymi i podatkowymi?
- Czy dokonano oceny przydatności amortyzacji indywidualnej?
- Czy import usług jest rozliczany zgodnie z zasadami VAT-UE i odwrotnego obciążenia?
- Czy eksport usług jest odpowiednio dokumentowany dla zastosowania stawki 0%?
- Czy firma działa na marketplace (np. AppStore, Google Play) i zna zasady rozliczania?
- Czy umowy B2B nie zawierają cech stosunku pracy?
- Czy pracownicy zdalni za granicą są zgłoszeni do ZUS/podatków?
- Czy wynagrodzenia są powiązane z wynikami projektów?
- Czy raporty finansowe są przygotowywane cyklicznie i zawierają dane projektowe?
- Czy monitorowane są rentowności klientów i usług?
- Czy dane finansowe wspierają decyzje o rozwoju i inwestycjach?
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
znajdziemy sposób, abyś legalnie płacił niższe podatki.
zabezpieczymy Twój majątek prywatny.
bezpiecznie przeprowadzimy kodeksowe przekształcenie lub aport przedsiębiorstwa.
pomożemy Ci założyć jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy
Wystarczy wysłać do nas swoje dane kontaktowe przez formularz na stronie internetowej, a doradca biznesowy skontaktuje się telefonicznie lub mailowo, aby dokładnie zapytać o Twoje potrzeby i na ich podstawie przygotuje spersonalizowaną ofertę.
Spotkanie online lub stacjonarnie na którym wspólnie z doradcą podatkowym dobieramy najkorzystniejszą formę prowadzonej działalności i formę opodatkowania dla Twojej firmy.
- Podpisanie umowy o prowadzenie dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej,
- Podpisanie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych,
- Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Urzędu Skarbowego,
- Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- (opcjonalnie) Podpisanie upoważnienia do uzyskania danych z poprzedniego biura rachunkowego.
- Nadanie dostępu do Panelu Klienta,
- Rozmowa wewnętrzna i wybór Księgowej oraz Kadrowej odpowiedzialnej za opiekę nad firmą.
- Telefon powitalny od opiekuna odpowiedzialnego za rozliczenia księgowe oraz kadrowe.
- (dla spółek) Sporządzenie planu kont i ewentualnie sposobu raportowania wyników finansowych,
- Ustawienie parametrów w systemie informatycznym biura, (na zlecenie klienta) Pozyskanie informacji od poprzedniego biura rachunkowego
Chcesz założyć z nami firmę? Jesteśmy do Twojej dyspozycji! Więcej informacji znajdziesz tutaj:
Zakładanie działalności
Co mówią o nas klienci?
Aktualności
ze świata podatków
Koszty podatkowe z tytułu leasingu samochodu osobowego
Wynagrodzenie członka zarządu – opodatkowanie oraz procedura uzyskania
