Zatrudniając nowego pracownika, pracodawca musi dopełnić określone formalności. Przede wszystkim pracodawca powinien być świadomy, że obowiązuje go szereg przepisów prawnych. Mowa tutaj głównie o kodeksie pracy, m.in. o art. 229, art. 29 § 2, art. 25, art. 29 § 1, art. 29 § 3, art. 94, art. 221, art. 207 § 2, art. 2071 § 1, art. 149 § 1, art. 86.

Po pierwsze formalności

Po wyłonieniu odpowiedniego kandydata do pracy pracodawca powinien zgromadzić odpowiednią dokumentację. Podstawowy dokument, który pracownik powinien wypełnić, to kwestionariusz osobowy dla kandydata do pracy. Jeżeli jednak praca wymaga posiadania specjalnych uprawnień, powinien przedstawić pracodawcy odpowiednie certyfikaty potwierdzające kwalifikacje zawodowe lub – w przypadku obcokrajowców – odpowiednie zezwolenia na pracę.

Wystawienie skierowania na badania lekarskie

Po otrzymaniu wypełnionego kwestionariusza pracodawca powinien jak najszybciej wystawić skierowanie na wstępne badania lekarskie. Zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez wykonania wstępnych badań lekarskich. Lekarz medycyny pracy weryfikuje, czy istnieją przeciwskazania do podjęcia określonej pracy, a następnie wydaje stosowne orzeczenie lekarskie. Co ważne, pracownik wykonuje badania lekarskie w placówce medycznej, do której skierował go pracodawca i na jego koszt.

Przygotowanie dokumentacji

Po uzyskaniu orzeczenia lekarskiego z brakiem przeciwwskazań do podjęcia pracy strony mogą podpisać umowę o pracę. Powinna zostać przygotowana w formie pisemnej i być podpisana przed przystąpieniem pracownika do pracy. Kodeks pracy szczegółowo wskazuje, co powinna zawierać. Co ważne, pracodawca musi także przekazać pracownikowi w ciągu 7 dni od zawarcia umowy o pracę, informacje określone w art. 29 par. 3.

Zorganizowanie szkolenia BHP 

Nie licząc skierowania pracownika na badania lekarskie, pracodawca jest obowiązany do przeszkolenia go z zakresu BHP – przed dopuszczeniem do pracy przeprowadza wstępne szkolenie BHP i instruktaż stanowiskowy. Najczęściej szkolenie wstępne przeprowadza się pierwszego dnia zatrudnienia, a fakt zapoznania się z zasadami BHP pracownik powinien potwierdzić na piśmie. Natomiast w trakcie zatrudnienia pracodawca nie może zapomnieć o okresowych szkoleniach BHP. Uczestnictwo w szkoleniach wlicza się do czasu pracy pracownika oraz jest przeprowadzane na koszt pracodawcy.

Inne obowiązki pracodawcy

Oprócz obowiązków wymienionych powyżej pracodawca powinien pamiętać, że obsługa kadrowo-płacowa pracownika wymaga również zgłoszenia go do ZUS w terminie do 7 dni od rozpoczęcia stosunku prac oraz zapoznania z obowiązującymi regulaminami w firmie. Dodatkowo dla każdego z pracownika należy prowadzić akta osobowe i ewidencję czasu pracy.  

Obsługa kadrowo-płacowa Warszawa

Jak wykazano powyżej, zatrudnienie nowego pracownika wymaga dopełnienia wielu formalności. Z tego powodu firmy decydują się na przekazanie obsługi do wyspecjalizowanych firm. Nie musi być to firma stacjonująca w miejscowości pracodawcy – wiele firm przekazuje obsługę kadrowo-płacową np. do Warszawy, gdzie specjaliści do spraw kadr i płac kompleksowo zajmą się obsługą pracowników.