Cyfrowa transformacja staje się faktem – również w administracji publicznej. Obecnie rozliczenia podatkowe, kontakt z urzędami oraz składanie firmowych dokumentów rozliczeniowych odbywa się drogą elektroniczną.

Powyższe tyczy się także składania rocznych sprawozdań finansowych. Zgodnie z nowelizacją Ustawy o rachunkowości z dnia 1 października 2018 roku, złożenie rocznego sprawozdania finansowego może nastąpić bowiem wyłącznie w formie elektronicznej.

Jak więc poprawnie złożyć sprawozdanie finansowe za 2023 rok do KRS? Na to pytanie postaramy się udzielić odpowiedzi w dzisiejszym artykule.

Dwa sposoby złożenia sprawozdania finansowego do KRS

Zacznijmy od tego, że sprawozdanie finansowe można złożyć do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) na dwa sposoby:

1) Po pierwsze, można zrobić to poprzez system eKRS – jest to opcja darmowa, jak również dostępna dla wszystkich przedsiębiorców zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym. Sprawozdanie finansowe może złożyć osoba uprawniona do reprezentowania przedsiębiorcy, o ile jej numer PESEL został ujawniony w KRS. Jeśli brak jest takiej osoby, zgłoszenia można dokonać przez profesjonalnego pełnomocnika;

2) Po drugie, sprawozdanie finansowe może zostać złożone również za pośrednictwem systemu S24 – ta opcja wiąże się jednak z obowiązkiem uiszczenia opłaty w wysokości 140,00 zł. Złożenie sprawozdania finansowego w ten sposób odbywa się za pomocą formularza KRS-Z30 – wniosku o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych. Ten tryb jest wykorzystywany przez osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu, prokurentów, syndyków, zarządców w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidatorów, jak również pełnomocników, w sytuacji gdy ich numer PESEL nie został ujawniony w KRS.

W praktyce, ten tryb może dotyczyć na przykład spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców, którzy nie mają numeru PESEL.

Jak złożyć sprawozdanie za pośrednictwem systemu eKRS – krok po kroku

Na samym początku należy zarejestrować konto w serwisie eKRS, dostępnym pod adresem: https://prs.ms.gov.pl/krs. W tym celu należy posiadać profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.

Po zalogowaniu się do portalu eKRS należy przejść do zakładki o nazwie “Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych”, a następnie “Przygotowanie i składanie zgłoszeń”.

System wskaże, jakie dokumenty należy dołączyć, aby zgłoszenie sprawozdania było kompletne.

Krok 1 – wyszukanie podmiotu przez numer KRS

Na tym etapie system sprawdzi, czy w przypadku określonego podmiotu istnieją osoby uprawnione do jego reprezentowania oraz czy ich numery PESEL zostały ujawnione w KRS. Jeśli żadna z takich osób nie zostanie znaleziona, dalsze procedowanie nie będzie możliwe. W takim przypadku można złożyć sprawozdanie finansowe razem z wnioskiem o zmianę wpisu w KRS za pośrednictwem systemu S24.

Krok 2 – dołączenie dokumentów

W tym kroku należy wskazać okres, za który zgłaszane są dokumenty finansowe (zgodnie ze wskazaniem roku obrotowego dla podmiotu) oraz rodzaj zgłoszenia. Na tym etapie należy dodać dokumenty po przejściu do akcji: „Dodaj dokument”. W tym momencie należy podać także daty sporządzenia dokumentu i język w jakim został sporządzony.

Dokumenty zgłaszane w tym kroku załącza się w oddzielnych plikach, a ich lista zależy od formy prawnej podmiotu. W przypadku rocznego sprawozdania finansowego jednostki należy zgłosić:

1) roczne sprawozdanie finansowe

· bilans

· rachunek zysków i strat

· informacja dodatkowa albo inny dokument z art. 48 ustawy o rachunkowości

· zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta)

· rachunek przepływów pieniężnych (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta)

2) sprawozdanie z działalności

3) sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej

4) uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty

5) uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego

6) opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.

Dodawany plik dokumentu (za pomocą akcji „Plik dokumentu”) może być opatrzony podpisem kwalifikowanym, jeśli nie jest, należy podpisać go profilem zaufanym (w 4 kroku dodawania zgłoszenia).

Jeżeli plik został podpisany oddzielnym podpisem, należy załączyć plik zawierający podpis za pomocą akcji „Plik zawierający oddzielny podpis”.

Plik ze sprawozdaniem finansowym powinien zawierać wszystkie wymagane elementy sprawozdania.

Krok 3 – złożenie oświadczenia

W tym kroku osoba składająca sprawozdanie finansowe powinna złożyć oświadczenie, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego, z działalności i z płatności na rzecz administracji publicznej, zostały podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi rachunkowe. Jeżeli dokumenty nie posiadają wszystkich wymaganych podpisów, należy odznaczyć pole, które tego dotyczy, a następnie uzupełnić pola: „Kto nie podpisał” i „Powód braku podpisu”. Dla pozostałych załączanych dokumentów oświadczenie nie jest wymagane.

Krok 4 – weryfikacja, podpisanie zgłoszenia, wysyłka do Repozytorium

W tym kroku należy zweryfikować poprawność wypełnienia zgłoszenia, podpisać zgłoszenie lub przekazać do podpisu na konto innego użytkownika, a następnie należy wysłać zgłoszenie do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

Zgłoszenie może zostać podpisane za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego. Co istotne, jeśli do zgłoszenia został dodany chociaż jeden dokument niepodpisany podpisem kwalifikowanym zgłoszenie może być podpisane tylko profilem zaufanym.

Aby wysłać zgłoszenie należy kliknąć przycisk “Wyślij zgłoszenie do repozytorium”. Każda wersja robocza zgłoszenia, która nie zostanie zakończona wysłaniem, zostanie automatycznie usunięta w ciągu 14 dni od daty jej utworzenia.

Pamiętaj, że dla własnego bezpieczeństwa należy przedyskutować sprawę z doradcą podatkowym lub radcą prawnym. 

Na konsultację w łatwy sposób umówisz się pod numerem +48 538 116 064