Branża medyczna
Sektor medyczny i farmaceutyczny działa pod ścisłym nadzorem regulacyjnym – od przepisów prawa farmaceutycznego i ustawy o wyrobach medycznych, przez normy dotyczące ochrony zdrowia publicznego, aż po zasady prowadzenia badań klinicznych i promocji leków.
Placówki medyczne muszą również dbać o zgodność z RODO i przede wszystkim przestrzegać przepisów prawa podatkowego, prawa pracy przy zatrudnianiu lekarzy, pielęgniarek czy personelu administracyjnego. Jakiekolwiek uchybienie w tych obszarach może skutkować poważnymi stratami finansowymi i wizerunkowymi.
Specjalnie dla branży medycznej stworzyliśmy usługi:
Księgowość
Kadry i Płace
Doradztwo podatkowe
Wsparcia w kontaktach z administracją publiczną
Fuzji i restrukturyzacji
Przekształcenia działalności
Analizy
To co nas wyróżnia to to, że jako jedni z nielicznych wiemy jak skutecznie i bezpiecznie rozliczać branże medyczną oraz jak optymalizować koszty, aby klienci nie płacili wysokich podatków nie mieli problemów z urzędami skarbowymi.
Dlaczego warto podjąć z nami współpracę?
Doświadczenie w branży: Od lat wspieramy lekarzy, gabinety, kliniki, apteki, dystrybutorów oraz firmy farmaceutyczne w rozliczeniach i optymalizacji. Pomagamy im poruszać się po zawiłościach podatkowych i prawnych – od rozliczeń VAT w usługach medycznych, po podatkowe aspekty refundacji leków, czy kwestie rozliczeń przy międzynarodowej dystrybucji/imporcie.
Wszechstronne doradztwo: Łączymy kompetencje z zakresu prawa podatkowego, zaawansowanej księgowości oraz specjalistycznego rozliczania pracowników i pacjentów.
Szybkość działania i elastyczność: Reagujemy zarówno na bieżące problemy (np. niespodziewane kontrole, nagłe rozliczenia, itp.), jak i pomagamy w długoterminowym planowaniu podatkowym.
Gwarancja bezpieczeństwa: Przeprowadzamy audyty, wskazując ryzyka i proponując bezpieczne, optymalne rozwiązania zgodne z aktualnymi przepisami.
Specjalistyczna wiedza: Zawiłe kwestie optymalizacji podatkowej – od stosowania odpowiednich stawek VAT w usługach medycznych i dystrybuowanych/importowanych produktach, przez prawidłowe rozliczenia refundacji i kontraktów z NFZ czy leków, po wdrażanie ulg B+R i IP Box dla podmiotów stawiających na innowacje w medycynie i farmacji.
Najczęstsze wyzwania podatkowo-księgowe w branży medycznej
Branża medyczna, pomimo swojej wysokospecjalistycznej natury i szczególnego znaczenia społecznego, napotyka szereg wyzwań w obszarze podatkowym i księgowym. Ich charakter jest zróżnicowany – od niejednoznacznych przepisów VAT, przez dynamicznie rozwijające się modele prowadzenia działalności, aż po skomplikowane zagadnienia związane z optymalizacją kosztów oraz sukcesją biznesową.
1
Kwalifikacja usług medycznych na gruncie VAT
Największym wyzwaniem jest prawidłowa kwalifikacja świadczonych usług – czy podlegają one zwolnieniu z VAT, czy też powinny być opodatkowane.
- Zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 18–19 ustawy o VAT, zwolnieniem objęte są usługi w zakresie opieki zdrowotnej, jeśli mają na celu profilaktykę, diagnozowanie, leczenie lub rehabilitację i są świadczone przez uprawnione podmioty.
- Problemy interpretacyjne pojawiają się szczególnie w obszarze medycyny estetycznej, telemedycyny oraz usług okołomedycznych.
2
Wybór optymalnej formy prowadzenia działalności
Lekarze i podmioty medyczne często mają trudności z wyborem formy prawnej działalności (np. jednoosobowa działalność gospodarcza, spółka z o.o., spółka komandytowa), co wpływa zarówno na poziom opodatkowania, jak i zakres odpowiedzialności.
- Rosnącą popularnością cieszy się spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, umożliwiająca efektywniejsze zarządzanie ryzykiem oraz korzystniejsze planowanie podatkowe, w tym rozdzielenie funkcji właścicielskich i zarządczych.
3
Rozliczanie kosztów uzyskania przychodu
Rozliczanie kosztów działalności budzi wiele wątpliwości – zwłaszcza w kontekście wydatków, które mogą mieć charakter mieszany (zarówno osobisty, jak i firmowy).
- Do kosztów uzyskania przychodu kwalifikują się m.in.: wynajem gabinetu, zakup sprzętu medycznego, środki ochrony osobistej, szkolenia zawodowe.
- Wątpliwości budzą natomiast wydatki reprezentacyjne, np. wyposażenie wnętrz czy usługi wellness, które mogą zostać zakwestionowane przez organy podatkowe.
4
Ewidencja przychodów i obowiązki dokumentacyjne
Branża medyczna podlega rozbudowanym obowiązkom dokumentacyjnym – zarówno na gruncie prawa podatkowego, jak i przepisów dotyczących ochrony zdrowia.
- Prowadzenie pełnej ewidencji księgowej, kasy fiskalnej (w określonych przypadkach), jak również dokumentacji medycznej wymaga zintegrowanych systemów i odpowiedniego wsparcia księgowego.
- Rosnące znaczenie mają rozwiązania informatyczne, umożliwiające automatyzację rozliczeń i integrację z platformami typu e-recepta czy P1.
5
Opodatkowanie wypłat ze spółek i rozliczenia z właścicielami
W przypadku podmiotów prowadzonych w formie spółek (szczególnie sp. z o.o.), niezbędne jest właściwe ukształtowanie przepływów finansowych pomiędzy spółką a jej udziałowcami.
- Dotyczy to m.in. wypłat wynagrodzenia, umów najmu, umów o świadczenie usług, czy dywidend – każda z tych form podlega odmiennym zasadom opodatkowania.
- Brak spójnej strategii może skutkować nadmiernym obciążeniem podatkowym, a w skrajnych przypadkach – zakwestionowaniem przez urząd skarbowy.
6
Brak planowania sukcesyjnego
W przypadku jednoosobowych praktyk lekarskich lub spółek rodzinnych często pomijany jest temat sukcesji.
- Brak planu na przekazanie działalności w przypadku śmierci lub niezdolności właściciela może skutkować paraliżem organizacyjnym i finansowym.
- Coraz częściej stosowanym rozwiązaniem jest przekształcenie w spółkę kapitałową, która umożliwia płynniejsze przekazywanie zarządzania oraz strukturalne rozdzielenie majątku prywatnego i firmowego.
7
Niska świadomość zmian legislacyjnych
Branża medyczna, skoncentrowana na działalności operacyjnej, często nie nadąża za zmianami w przepisach podatkowych – np. w zakresie Polskiego Ładu, raportowania JPK, czy zmian w ustawie o VAT.
- Skutkiem są błędy w rozliczeniach, opóźnienia lub sankcje karno-skarbowe.
Posiadamy najlepszych doradców i księgowych w Polsce wyspecjalizowanych w branży medycznej (mamy już ponad 50 klientów z tej branży).
Dla lekarzy, indywidualnej praktyki oraz klinik oferujemy dedykowanych ekspertów którzy:
Bez problemu rozliczą dochody z wielu źródeł (NFZ, usługi prywatne, kontrakty zagraniczne).
Lekarz pracujący na kilku umowach jednocześnie (kontrakt z NFZ, prywatna praktyka, dyżury w innych placówkach) otrzymuje jasny i spójny obraz podatkowy, bez chaosu i błędów w rozliczeniach.
Odpowiednio zaksięgują koszty szkoleń i wyjazdów zagranicznych.
Wiemy jak skutecznie rozliczać koszty udziału w zagranicznych kongresach, konferencjach czy kursach – razem z przelotami, hotelem i dietami – zgodnie z obowiązującym prawem.
Doradzą i pomogą przy zakładaniu lub przekształcaniu firmy z uwzględnieniem znajomości praktyki lekarskiej i branży.
Jeśli lekarz chce przejść z JDG na spółkę z o.o., otworzyć nowy gabinet albo przyjąć wspólnika – doradzamy najkorzystniejszą formę działalności z perspektywy podatkowej i prawnej.
Zoptymalizują koszty prowadzenia działalności medycznej.
Analizujemy strukturę kosztów gabinetu/kliniki, podpowiadamy legalne możliwości ich zmniejszenia i planujemy działania pozwalające na obniżenie realnego opodatkowania.
Obsługują rozliczania dotacji i refundacji na sprzęt medyczny i informatyzację gabinetów.
Pomagamy w dokumentacji, księgowaniu i rozliczaniu dotacji (np. e-recepty, e-rejestracja, sprzęt diagnostyczny) – tak, by nie było ryzyka zwrotu środków.
Zarządzą płynnością i zaprognozują obciążenia podatkowe.
Lekarz z góry wie, kiedy i ile zapłaci podatku – pomagamy zaplanować budżet i uniknąć niespodziewanych obciążeń finansowych na koniec roku.
Zawsze doradzą najlepsze rozwiązania od strony biznesowej – zamiast tylko „wrzucania faktur do chmury”.
Lekarz ma przypisanego stałego doradcę biznesowego, który zna jego sytuację i działa proaktywnie – nie musi za każdym razem tłumaczyć, czym się zajmuje i na czym zarabia.
Zawsze doradzą najlepsze rozwiązania od strony biznesowej – zamiast tylko „wrzucania faktur do chmury”.
Lekarz ma przypisanego stałego doradcę biznesowego, który zna jego sytuację i działa proaktywnie – nie musi za każdym razem tłumaczyć, czym się zajmuje i na czym zarabia.
Zapewniamy ciągły dostęp do informacji o zmianach w obowiązkach podatkowych oraz kompleksowe wsparcie we wdrożeniach tych zmian.
Wesprą w zakresie kadrowo-płacowym dla zatrudnianego personelu (rejestratorki, pielęgniarki, technicy).
Zajmujemy się obsługą list płac, umów, ZUS-u i urlopów pracowników gabinetu – lekarz nie traci czasu na sprawy kadrowe.
W razie potrzeby będą reprezentować lekarza/kliniki przed urzędami, ZUS-em i innymi instytucjami.
Zapewniamy poczucie bezpieczeństwa – skutecznie i rzetelnie dbamy o interesy klienta na każdym polu, zmniejszamy poczucie odpowiedzialności, minimalizujemy ryzyka, wspieramy w utrzymaniu dobrego wizerunku.
Checklista podatkowo-księgowa dla lekarza/kliniki medycznej
- Czy forma prawna (JDG/spółka) odpowiada skali działalności?
- Czy rozważałem korzyści wynikające z przekształcenia w sp. z o.o.?
- Czy wybrałem najkorzystniejszą formę opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt, CIT)?
- Czy zarejestrowałem praktykę w odpowiednim rejestrze medycznym (RPWDL)?
- Czy posiadam NIP/REGON/PKD zgodne z zakresem działalności?
- Czy zgłosiłem obowiązek posiadania kasy fiskalnej (jeśli dotyczy)?
- Czy właściwie klasyfikuję usługi jako zwolnione z VAT (diagnostyka, leczenie)?
- Czy usługi estetyczne są opodatkowane właściwą stawką VAT?
- Czy monitoruję, czy nie przekraczam progu powodującego obowiązek rejestracji do VAT?
- Czy posiadam faktury/umowy potwierdzające koszty (lokal, sprzęt, ZUS)?
- Czy wykluczyłem koszty osobiste z księgowości (SPA, luksusowe wyposażenie)?
- Czy stosuję amortyzację dla większych środków trwałych (np. aparaty RTG)?
- Czy prawidłowo dokumentuję wypłaty ze spółki (umowy, uchwały)?
- Czy wypłacam wynagrodzenie z tytułu pracy w spółce lub najmu sprzętu/lokalu?
- Czy analizuję efektywność podatkową dywidend vs innych form wypłat?
- Czy prowadzę pełną dokumentację księgową?
- Czy integruję systemy medyczne z e-rejestracją, e-receptą, P1?
- Czy mam procedury archiwizacji i ochrony danych medycznych?
- Czy prowadzę analizę rentowności i kosztów (np. przez KPIs)?
- Czy planuję sukcesję lub zabezpieczenie działalności na wypadek choroby/śmierci?
- Czy mam wsparcie biura rachunkowego znającego branżę medyczną?
Poradnik ogólnej optymalizacji podatkowej dla podmiotów medycznych
1. Dobór właściwej struktury prawnej
➤ Dlaczego to ważne?
Forma prawna decyduje o sposobie opodatkowania, odpowiedzialności i możliwościach wypłat środków.
Rekomendacje:
• Sp. z o.o. – preferowana forma dla większych placówek i lekarzy specjalistów (oddzielenie majątku osobistego od firmowego, niższe ryzyko).
• Możliwość przekształcenia JDG → sp. z o.o. z wykorzystaniem art. 551 KSH lub aportem zorganizowanej części przedsiębiorstwa (opcja neutralna podatkowo).
2. Efektywne metody wypłaty środków ze spółki
➤ Dlaczego to ważne?
Bez strategii – płacisz CIT 19%, potem PIT 19% od dywidendy. Łącznie: ~34%.
3. Koszty uzyskania przychodu – wykorzystaj je mądrze
➤ Dlaczego to ważne?
Niższy dochód = niższy CIT.
Co możesz zaliczyć do kosztów:
- Amortyzacja sprzętu medycznego i mebli (RTG, USG, unity, fotele).
- Wynajem lokalu, opłaty eksploatacyjne.
- Szkolenia, kursy specjalistyczne, literatura fachowa.
- Licencje na oprogramowanie medyczne, CRM, telemedycynę.
- Środki ochrony, uniformy, środki dezynfekcyjne.
- Ubezpieczenie OC zawodowe, leasing samochodu (np. na wizyty domowe).
Uwaga: Koszty osobiste (np. SPA, zabiegi estetyczne dla personelu, luksusowe ekspresy) są ryzykowne podatkowo – unikaj ich lub miej solidne uzasadnienie.
4. Zwolnienia z VAT
➤ Dlaczego to ważne?
Wiele usług medycznych jest zwolnionych z VAT, ale nie wszystkie!
Zwolnione z VAT są usługi opieki zdrowotnej mające na celu profilaktykę, diagnozę, leczenie lub rehabilitację – jeśli są świadczone przez osoby uprawnione (lekarze, pielęgniarki, itd.).
Gabinety kosmetologiczne, medycyna estetyczna? Tu uwaga – jeśli celem nie jest leczenie, to VAT-u nie unikniemy. Botox dla zdrowia – 0%. Botox dla urody – 23%.
5. Leasing operacyjny i finansowy
➤ Dlaczego to ważne?
Leasing to doskonałe narzędzie do inwestycji w sprzęt bez angażowania dużego kapitału.
Korzyści:
- Ratę leasingową wrzucasz w koszty.
- Możesz finansować: aparaturę, samochody, wyposażenie gabinetu.
- Nie obciąża bilansu (w leasingu operacyjnym).
6. Podział działalności – holding medyczny lub podział na spółki
➤ Dlaczego to ważne?
Pozwala rozdzielić działalność i zoptymalizować obciążenia podatkowe i operacyjne.
Przykład:
- Spółka A – świadczy usługi medyczne.
- Spółka B – wynajmuje sprzęt i lokal Spółce A.
- Spółka C – zatrudnia personel i obsługuje kadry.
Efekt: podział funkcji, minimalizacja ryzyka, bardziej elastyczne zarządzanie kosztami i wypłatami.
7. Planowanie sukcesji i ochrona majątku
➤ Dlaczego to ważne?
Brak planu sukcesji w spółce = ryzyko paraliżu działalności przy śmierci wspólnika.
Narzędzia:
- Wprowadzenie wspólników (np. członków rodziny).
- Umowa spółki z zapisami sukcesyjnymi.
- Testament z zapisem udziałów.
- Fundacja rodzinna (dla większych majątków).
8. Analiza i doradztwo – lepiej zapobiegać niż leczyć
Dobre praktyki:
- Roczne spotkanie z doradcą podatkowym/księgowym – „przegląd zdrowia finansowego”.
- Regularna analiza rentowności poszczególnych usług (zabiegi, wizyty, procedury).
- Monitorowanie zmian w prawie (VAT, CIT, Polski Ład, JPK itd.).
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
znajdziemy sposób, abyś legalnie płacił niższe podatki.
zabezpieczymy Twój majątek prywatny.
bezpiecznie przeprowadzimy kodeksowe przekształcenie lub aport przedsiębiorstwa.
pomożemy Ci założyć jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy
Wystarczy wysłać do nas swoje dane kontaktowe przez formularz na stronie internetowej, a doradca biznesowy skontaktuje się telefonicznie lub mailowo, aby dokładnie zapytać o Twoje potrzeby i na ich podstawie przygotuje spersonalizowaną ofertę.
Spotkanie online lub stacjonarnie na którym wspólnie z doradcą podatkowym dobieramy najkorzystniejszą formę prowadzonej działalności i formę opodatkowania dla Twojej firmy.
- Podpisanie umowy o prowadzenie dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej,
- Podpisanie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych,
- Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Urzędu Skarbowego,
- Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- (opcjonalnie) Podpisanie upoważnienia do uzyskania danych z poprzedniego biura rachunkowego.
- Nadanie dostępu do Panelu Klienta,
- Rozmowa wewnętrzna i wybór Księgowej oraz Kadrowej odpowiedzialnej za opiekę nad firmą.
- Telefon powitalny od opiekuna odpowiedzialnego za rozliczenia księgowe oraz kadrowe.
- (dla spółek) Sporządzenie planu kont i ewentualnie sposobu raportowania wyników finansowych,
- Ustawienie parametrów w systemie informatycznym biura, (na zlecenie klienta) Pozyskanie informacji od poprzedniego biura rachunkowego
Co mówią o nas klienci?
Aktualności
ze świata podatków
Koszty podatkowe z tytułu leasingu samochodu osobowego
Wynagrodzenie członka zarządu – opodatkowanie oraz procedura uzyskania
