Branża transportowa i logistyczna
Branża transportowa i logistyczna porusza się po obszarze pełnym podatkowych i regulacyjnych zakrętów – od przepisów o czasie pracy kierowców, delegacjach i kilometrówkach, przez VAT w usługach międzynarodowych, aż po podatki środowiskowe, akcyzę i ewidencję środków trwałych w ciągłym ruchu.
Firmy transportowe, spedycyjne, centra logistyczne oraz operatorzy łańcucha dostaw muszą nie tylko kontrolować trasy, paliwo i floty, ale też żonglować przepisami celnymi, optymalizować koszty działalności oraz zmagać się z międzynarodową buchalterią.
Specjalnie dla branży transportowej i logistycznej stworzyliśmy usługi:
Księgowość
Kadry i Płace
Doradztwo podatkowe
Wsparcia w kontaktach z administracją publiczną
Fuzji i restrukturyzacji
Przekształcenia działalności
Analizy
Najczęstsze wyzwania podatkowo-księgowe w branży transportowej i logistycznej
1
VAT w transporcie i spedycji międzynarodowej
• Stawka 0% w transporcie międzynarodowym – czy masz wszystkie dokumenty przewozowe?
• Refakturowanie usług spedycyjnych – VAT czy nie VAT, oto jest pytanie.
• Import usług z UE i spoza – odwrotne obciążenie, split payment, kursy walut.
• Zbiorcze faktury za przewozy, paliwo i opłaty drogowe – trudność w identyfikacji kosztów.
• VAT od leasingu, wynajmu pojazdów i kart paliwowych – subtelne różnice, wielkie konsekwencje.
2
Ewidencja kosztów i rentowność zleceń
• Brak rozliczeń per trasa, per kierowca, per klient – firma jeździ, ale czy zarabia?
• Koszty paliwa, opłat drogowych, serwisu, noclegów – księgowane hurtowo zamiast analitycznie.
• Brak kalkulacji zleceń – każda trasa „na oko”, a potem płacz w Excelu.
• Rozliczanie zaliczek dla kierowców – nieśmiertelny temat brakujących paragonów.
3
Środki trwałe – flota i leasingi
• Samochody, naczepy, GPS – które to środek trwały, a które koszty eksploatacji?
• Leasing finansowy, operacyjny czy najem – błędy w klasyfikacji = błędna amortyzacja.
• Karty paliwowe – usługa kompleksowa czy refakturowanie? Różne skutki VAT.
• Monitoring i systemy telematyczne – wartość niematerialna czy sprzęt?
4
Ulgi podatkowe i estoński CIT
• Transport w estońskim CIT – czy tankowanie z karty od wspólnika to ukryty zysk?
• Modernizacja floty a ulga na robotyzację – pojazdy z systemami AI to też technologia!
• Praca nad optymalizacją tras – czy to już B+R?
• Odrzucane koszty kwalifikowane – bo „fakturowane z Niemiec” albo „na firmę z Czech”.
5
WHT i transakcje zagraniczne
• Usługi napraw, GPS, licencje z zagranicy – czy należny podatek u źródła był pobrany?
• Brak WH-OSC – bo „transport to przecież nie IT” (spoiler: to też obowiązuje).
• Brak dokumentacji TP przy zleceniach od spółki-matki – Urząd Skarbowy nie lubi rodzinnych przysług.
6
Zatrudnianie kierowców i rozliczenia płacowe
• Delegacje, dieta, ryczałty za noclegi – przepisy się zmieniają, a ZUS nie zapomina.
• Kierowcy zza granicy – gdzie podatki, gdzie ZUS, gdzie meldunek?
• Umowy B2B z kierowcami – współpraca czy… kreatywny etat?
• Kontrole PIP – jak nie liczyć odpoczynku, by nie płacić kar?
7
Kontrole podatkowe i celno-skarbowe
• VAT w usługach transgranicznych – problemy z właściwą stawką i momentem powstania obowiązku.
• Dokumentacja przewozowa – brak listów przewozowych = brak stawki 0%.
• Ewidencja zużycia paliwa i przebiegu – istotne w kontrolach kosztów.
• Karty drogowe i ewidencja pracy kierowców – niedokładności = podatkowy ból głowy.
8
Koszty nieuznawane i granice KUP
• Mandaty, opłaty karne, przewóz bez zgody – koszt firmy czy właściciela?
• Zakup pojazdów od osoby fizycznej – bez VAT, ale z potencjalnym ryzykiem.
• Brak dokumentów celnych i CMR – i cały koszt przewozu może wypaść z KUP.
9
Brak systemu raportowania i kontroli tras
• Brak danych o rentowności tras, przewoźników i klientów.
• Koszty paliwa „znikają” w zbiorczych fakturach – trudno analizować, gdzie i dlaczego.
• Księgowość nie współpracuje z GPS i TMS – każdy system mówi co innego.
10
Międzynarodowe rozliczenia i ryzyko kursowe
• Rachunki w EUR, złotówkach, funtach – chaos kursowy i różnice kursowe.
• Brak wyceny zobowiązań i należności – zyski na papierze, straty w kasie.
• Fakturowanie usług przewozowych w różnych krajach – obowiązki rejestracyjne i VAT zagraniczny.
Checklista podatkowo-księgowa dla branży Transport / Logistyka
• Czy pojazdy są prawidłowo ujęte jako środki trwałe lub leasingowane aktywa?
• Czy amortyzacja i koszty eksploatacyjne są rozliczane zgodnie z przepisami?
• Czy stosowane są optymalne formy leasingu dla celów podatkowych i bilansowych?
• Czy paliwo jest ewidencjonowane per pojazd lub kierowca?
• Czy opłaty drogowe, serwisy, ubezpieczenia są przypisywane do konkretnych zleceń?
• Czy istnieje kontrola kosztów eksploatacyjnych floty?
• Czy firma analizuje rentowność zleceń, klientów, tras?
• Czy istnieje raportowanie wykonanych przewozów z podziałem na przychody i koszty?
• Czy dostępne są dane do planowania tras i optymalizacji kosztów?
• Czy przewozy międzynarodowe mają kompletną dokumentację (CMR, zlecenia, faktury)?
• Czy usługi są klasyfikowane prawidłowo dla celów VAT i CIT?
• Czy refakturowanie i usługi kompleksowe nie powodują błędów w rozliczeniach?
• Czy diety, ryczałty i delegacje są zgodne z aktualnym stanem prawnym?
• Czy ewidencja czasu pracy kierowców jest prowadzona rzetelnie?
• Czy rozliczenia z pracownikami zagranicznymi są zgodne z lokalnymi przepisami?
• Czy podwykonawcy są odpowiednio kwalifikowani w dokumentacji podatkowej?
• Czy umowy z kierowcami B2B nie niosą ryzyka „fikcyjnego etatu”?
• Czy firma prowadzi weryfikację podatkową usługodawców z UE i spoza UE?
• Czy dane księgowe są spójne z systemami TMS/GPS?
• Czy zarząd otrzymuje regularne raporty kosztowe i przychodowe?
• Czy dane są dostępne w czasie rzeczywistym lub z minimalnym opóźnieniem?
• Czy stosowany model rozliczeń z właścicielem i rodziną nie generuje ukrytych zysków?
• Czy struktura grupy jest zoptymalizowana pod kątem podatków międzynarodowych?
• Czy firma planuje inwestycje i wypłaty zgodnie z logiką estońskiego CIT?
• Czy firma rozróżnia wydatki podatkowe od prywatnych lub niestanowiących kosztów?
• Czy kontrolowana jest dokumentacja potwierdzająca zasadność wydatków?
• Czy księgowość ma procedurę weryfikacji wydatków granicznych (reprezentacja, catering, mandaty)?
• Czy firma ma plan działania na wypadek kontroli?
• Czy rozliczenia transgraniczne są zgodne z lokalnymi obowiązkami rejestracyjnymi?
• Czy spółka posiada aktualne interpretacje podatkowe lub zabezpieczenia procedur?
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
znajdziemy sposób, abyś legalnie płacił niższe podatki.
zabezpieczymy Twój majątek prywatny.
bezpiecznie przeprowadzimy kodeksowe przekształcenie lub aport przedsiębiorstwa.
pomożemy Ci założyć jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy
Wystarczy wysłać do nas swoje dane kontaktowe przez formularz na stronie internetowej, a doradca biznesowy skontaktuje się telefonicznie lub mailowo, aby dokładnie zapytać o Twoje potrzeby i na ich podstawie przygotuje spersonalizowaną ofertę.
Spotkanie online lub stacjonarnie na którym wspólnie z doradcą podatkowym dobieramy najkorzystniejszą formę prowadzonej działalności i formę opodatkowania dla Twojej firmy.
- Podpisanie umowy o prowadzenie dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej,
- Podpisanie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych,
- Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Urzędu Skarbowego,
- Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- (opcjonalnie) Podpisanie upoważnienia do uzyskania danych z poprzedniego biura rachunkowego.
- Nadanie dostępu do Panelu Klienta,
- Rozmowa wewnętrzna i wybór Księgowej oraz Kadrowej odpowiedzialnej za opiekę nad firmą.
- Telefon powitalny od opiekuna odpowiedzialnego za rozliczenia księgowe oraz kadrowe.
- (dla spółek) Sporządzenie planu kont i ewentualnie sposobu raportowania wyników finansowych,
- Ustawienie parametrów w systemie informatycznym biura, (na zlecenie klienta) Pozyskanie informacji od poprzedniego biura rachunkowego
Chcesz założyć z nami firmę? Jesteśmy do Twojej dyspozycji! Więcej informacji znajdziesz tutaj:
Zakładanie działalności
Co mówią o nas klienci?
Aktualności
ze świata podatków
Koszty podatkowe z tytułu leasingu samochodu osobowego
Wynagrodzenie członka zarządu – opodatkowanie oraz procedura uzyskania
