Najem prywatny czy najem rozliczany w ramach działalności gospodarczej - który wybrać?
06/03/2025
Najem prywatny i najem w działalności gospodarczej to dwa różne podejścia do wynajmowania nieruchomości, które wiążą się z odmiennymi obowiązkami podatkowymi, zakresem odpowiedzialności, formalnościami oraz ryzykiem.
Wybór odpowiedniej formy zależy od sytuacji wynajmującego oraz celów związanych z wynajmem.
W ostatnich latach wynajem nieruchomości stał się niezwykle popularnym źródłem przychodu.
Jednak wielu właścicieli mieszkań i domów ma wątpliwości co do właściwego sposobu rozliczenia uzyskanych przychodów – czy powinni traktować najem jako najem prywatny, czy też w ramach działalności gospodarczej?
W artykule omówimy szczegóły poszczególnych form rozliczenia oraz przedstawimy istotne orzecznictwo dotyczące tej kwestii.
Formy opodatkowania – porównanie. Najem prywatny czy najem rozliczany w ramach działalności gospodarczej który wybrać?
Skupiając się na samej kwestii przychodu, w najmie prywatnym rozlicza się przychód otrzymany, czyli faktycznie zapłacony, natomiast w przypadku działalności rozliczeniu podlega przychód należny, nawet jeżeli jeszcze nie został zapłacony.
Od 2022 roku podatnicy wynajmujący swoje mieszkanie prywatnie nie mają już możliwości wyboru form opodatkowania.
Dostępny jest jedynie ryczałt rozliczany na formularzu PIT-28. W efekcie, nawet jeśli otrzyma się choć jedną zapłatę czynszu w grudniu, konieczne jest złożenie PIT-28 do urzędu skarbowego.
W przypadku najmów w działalności zarówno najem, jak i sama firma muszą być opodatkowane w tej samej formie podatkowej.
Najem prywatny – rozliczenie
Zgodnie z art. 2 ust. 1a ustawy o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne, przychody z tytułu:
- najmu, podnajmu, dzierżawy, poddzierżawy oraz innych umów o podobnym charakterze,
- dzierżawy lub poddzierżawy składników gospodarstwa rolnego na cele nierolnicze
– jeśli nie są uzyskiwane w ramach działalności gospodarczej, podlegają opodatkowaniu na zasadach ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych.
Stawki podatku ryczałtowego
- 8,5% dla przychodów do kwoty 100 000 zł
- 12,5% dla nadwyżki ponad 100 000 zł
W przypadku małżonków, którzy złożyli oświadczenie o opodatkowaniu całości przychodów przez jednego z nich, limit pierwszego progu wzrasta do 200 000 zł.
Wyższy limit obowiązuje od 1 stycznia 2023 roku.
Najem prywatny można również rozliczać na zasadach ogólnych (skala podatkowa 12%/32%), ale od 2023 roku nie można stosować już opodatkowania na zasadach podatku liniowego (19%).
Najem prywatny a działalność gospodarcza
Jeśli nieruchomość jest własnością firmy, przychody z najmu muszą być rozliczane w ramach działalności gospodarczej.
Podatnik, który prywatnie posiada mieszkanie lub dom, może dobrowolnie zdecydować się na prowadzenie firmy i w jej ramach rozliczać najem.
Konsekwencje rozliczania najmu w ramach działalności gospodarczej:
- Możliwość wyboru formy opodatkowania: skala podatkowa (12%/32%) lub podatek liniowy (19%).
- Możliwość odliczania kosztów uzyskania przychodu (np. amortyzacja nieruchomości, remonty, odsetki od kredytu).
- Obowiązek opłacania składek ZUS (nawet przy braku dochodów).
- Konieczność prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Podstawowym kryterium odróżniającym najem prywatny od działalności gospodarczej jest zorganizowany i ciągły charakter najmu.
W praktyce, jeśli wynajmujemy kilka mieszkań, posiadamy stronę internetową, reklamujemy usługi lub zawieramy wiele krótkoterminowych umów, urząd skarbowy może uznać, że prowadzimy działalność gospodarczą.
Co stanowi działalność gospodarczą?
Definicje działalności gospodarczej różnią się w zależności od ustawy:
Prawo przedsiębiorców (art. 3) określa działalność gospodarczą jako zorganizowaną działalność zarobkową, wykonywaną we własnym imieniu i w sposób ciągły.
Ustawa o PIT (art. 5a pkt 6) definiuje działalność gospodarczą jako działalność zarobkową, która:
- może być wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa,
- może polegać na poszukiwaniu i wydobywaniu kopalin,
- polega na wykorzystywaniu rzeczy i wartości niematerialnych,
- jest prowadzona we własnym imieniu, w sposób zorganizowany i ciągły.
Ustawa o VAT (art. 15 ust. 2) traktuje działalność gospodarczą jako wszelkie działania producentów, handlowców lub usługodawców, obejmujące również wykorzystanie towarów w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Najem jako działalność gospodarcza
Aby uznać najem za działalność gospodarczą, musi on spełniać następujące cechy:
1.Zarobkowość – kluczowym elementem działalności gospodarczej jest generowanie zysku. Nie oznacza to jednak, że każdy wynajmujący od razu prowadzi działalność gospodarczą.
2.Częstotliwość i skala – jednostkowy najem rzadko kwalifikuje się jako działalność gospodarcza, ale systematyczne wynajmowanie wielu nieruchomości może już być traktowane jako przedsiębiorczość.
3.Czynności dodatkowe – wynajmowanie lokali z pełnym zarządzaniem (np. usługi dodatkowe jak sprzątanie, media, obsługa klienta) może wskazywać na prowadzoną działalność.
4.Zorganizowanie – prowadzenie wynajmu w sposób zorganizowany, np. rejestracja działalności, reklama, zatrudnianie osób do obsługi nieruchomości, może wskazywać na najem w ramach działalności gospodarczej.
5.Czas trwania – ciągłość i długoterminowość wynajmu, a nie okazjonalny charakter, wskazują na działalność gospodarczą.
Najem prywatny a najem w ramach działalności gospodarczej
Ustawa o PIT rozróżnia dwa odrębne źródła przychodów:
1.Najem prywatny – traktowany jako osobne źródło przychodu, opodatkowany ryczałtem.
2.Najem w ramach działalności gospodarczej – opodatkowany na zasadach ogólnych, podatkiem liniowym lub ryczałtem.
Wyjątek stanowi sytuacja, gdy wynajmowane są składniki majątku wykorzystywane w ramach działalności gospodarczej.
Wtedy najem jest opodatkowany tak jak prowadzona działalność.
Prowadzenie ewidencji – obowiązek czy wybór?
Przy wynajmie prywatnym nie ma obowiązku prowadzenia ewidencji, natomiast w działalności gospodarczej jest to konieczne.
Prowadzenie ewidencji obejmuje podatkową księgę przychodów i rozchodów (PKPiR) lub ewidencję przychodów w przypadku ryczałtu, w zależności od wybranej formy opodatkowania.
Składki ZUS i podatki
Składek ZUS nie opłaca się od najmu prywatnego.
Natomiast w kontekście najmów w działalności istnieje obowiązek zapłaty ZUS od całej prowadzonej działalności gospodarczej.
Ewidencjonowanie przychodów na kasie fiskalnej
Zasady prowadzenia ewidencji na kasie fiskalnej są identyczne dla obu form najmu. Jeżeli wynajmujący prowadzi jednoosobowe przedsiębiorstwo i wynajmuje mieszkanie (zarówno krótkoterminowo, jak i na podstawie najmu prywatnego), może powstać obowiązek założenia kasy fiskalnej.
Jednak istnieją zwolnienia z obowiązku prowadzenia sprzedaży na kasie fiskalnej, np. zwolnienia kwotowe do 20 000 zł rocznie.
Jeśli całość płatności za najem odbywa się elektronicznie, można uniknąć obowiązku posiadania kasy fiskalnej.
Zwolnienie przysługuje także w przypadku wystawiania faktur, nawet jeśli płatność odbywa się gotówką.
Różnice w rozliczaniu podatku VAT
Najem prywatny mieszkania korzysta ze zwolnienia z VAT.
Z kolei najem na cele użytkowe oraz zakwaterowanie krótkoterminowe podlegają zwolnieniu do 200 000 zł rocznego przychodu.
Podatnicy VAT muszą uwzględniać najem prywatny w swoich deklaracjach VAT.
Mimo że wynajmowane mieszkanie nie jest środkiem trwałym przedsiębiorstwa, najem prywatny jest traktowany jako świadczenie usług i powinien być raportowany w comiesięcznych lub kwartalnych deklaracjach VAT.
Jeżeli podatnik prowadzi działalność gospodarczą oraz wynajmuje mieszkanie, to dochody z obu źródeł łącznie wpływają na limit zwolnienia z VAT (200 000 zł).
Oznacza to, że wynajem prywatny może przyczynić się do konieczności wcześniejszej rejestracji do VAT.
Podsumowanie. Najem prywatny czy w ramach działalności gospodarczej?
Podsumowując, wybór między najmem prywatnym a najmem w działalności gospodarczej zależy od celów wynajmującego, jego sytuacji finansowej oraz skali wynajmu.
Każda forma ma swoje zalety i ograniczenia, dlatego przed podjęciem decyzji warto dokładnie przeanalizować obowiązki podatkowe oraz konsekwencje prawne.
Każdy przypadek wynajmu wymaga indywidualnej analizy.
Aby stwierdzić, czy dany najem stanowi działalność gospodarczą, należy ocenić zarobkowość, ciągłość, zorganizowanie oraz rozmiar działań związanych z najmem.
Chcesz omówić swoją sytuację z doradcą podatkowym? Wypełnij formularz poniżej – oddzwonimy do Ciebie.
Zostaw kontakt do siebie
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 8:00 do 17:00
Więcej z naszego bloga
