Branża usługowa
Branża usługowa funkcjonuje w otoczeniu pełnym dynamicznych zmian rynkowych, niuansów podatkowych i regulacyjnych wyzwań – od złożonych modeli rozliczeń projektowych, przez specyfikę usług niematerialnych, po międzynarodowe świadczenie usług, split payment i ewentualne obowiązki w VAT OSS.
Firmy doradcze, szkoleniowe, outsourcingowe, kancelarie, agencje, eksperci, trenerzy i freelancerzy – niezależnie od specjalizacji – muszą nie tylko realizować usługi na najwyższym poziomie, ale także sprawnie zarządzać finansami, kontrolować przepływy środków i działać w zgodzie z przepisami, które potrafią zmieniać się szybciej niż brief klienta.
Specjalnie dla branży usługowej stworzyliśmy usługi:
Księgowość
Kadry i Płace
Doradztwo podatkowe
Wsparcia w kontaktach z administracją publiczną
Fuzji i restrukturyzacji
Przekształcenia działalności
Analizy
Najczęstsze wyzwania podatkowo-księgowe w branży usługowej
1
Rozliczenia VAT i usług niematerialnych
• Świadczenie usług za granicę – ustalenie miejsca opodatkowania, VAT 0%, obowiązki dokumentacyjne.
• Import usług (np. konsulting, licencje, szkolenia online) – odwrotne obciążenie, właściwe rozliczenie VAT i kursów.
• Abonamenty, subskrypcje, dostęp do treści cyfrowych – świadczenia złożone a klasyfikacja VAT/CIT.
• Różnice w rozliczaniu usług B2B vs B2C – wpływ na stawkę VAT i obowiązki ewidencyjne.
• VAT a finansowanie z dotacji – kiedy i w jakim zakresie możliwe jest odliczenie?
2
Księgowość usługowa i ewidencja kosztów
• Brak wyodrębnienia kosztów według projektów lub klientów – utrudniona ocena rentowności.
• Zlecenia realizowane przez podwykonawców – brak umów, ryzyko podatkowe.
• Koszty świadczeń mieszanych – np. usługi plus produkty – błędna alokacja i skutki dla VAT.
• Wydatki marketingowe, PR, reprezentacyjne – problemy z kwalifikacją do kosztów uzyskania przychodu.
• Rozliczenia usług z zagranicznymi klientami – obowiązki dokumentacyjne, refaktury i różnice kursowe.
3
Środki trwałe i wartości niematerialne
• Zakup sprzętu biurowego – drobne zakupy a obowiązek ujęcia jako środków trwałych.
• Oprogramowanie i licencje – aktywacja jako WNiP czy bieżący koszt?
• Leasingi operacyjne i finansowe – poprawna klasyfikacja w księgach.
• Wartość początkowa usług złożonych (np. wdrożenia systemów CRM, platform e-learningowych) – błędy w rozliczeniach.
4
Ulgi podatkowe i dofinansowania
• Ulga B+R – kwalifikacja działalności usługowej jako badawczo-rozwojowej.
• IP Box – wykorzystanie własnych rozwiązań technologicznych, know-how i procedur.
• Dotacje – rozliczanie kosztów kwalifikowanych, dokumentacja i ryzyka
• Utrata prawa do ulgi przez brak. odpowiedniej ewidencji lub błędną klasyfikację projektu.
5
Podatek u źródła (WHT) i ceny transferowe
• Zakup licencji, usług doradczych czy szkoleniowych od zagranicznych firm – konieczność poboru WHT.
• Niewystarczająca „należyta staranność” przy weryfikacji kontrahenta – ryzyko odpowiedzialności.
• Grupy kapitałowe – brak dokumentacji cen transferowych przy transakcjach usługowych.
• Transfer know-how, metodyk, narzędzi – konieczność właściwej wyceny i dokumentacji.
6
Strukturyzacja działalności i estoński CIT
• Wybór estońskiego CIT – odpowiedni dla firm usługowych, ale tylko przy spełnieniu określonych warunków.
• Transakcje między właścicielem a spółką – ryzyko ukrytych zysków.
• Holding firm usługowych – wyzwania związane z fakturowaniem i transferem usług.
• Wniesienie know-how, bazy klientów czy marki do spółki – aport czy sprzedaż?
7
Zatrudnienie, podwykonawcy i relacje B2B
• Umowy z personelem – B2B, UoP, zlecenia – ryzyko błędnej kwalifikacji relacji.
• Fikcyjne samozatrudnienie – konsekwencje ZUS i podatkowe.
• Zatrudnienie zdalne, w tym zza granicy – rejestracje, rezydencja podatkowa, podwójne opodatkowanie.
• Systemy premiowe i zmienne wynagrodzenie – rozliczenia podatkowe i kosztowe.
8
Prawa autorskie i własność intelektualna
• Przekazywanie praw do treści, szkoleń, publikacji, nagrań – obowiązek dokumentacyjny.
• Sprzedaż usług zawierających elementy IP (np. licencje, know-how, dostęp do platform) – właściwe rozpoznanie przychodu.
• Brak formalnego wyodrębnienia IP – problem przy sprzedaży spółki lub pozyskiwaniu inwestora.
• Ewidencja i wycena autorskich rozwiązań – dla celów podatkowych i bilansowych.
9
Koszty nieprawidłowo ujęte
• Małe wydatki sprzętowe – błędna klasyfikacja jako koszty bieżące.
• Wydatki na promocję, wydarzenia, konferencje – granica między reklamą a reprezentacją.
• Zakupy bez umów lub dowodów wykonania usługi – ryzyko odrzucenia kosztów.
• Szkolenia i kursy – które można, a których nie można rozliczyć jako KUP.
10
Brak systemów analityki i raportowania
• Brak rozdziału kosztów na klientów/usługi – brak danych do podejmowania decyzji.
• Opóźniona sprawozdawczość – niemożność bieżącego reagowania.
• Brak kontroli rentowności – usługi wykonywane „po kosztach” lub ze stratą.
• Chaos finansowy przy szybkim wzroście – problemy przy due diligence lub kontroli.
Checklista podatkowo-księgowa dla branży usługowej
• Czy prowadzona jest ewidencja kosztów według klientów/usług/projektów?
• Czy koszty są przypisywane do okresów, w których powstały przychody?
• Czy stosowane są jednolite zasady kwalifikacji kosztów?
• Czy dokumentowane są prawa do treści, materiałów, metod, procedur?
• Czy firma rozważa kwalifikację IP do ulg podatkowych (B+R, IP Box)?
• Czy posiadasz dokumentację potwierdzającą wartość i wykorzystanie IP?
• Czy zakupy IT są poprawnie klasyfikowane jako środki trwałe lub WNiP?
• Czy leasingi są prawidłowo rozliczane rachunkowo i podatkowo?
• Czy dokonywana jest ocena zasadności indywidualnej amortyzacji?
• Czy import usług (np. licencje, konsulting) jest prawidłowo rozliczany?
• Czy eksport usług posiada dokumentację umożliwiającą zastosowanie VAT 0%?
• Czy firma świadczy e-usługi i zna zasady MOSS/OSS?
• Czy współpraca B2B nie zawiera cech stosunku pracy?
• Czy pracownicy i współpracownicy zdalni są właściwie rozliczani pod kątem ZUS i podatków?
• Czy systemy premiowe są zgodne z przepisami i optymalnie skonstruowane?
• Czy istnieje system raportowania projektowego i controllingowego?
• Czy analizowana jest rentowność poszczególnych klientów lub typów usług?
• Czy dane finansowe są wykorzystywane do planowania inwestycji i rozwoju?
Masz dość płacenia podatków od błędów, niedopatrzeń i źle rozliczonych usług?
Zainwestuj w księgowość, która zna realia branży usługowej – i która myśli nie tylko jak księgowy, ale jak partner w rozwoju Twojej firmy.
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
znajdziemy sposób, abyś legalnie płacił niższe podatki.
zabezpieczymy Twój majątek prywatny.
bezpiecznie przeprowadzimy kodeksowe przekształcenie lub aport przedsiębiorstwa.
pomożemy Ci założyć jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę.
Jak wygląda rozpoczęcie współpracy
Wystarczy wysłać do nas swoje dane kontaktowe przez formularz na stronie internetowej, a doradca biznesowy skontaktuje się telefonicznie lub mailowo, aby dokładnie zapytać o Twoje potrzeby i na ich podstawie przygotuje spersonalizowaną ofertę.
Spotkanie online lub stacjonarnie na którym wspólnie z doradcą podatkowym dobieramy najkorzystniejszą formę prowadzonej działalności i formę opodatkowania dla Twojej firmy.
- Podpisanie umowy o prowadzenie dokumentacji księgowej i kadrowo-płacowej,
- Podpisanie umowy o powierzeniu przetwarzania danych osobowych,
- Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Urzędu Skarbowego,
- Podpisanie upoważnień do składania dokumentów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych,
- (opcjonalnie) Podpisanie upoważnienia do uzyskania danych z poprzedniego biura rachunkowego.
- Nadanie dostępu do Panelu Klienta,
- Rozmowa wewnętrzna i wybór Księgowej oraz Kadrowej odpowiedzialnej za opiekę nad firmą.
- Telefon powitalny od opiekuna odpowiedzialnego za rozliczenia księgowe oraz kadrowe.
- (dla spółek) Sporządzenie planu kont i ewentualnie sposobu raportowania wyników finansowych,
- Ustawienie parametrów w systemie informatycznym biura, (na zlecenie klienta) Pozyskanie informacji od poprzedniego biura rachunkowego
Chcesz założyć z nami firmę? Jesteśmy do Twojej dyspozycji! Więcej informacji znajdziesz tutaj:
Zakładanie działalności
Co mówią o nas klienci?
Aktualności
ze świata podatków
Koszty podatkowe z tytułu leasingu samochodu osobowego
Wynagrodzenie członka zarządu – opodatkowanie oraz procedura uzyskania
