Czy VAT kasowy lub kwartalne rozliczenie VAT może mieć znaczenie dla prowadzenia ksiąg podatkowe wyłącznie w formie elektronicznej w roku 2026?
05/02/2026
Zmiany w przepisach podatkowych, które wejdą w życie od 1 stycznia 2026 r., istotnie wpływają na sposób prowadzenia ksiąg podatkowych przez podatników PIT i CIT. W praktyce coraz częściej pojawia się pytanie, czy wybór określonej metody rozliczania podatku VAT – w szczególności VAT kasowy lub okresy kwartalne – może mieć znaczenie dla obowiązku prowadzenia ksiąg wyłącznie w postaci elektronicznej. Odpowiedź nie jest oczywista i wymaga analizy zarówno przepisów ustaw o podatkach dochodowych, jak i regulacji dotyczących jednolitego pliku kontrolnego.
Elektroniczne księgi podatkowe jako nowy standard
Punktem wyjścia jest fakt, że od 1 stycznia 2026 w życie wchodzą nowe obowiązki w zakresie raportowania ksiąg podatkowych. Na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, podatnicy prowadzący podatkową księgę przychodów, księgi przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów będą zobowiązani do ich prowadzenia przy użyciu programów komputerowych oraz do przekazywania danych do urzędu skarbowego za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Analogiczne rozwiązania obejmą podatników CIT, w tym osób prawnych, spółek niebędących osobami prawnymi oraz podatkowych grup kapitałowych, które prowadzą księgi rachunkowe. W praktyce oznacza to, że elektroniczne księgi rachunkowe stają się dominującą, a w wielu przypadkach jedyną dopuszczalną formą prowadzenia ewidencji podatkowej.
Zakres danych przekazywanych w strukturach JPK
Nowe obowiązki obejmują nie tylko same księgi, lecz także dodatkowe ewidencje, takie jak ewidencja środków trwałych, wykaz środków trwałych, a także ewidencja trwałych oraz wartości niematerialnych, w tym wartości niematerialnych i prawnych. Dane te będą przekazywane w ramach odpowiednich struktur logicznych JPK, zawierających m.in. identyfikator podatkowy, dane kontrahenta, wartość przychodu uzyskanego, a także informacje o amortyzacji środków trwałych oraz wartości niematerialnych.
Co istotne, struktury te mają charakter jednolity, niezależny od formy opodatkowania podatkiem dochodowym, ale harmonogram ich wdrożenia został powiązany z obowiązkami w zakresie raportowania VAT.
VAT kasowy a księgi elektroniczne – czy istnieje zależność?
W tym kontekście pojawia się zagadnienie vat kasowy a księgi elektroniczne. Sama metoda kasowa w VAT, uregulowana w ustawie o podatku VAT, dotyczy momentu powstania obowiązku podatkowego i nie wpływa bezpośrednio na sposób prowadzenia ksiąg dochodowych. Jednak pośrednio wybór tej metody może determinować, czy podatnik jest zobowiązany do składania plików JPK_V7 za okresy miesięczne, czy też korzysta z rozliczeń kwartalnych.
Podatnicy stosujący VAT kasowy co do zasady składają JPK_V7M, a więc raportują ewidencję VAT co miesiąc, nawet jeżeli deklaracyjnie rozliczają się kwartalnie. To z kolei powoduje, że w pierwszej kolejności obowiązek raportowania elektronicznych ksiąg podatkowych obejmie właśnie tę grupę.
Okresy kwartalne a moment powstania obowiązku JPK_PD
Inaczej sytuacja wygląda w przypadku podatników rozliczających VAT kwartalnie na zasadach ogólnych. W ich przypadku zastosowanie ma odrębna regulacja ustawy o VAT, co prowadzi do wniosku, że obowiązek raportowania ksiąg podatkowych w formie JPK może zostać przesunięty w czasie.
Zgodnie z harmonogramem, pozostali podatnicy PIT i CIT, którzy składają JPK_V7K, zostaną objęci obowiązkiem przekazywania danych z ksiąg podatkowych dopiero za roku podatkowym rozpoczynającym się po 31 grudnia 2026 r.. W praktyce oznacza to, że pozostali podatnicy PIT oraz pozostałych podatników CIT rozliczających VAT kwartalnie będą raportować księgi dopiero w 2027 r.
Znaczenie dla podatników PIT i CIT
Dla podatników PIT, w tym osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, kluczowe znaczenie ma to, czy w poprzednim roku podatkowym byli zobowiązani do składania JPK_V7M. Jeżeli tak, to już od 1 stycznia 2026 r. będą musieli prowadzić podatkową księgę lub ewidencję przychodów wyłącznie w formie elektronicznej, z wykorzystaniem programów komputerowych.
Analogiczne zasady dotyczą podatników CIT, przy czym należy uwzględnić dodatkowe kategorie, takie jak przypadku podatników CIT przekraczających określone progi przychodowe czy przypadku pozostałych podatników CIT objętych obowiązkiem później. Warto pamiętać, że minister finansów w drodze rozporządzenia czasowo zwolnił podatników CIT z niektórych obowiązków raportowych, co jednak nie zmienia docelowego kierunku cyfryzacji.
Spółki niebędące osobami prawnymi i ryczałt
Szczególne regulacje dotyczą spółek niebędących osobami prawnymi, w tym spółek cywilnych i jawnych. W ich przypadku obowiązek przekazywania ksiąg lub ewidencji ciąży na spółce, a dane są przesyłane do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według siedziby. Dotyczy to zarówno podatkowej księgi przychodów, jak i ewidencji prowadzonej na potrzeby zryczałtowanego podatku dochodowego.
Również podatnicy opodatkowani ryczałtem będą zobowiązani do prowadzenia ewidencję przychodów w systemach informatycznych i do jej przekazywania w strukturze JPK_EWP.
Praktyczne konsekwencje na 2026 r.
W praktyce wybór metody rozliczania VAT może przesądzić o tym, czy nowe obowiązki związane z elektronicznymi księgami pojawią się już w 2026 r, czy dopiero rok później. Dla podatników rozliczających VAT miesięcznie – w tym stosujących VAT kasowy – oznacza to konieczność wcześniejszego dostosowania systemów księgowych, zapewnienia kompletności danych, takich jak zestawienia sprzedaży, raportów fiskalnych czy ewidencji sprzedaży sporządzanych po zakończeniu dnia.
Nie bez znaczenia pozostaje także kwestia archiwizacji – formie papierowej nie będzie już alternatywą dla ksiąg prowadzonych elektronicznie.
Podsumowanie
Podsumowując, sam wybór VAT kasowego lub kwartalnego rozliczenia VAT nie zmienia istoty obowiązku prowadzenia ksiąg podatkowych w formie elektronicznej, jednak ma istotne znaczenie dla momentu jego powstania. W rozumieniu ustawy o podatkach dochodowych to powiązanie z raportowaniem VAT decyduje, czy podatnik zostanie objęty obowiązkiem już od 1 stycznia 2026 r., czy dopiero w kolejnym roku. Z perspektywy bezpieczeństwa podatkowego i organizacyjnego, już na etapie rozpoczęciem działalności lub zmiany formy rozliczeń warto uwzględnić te zależności i odpowiednio wcześnie przygotować się na pełną cyfryzację ksiąg.
Skontaktuj się z nami
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 9:00 do 17:00
Wypełnij formularz
Więcej z naszego bloga
