Co to jest ulga badawczo rozwojowa i kto może z niej skorzystać?
14/10/2024
Ulga na działalność badawczo-rozwojową (B+R) to ważny instrument wspierający innowacyjność w przedsiębiorstwach. Umożliwia ona obniżenie podstawy opodatkowania, co w konsekwencji wpływa na zmniejszenie należności podatkowych firm. Zarówno w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, jak i w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych przewidziano możliwość korzystania z tej ulgi, co czyni ją uniwersalnym narzędziem dla różnych typów działalności.
Jakie są korzyści finansowe wynikające z ulgi B+R?
Ulga na działalność B+R została przewidziana w art. 18d ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej jako „ustawa o CIT”). Analogiczne rozwiązane zostało wprowadzone także w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej jako „ustawa o PIT”).
Wedle ust. 1 ww. przepisu, podatnik uzyskujący przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych odlicza od podstawy opodatkowania, ustalonej zgodnie z art. 18, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, zwane dalej “kosztami kwalifikowanymi”. Kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.
Ulga umożliwia zatem przedsiębiorcom do dodatkowego odliczenia wydatków od osiągniętych przychodów, co powoduje obniżenie podatku dochodowego. W konsekwencji, dzięki oszczędnościom podatkowym, przedsiębiorcy mogą inwestować większe środki w badania i rozwój, co pozwala na wprowadzanie innowacyjnych rozwiązań i utrzymanie konkurencyjności na rynku.
Jakie koszty można odliczyć w ramach ulgi badawczo-rozwojowej?
Jak wskazuje art. 18d ust. 1 ustawy o CIT, podatnik ma możliwość odliczenia jedynie tzw. kosztów kwalifikowanych. Co jednak kryje się pod tym pojęciem?
a w art. 18d ust. 2 ustawy o CIT, stosownie do którego, za koszty kwalifikowane uznaje się:
- poniesione w danym miesiącu należności z tytułu stosunku pracy oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności ZUS, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu;
- poniesione w danym miesiącu należności z tytułów umów cywilnoprawnych oraz sfinansowane przez płatnika składki z tytułu tych należności ZUS, w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na wykonanie usługi w zakresie działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w całości czasu przeznaczonego na wykonanie usługi na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło w danym miesiącu;
- nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową;
- nabycie niebędącego środkami trwałymi sprzętu specjalistycznego wykorzystywanego bezpośrednio w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, w szczególności naczyń i przyborów laboratoryjnych oraz urządzeń pomiarowych;
- ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmiot, o którym mowa w art. 7 ust. 1 pkt 1, 2 i 4-8 ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od takiego podmiotu wyników prowadzonych przez niego badań naukowych, na potrzeby działalności badawczo-rozwojowej;
- odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;
- nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem;
- koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy, prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, poniesione na:a) przygotowanie dokumentacji zgłoszeniowej i dokonanie zgłoszenia do Urzędu Patentowego Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedniego zagranicznego organu, łącznie z kosztami wymaganych tłumaczeń na język obcy,b) prowadzenie postępowania przez Urząd Patentowy Rzeczypospolitej Polskiej lub odpowiedni zagraniczny organ, poniesione od momentu zgłoszenia do tych organów, w szczególności opłaty urzędowe i koszty zastępstwa prawnego i procesowego,c) odparcie zarzutów niespełnienia warunków wymaganych do uzyskania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego zarówno w postępowaniu zgłoszeniowym, jak i po jego zakończeniu, w szczególności koszty zastępstwa prawnego i procesowego, zarówno w Urzędzie Patentowym Rzeczypospolitej Polskiej, jak i w odpowiednim zagranicznym organie,d) opłaty okresowe, opłaty za odnowienie, tłumaczenia oraz dokonywanie innych czynności koniecznych dla nadania lub utrzymania ważności patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy oraz prawa z rejestracji wzoru przemysłowego, w szczególności koszty walidacji patentu europejskiego.
Jak wskazuje zaś art. 18d ust. 3 ustawy o CIT, za koszty kwalifikowane uznaje się także dokonywane w danym roku podatkowym, zaliczane do kosztów uzyskania przychodów, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali będących odrębną własnością.
W jaki sposób prawidłowo dokumentować wydatki na prace B+R?
Dokumentowanie wydatków na prace badawczo-rozwojowe jest kluczowe dla przedsiębiorstw, które chcą skorzystać z ulgi podatkowej oraz ewentualnych dofinansowań. Właściwa dokumentacja nie tylko umożliwia uzyskanie korzyści finansowych, ale także pomaga w zarządzaniu projektami badawczymi.
Pierwszym krokiem do prawidłowego dokumentowania wydatków na prace B+R jest jest właściwe sklasyfikowanie wydatków. Wydatki na działalność badawczo-rozwojową można podzielić na kilka kategorii:
- koszty osobowe: wynagrodzenia pracowników zaangażowanych w prace B+R,
- koszty materiałów i surowców: wydatki na materiały potrzebne do przeprowadzenia badań,
- koszty usług obcych: wydatki na usługi świadczone przez zewnętrzne firmy lub instytucje,
- koszty wynajmu i eksploatacji: wydatki związane z wynajmem pomieszczeń laboratoryjnych i zakupu sprzętu.
Prawidłowa dokumentacja powinna także obejmować różnorodne dowody potwierdzające poniesione wydatki:
- faktury: każda wydana faktura powinna zawierać szczegółowe informacje dotyczące przedmiotu wydatku, daty oraz wartości,
- umowy: wszelkie umowy z pracownikami, dostawcami oraz partnerami powinny być przechowywane w celach dowodowych,
- zgłoszenia wewnętrzne: dokumenty potwierdzające decyzje wewnętrzne dotyczące alokacji środków na prace B+R,
- notatki służbowe: zapisy dotyczące postępu prac badawczych oraz ewentualnych zmian w planie projektu.
Każdy projekt B+R powinien być również wyodrębniony i dokładnie opisany w dokumentacji. W tym celu należy uwzględnić m.in: cel projektu, metodykę badań, czy też harmonogram prac.
W przypadku projektów długoterminowych, istotne jest także regularne raportowanie postępów w formie: protokołów lub raportów.
Co również ważne, wszystkie dokumenty związane z działalnością badawczo-rozwojową powinny być przechowywane w sposób uporządkowany i zabezpieczony. Pomocny może się przydać zatem system zarządzania dokumentami.
Jakie są procedury i terminy rozliczenia ulgi B+R w zeznaniu podatkowym?
Jak stanowi art. 18d ust. 8 ustawy o CIT, odliczenia dokonuje się w zeznaniu za rok podatkowy, w którym poniesiono koszty kwalifikowane.
W przypadku gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia – odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części – dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia.
Dokonując odliczenia, o którym mowa w zdaniu drugim, uwzględnia się kwoty pomniejszeń, o których mowa w art. 18db ust. 1.
Podatnicy korzystający z ulgi na działalność badawczo-rozwojową są zobowiązani dołączyć do zeznania rocznego informację o odliczeniach od podstawy opodatkowania kosztów uzyskania przychodów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową.
Powyższe wykazuje się na formularzach: CIT/BR (dla podatników CIT) oraz PIT/BR (dla podatników PIT).
Czy ulga badawczo-rozwojowa jest dostępna dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw?
Jak już zostało wskazane, ulga na działalność badawczo-rozwojową została przewidziana zarówno dla podatników podatku dochodowego od osób fizycznych, jak i dla podatników podatku dochodowego od osób prawnych.
Oznacza to, że preferencja dostępna jest także dla mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.
Należy jednak wskazać, że art. 18d ust. 6 ustawy o CIT zawiera również pewne ograniczenie w zakresie możliwości korzystania z ulgi. Jak wynika z ww. przepisu, podatnikowi, który w roku podatkowym korzysta ze zwolnień podatkowych, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 34 lub 34a (tj. dochody uzyskane z działalność na terenie SSE lub osiągnięte w realizacji nowej inwestycji określonej w decyzji o wsparciu), prawo do odliczenia przysługuje jedynie w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych, które nie są przez podatnika uwzględniane w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku na podstawie tych przepisów.
Jakie są najczęstsze błędy popełniane przy korzystaniu z ulgi B+R?
Korzystanie z ulgi na działalność B+R może przynieść przedsiębiorstwom istotne korzyści finansowe, jednak w praktyce zdarza się wiele nieprawidłowości spowodowanych m.in. brakiem stosowania aktualnych regulacji prawnych, czy też brakiem prawidłowego dokumentowania projektu.
Jakie występują najczęstsze błędy popełniane przy korzystaniu z ulgi B+R?
Zbyt ogólne określenie celu projektu
Jednym z najczęstszych problemów jest zbyt ogólne określenie celu projektu. Podatnicy często formułują cele, które są mało precyzyjne i nie zawierają konkretnych parametrów technicznych. To może prowadzić do trudności w ocenie rzeczywistych efektów prac badawczo-rozwojowych oraz w identyfikacji, czy projekt rzeczywiście spełnia kryteria ulgi B+R.
Brak systematyczności w dokumentacji
Kolejnym istotnym błędem jest niedostateczna systematyczność w prowadzeniu dokumentacji. Przedsiębiorcy, którzy nie dbają o szczegółowe zapisy, mogą napotkać problemy związane z przeoczeniami lub niekompletnym opisem działań. Taka sytuacja utrudnia późniejsze udowodnienie, że wydatki są zgodne z wymogami ulgi B+R.
Niedostosowanie dokumentacji do celu projektu
Często zdarza się również, że zakres dokumentacji nie jest odpowiednio dostosowany do celów projektu. Może to objawiać się w dwóch kierunkach: dokumentacja może być zbyt szczegółowa lub, przeciwnie, zbyt ogólna. W obydwu przypadkach powstają trudności w ocenie efektów prac i uzasadnieniu wydatków w kontekście ulgi.
Nieuwzględnianie zmian w projekcie
Niekiedy występuje także sytuacja, w której brakuje aktualizacji dokumentacji w odniesieniu do wprowadzanych zmian w projekcie. Kiedy cele i parametry zakładane w pierwotnym planie nie są zgodne z rzeczywistymi rezultatami, może to prowadzić do sporem w organem podatkowym w zakresie prawidłowości stosowania ulgi na działalność B+R.
Czy można łączyć ulgę B+R z innymi formami wsparcia, np. z dotacjami unijnymi?
Obecnie obowiązuje przepisy dotyczące ulgi B+R nie zakazują łączenia ulgi z innymi formami wsparcia. Nie oznacza to jednak zupełną dowolność w tym zakresie.
Jak bowiem wynika z art. 18d ust. 5 ustawy o CIT, koszty kwalifikowane podlegają odliczeniu, jeżeli nie zostały podatnikowi zwrócone w jakiejkolwiek formie lub nie zostały odliczone od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.
Podatnik może korzystać jednocześnie z ulgi na działalność badawczo-rozwojową oraz z innych form wsparcia, jednakże wówczas należy pamiętać, że te same koszty nie mogą zostać zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek innej postaci.
W takiej sytuacji, w odniesieniu do danego wydatku, podatnik nie ujmuje go w tzw. kosztach kwalifikowanych.
Czy koszty wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w prace B+R są odliczane w uldze?
Koszty wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w prace badawczo-rozwojowe są odliczane w uldze jako koszty kwalifikowane.
Ustawodawca zastrzegł jednak, że koszty te odliczane są w uldze jedynie w takiej części, jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.
Przykład: Pan Jan Kowalski zatrudniony jest na stanowisku programisty w Alfa sp. z o.o. Jego miesięczne wynagrodzenie wynosi 20 tysięcy złotych brutto. Pan Jan połowę swojego czasu pracy poświęca na realizację projektu B+R. W takiej sytuacji, spółka może odliczyć w ramach ulgi jedynie połowę wynagrodzenia Pana Jana, tj. 10 tysięcy złotych brutto.
Jakie są ograniczenia i limity kwotowe w korzystaniu z ulgi badawczo-rozwojowej?
Kwota odliczenia w ramach ulgi badawczo-rozwojowej nie może przekroczyć w roku podatkowych kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych.
Co do zasady, ulga B+R umożliwia odliczenie od podstawy opodatkowania 100 % kosztów kwalifikowanych.
Ustawodawca przewidział jednak dodatkową preferencję dla podatników posiadających status centrum badawczo-rozwojowego. Podmiot ten, uprawniony jest do odliczenia od podstawy opodatkowania aż 150 % kosztów kwalifikowanych.
Ulga na działalność badawczo-rozwojową a IP BOX
Od momentu wejścia w życie tzw. Polskiego Ładu, przedsiębiorcy, który prowadzi działalność badawczo rozwojową oraz spełnia warunki do skorzystania z ulgi IP BOX, mają możliwość korzystania z tych preferencji jednocześnie.
Pamiętaj że dla bezpieczeństwa, najlepiej skontaktować się z doradcą podatkowym.
Zostaw kontakt do siebie
Doradca biznesowy skontaktuje się z Tobą
i wspólnie ustalimy czy i jak możemy Ci pomóc?
Pracujemy od poniedziałku do piątku
w godzinach od 8:00 do 17:00
Więcej z naszego bloga
