W dniu 2 marca 2023.r . Ministerstwo Finansów opublikowało interpretację ogólną w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów. W wydanej interpretacji MF wskazuje w jakich przypadkach podatnik nie  musi dokonywać korekty kosztów wstecz. Interpretacja rozwiewa wątpliwości związane z prawidłowym momentem zaksięgowania faktur kosztowych. W interpretacji MF odnosi się do następujących sytuacji:

„W praktyce zdarza się, że podatnik otrzymuje dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu zgodnie z przepisami art. 22 ustawy PIT, po dacie jego wystawienia. Dokonywanie zapisów w porządku chronologicznym jest również utrudnione dla biura rachunkowego z powodu późnego przekazywania przez podatnika dowodów stanowiących podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Opisane powyżej opóźnienia mogą przekraczać ustawowe terminy do obliczenia zaliczki miesięcznej albo kwartalnej. Jednocześnie, nieuwzględnienie dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu w miesiącu, w którym został wystawiony, nie powoduje zaniżenia dochodu, a co za tym idzie podstawy obliczenia należnej zaliczki. Wręcz przeciwnie, może to prowadzić jedynie do zawyżenia dochodu i należnej zaliczki.

W takich przypadkach powstają wątpliwości, czy dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, powinien być wykazany w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego, czy też w miesiącu, w którym został wystawiony. W drugim przypadku wiązałoby się to z koniecznością korekty zapisów w PKPiR.”

W wyżej wymienionych przypadkach zdaniem Ministerstwa Finansów podatnik nie ma obowiązku wstecznego księgowania faktury, ale robi to na bieżąco w miesiącu otrzymania faktury lub przekazania jej do biura rachunkowego – z tym zastrzeżeniem, że ujmuje wydatek w KPIR nie później niż do końca roku podatkowego, którego on dotyczy. W tym zakresie Minister Finansów wyjaśnił, że:

„(…) dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym zgodnie z art. 22 ust. 4 albo ust. 5–5c ustawy PIT, koszt ten może być potrącony.

Księgując (ujmując) ten dowód w PKPiR, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do PKPiR, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem, późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy PIT.

Jednocześnie, w przypadku dowodu otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie 17 „Uwagi”, można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze.”

Powyższe stanowisko jest korzystne dla podatników i w wielu przypadkach pozwoli na uproszczenie prowadzenia ewidencji księgowej, eliminując konieczność składania wstecznych korekt kosztów. Z całym tekstem interpretacji ogólnej Ministerstwa Finansów można zapoznać się pod adresem: